Navigation

Boxen Navigation är bara tillgänglig om du har tillvalet Elektronisk fakturahantering (EFH) installerat.

Navigationen fungerar som en sidopanel som du kan använda för att växla mellan fakturor som du vill jobba med. Med hjälp av knappen på rubrikens rad kan du fälla in navigationspanelen eller fälla ut den. Panelen visar en strukturvy över fakturorna som ligger i olika skeden.

Fakturorna hämtas eller importeras till olika inkorgar för ankomstregistrering och definitivbokning. Det finns också inkorgar där du kan se underkända fakturor och fakturor som är satta i vänteläge, och vidta åtgärder för dessa fakturor. För varje faktura i respektive inkorg visas löpnummer, leverantör och förfallodatum. Det går också att sortera kolumnerna på dessa uppgifter.

Med knappen Uppdatera kan du manuellt uppdatera informationen i navigationspanelen, exempelvis för att se om det kommit in några nya fakturor medan du har rutinen öppen.

Med knappen Importera faktura eller genom att dubbelklicka på en faktura importerar du fakturan till ett importfönster. Det gäller i Monitor-till-Monitor-inkorgen och XML-inkorgar. I importfönstret kan du kontrollera uppgifterna och i visningsfönstret se en bild av fakturan. Du hämtar sedan in uppgifterna på fakturan med knappen Skapa i importfönstret, och kan sedan fylla på med ytterligare uppgifter och ankomstregistrera fakturan med spara. Se Import av leverantörsfaktura.
Knappen Importera faktura är inaktiverad om du använder EFH Workflow. Import sker då automatiskt (se nedan).

Med knappen Visa e-postmeddelandet kan du se e-postmeddelandet där leverantörsfakturan var bifogad. Det gäller i Monitor-till-Monitor-inkorgen.

Pappersfakturor som scannats in som PDF-filer, kopplas här till leverantörsfakturan som ankomstregistreras. De scannade fakturorna hamnar i en PDF-inkorg. Inscanningen görs i rutinen Scanna dokument på en dator som har en scanner installerad, alternativt direkt från scannern. Sökväg till PDF-inkorgen ska först vara registrerad i den rutinen.

Om du ställer dig på en faktura i en PDF-inkorg kommer ett visningsfönster fram till höger om rutinfönstret. Här kan du navigera mellan fakturabilderna i inkorgen och bl.a. koppla olika filer som bilagor och skriva meddelanden (annoteringar) som lagras till respektive fakturabild. Läs mer om visningsfönstret Fakturavisningsfönster – EFH.

E-fakturor som kommit via e-post från dina leverantörer som också kör Monitor ERP, importeras här från inkorgen Inkorg Monitor-till-Monitor för ankomstregistrering. Läs här om hur du ställer in den inkorgen.

Tolkade fakturor hamnar automatiskt i inkorgen För registrering/verifiering. Från den inkorgen får du importera och verifiera tolkat data på fakturorna och sedan ankomstregistrera dem. På omkostnadsfakturor är allt data i fakturahuvudet tolkat, men på varufakturor får du manuellt koppla fakturaraderna mot inköpsorderrader.

E-fakturor hamnar automatiskt i inkorgen Vänteläge. Men har du angivit en attestansvarig på leverantörerna importeras fakturorna och skickas automatiskt på attest. De hamnar då inte i någon inkorg.

Underkända fakturor som du arbetar med kan vara sådana som blivit underkända på attestrundan och skickats tillbaka till ekonomiavdelningen. Möjligtvis har en attestant sett något felaktigt med fakturan och skickat tillbaka den för utredning. När en attestant har underkänt en faktura så har åtgärden i attestlistan blivit märkt med "Underkänd" på den attestanten. Om det finns fler attestanter i listan blir dessa då automatiskt märkta med "Ej hanterad".

Underkända fakturor kan du justera, spara och låta ligga kvar som underkända.

Du kan skicka ut fakturorna på attestrunda på nytt. I sådana fall får du gå in i attestlistan och lägga till attestanter igen. När du sparar så försvinner fakturan från korgen och skickas på attest igen. Om du lägger till attestanter som sedan tidigare har åtgärden "Ej hanterad" på sig, så ersätts dessa så att de står utan åtgärd. Dessa läggs till sist i listan. Du kan även ta bort poster i listan som har status "Ej hanterad" om du har rättighet att ändra attestlistan.

Du kan även definitivboka fakturan. Detta kan du endast göra om du har rättighet att definitivboka fakturor utan att de har skickats på attestrunda.

Vänteläge används exempelvis om du vid registrering av fakturan upptäcker att den behöver kompletteras med mer uppgifter innan attestrundan. Eller så sätts vänteläge då du vill invänta att inköpsordern som fakturan avser faktiskt är inlevererad. Vänteläget kan också användas om du är osäker på vem som ska attestera fakturan och att du ska ta reda på detta efter att du har sparat. Läs mer om inställningen Vänteläge.

Med tillvalet EFH Workflow tillkommer fler inkorgar i navigationspanelen. Följande inkorgar hör till Workflow:

Registrera kreditfaktura – Här hamnar alla importerade kreditfakturor. En kreditfaktura kan inte hanteras automatiskt av Workflow utan den måste alltid hanteras manuellt (ange vad som ska krediteras, koppla attestkod, koppla order osv.) på vanligt sätt innan den kan skickas vidare till Workflow för attest och definitivbokning.
Skapa attestlista – Här fastnar importerade fakturor bara om en attestlista inte kunde kopplas när fakturorna ankomstregistrerades. I denna inkorg får du koppla attestant eller attestlista till respektive faktura, och skicka fakturorna vidare till Workflow för attest och definitivbokning.

Tips! För att fakturor inte ska fastna i denna inkorg, se till att ha en attestansvarig vald på varje leverantör.
Sök order/artikel – Här fastnar importerade varufakturor bara om matchning av fakturarad inte kunde göras mot inköpsorderrad. I denna inkorg får du kontrollera vad som inte matchades på fakturaraderna, korrigera och manuellt koppla orderrad till respektive fakturarad, och skicka fakturorna vidare till Workflow för attest och definitivbokning. Denna inkorg finns även i rutinen Attestera leverantörsfaktura.

Tips! För att fakturor inte ska fastna i denna inkorg, se till att leverantörskopplingarna på artiklarna har korrekta uppgifter som t.ex. leverantörens artikelnummer.
Inväntar inleverans – Här fastnar importerade varufakturor om tillhörande inköpsorderrader inte har inlevererats. Dessa fakturor behöver du inte hantera manuellt utan de bevakas av Workflow och tas om hand automatiskt när orderraderna har inlevererats. Här hamnar även en faktura som låg i inkorgen För definitivbokning med omatchade fakturarader och användaren skickade fakturan vidare till Workflow. Denna inkorg finns även i rutinen Attestera leverantörsfaktura.
Misslyckade – Här fastnar importerade fakturor om ankomstregistreringen misslyckas (vanligtvis att leverantören inte kunde matchas). På dessa fakturor har inget riktigt löpnummer kunnat skapas (alla får istället löpnummer 0). I denna inkorg får du korrigera det som saknas för att en ankomstregistrering ska kunna göras och skicka fakturorna vidare till Workflow.

När EFH Workflow är installerat visas inte XML-inkorgar som du har skapat eller M2M-inkorgen, eftersom import av fakturor från dessa inkorgar också sker automatiskt när Workflow körs. Attestkod för dessa typer av fakturor hämtas antingen från referensen på inköpsordern eller från taggen BuyerReference i XML-filen, om ingen attestant är angiven i leverantörsregistret.