I denna rutin gör du inställningar av olika rättigheter på de användare som ska använda EFH.

Fliken Roller/Rättigheter

Det finns förinställda rättigheter för EFH i de olika rollerna som följer med i systemet, exempelvis rollerna Ekonomichef och Inköpare. I boxen Resulterande rättigheter ser du alla rättigheter en roll har sedan du lagt till rollen på användaren. I de flesta fall räcker det med rollerna som finns för användarna som ska hantera EFH, men du kan vid behov även ställa in olika unika rättigheter för dessa. För EFH ställer du in rättigheterna i sektionerna Scanna leverantörsfaktura, EFH och EFH-dokument i boxen Användarunika rättigheter.

I bildexemplet ovan har en användare med rollen Ekonomiassistent även fått tillåtelse att ändra attesterad rad, och det visas sedan i Resulterande rättigheter.

Systeminställningen Använd utökad attest på konteringsrader ska enbart aktiveras om du vill att det ska gå att ange vem som ska granska/attestera fakturan på konteringsradsnivå för omkostnadsfakturor. Dessutom styr inställningen chefsattestant för både omkostnads- och orderfakturor. Via inställningar på konton och dimensioner går det styra vem som ska attestera varje konteringsrad beroende på konteringen. Gäller system med EFH och EFH Workflow.

Med systeminställningen Aktivera EFH Workflow aktiverar du tillvalet EFH Workflow. När du köper EFH Workflow är systeminställningen förvalt inaktiverad.

I denna rutin gör du inställningar för attest av leverantörsfakturor.

Fliken Attestanter

Lägg till de användare som ska attestera leverantörsfakturor. Komplettera med inställningar för Attestgränser, Frånvaro från attest, Påminnelser, Vidarebefordra attest och Rättighet visa fakturadokument. Den sista inställningen finns även under knappen EFH i rutinen Användare. Påminnelser styr också om påminnelser ska visas i skrivbordskomponenten Uppgifter – EFH.

Fliken Attestgrupper

Skapa attestgrupper om det behövs. I en attestgrupp räcker det att någon av attestanterna gör attesten för att fakturan ska gå vidare i flödet, till skillnad från en attestlista där fakturan måste godkännas av alla attestanter i listan.

Fliken Attestlistor

Skapa attestlistor om det behövs. En attestlista är en slinga med attestanter som en faktura måste gå igenom innan den kan definitivbokas. Till skillnad från en attestgrupp så ska en faktura som skickas till en attestlista godkännas av alla attestanterna i turordning i listan.

En attestlista kan ha Parallell attest. Om den inställningen aktiveras skickas fakturan ut på attest till samtliga attestanter samtidigt, dvs. fakturan behöver inte attesteras i någon speciell ordning.

Fliken Undantag attestgränser

Lägg till undantag från attestgränser om det behövs. Undantagen kan vara baserade på leverantörskategori, leverantörsgrupp eller leverantör.

Fliken Konteringsdimensioner

Om du använder attest på radnivå (aktiveras med systeminställningen Använd utökad attest på konteringsrader) visas denna flik. Här ställer du in Attestant/Godkännare respektive Chefsattestant per dimensionskod. För projekt kan du välja Projektansvarig eller Vår referens från Projektregistret som Attestant/Godkännare respektive Chefsattestant.

Fliken Prioritet för radattest

Om du använder attest på radnivå (aktiveras med systeminställningen Använd utökad attest på konteringsrader) visas denna flik. Här anger du de centrala prioriteringsreglerna som styr vilken som ska attestera/chefsattestera raden om det finns flera ansvariga för samma konteringsrad. T.ex. att attestansvarig på kontot väger tyngre än attestansvarig på kostnadsställe.

Fliken Rättighet fakturavisning

Skapa rättighetsgrupper för fakturavisning och ställ in villkor per grupp för vilka fakturor som ska få visas eller inte visas. En attestant kan du sedan vid behov knyta till en rättighetsgrupp.

Fliken Schemaläggning

Aktivera de två tjänsterna Vidarebefordra attest och Påminnelse via e-post och ställ in ett schema eller tidsintervall i boxen Inställningar, som styr när tjänsterna ska köras. Med knappen Kör går det även att köra tjänsterna manuellt. Gör även inställningar i boxen Inställningar för Påminnelse via e-post för tjänsten Påminnelse via e-post.

I denna rutin lägger du till ett e-postkonto knutet till en Exchange eller IMAP e-postserver och sätter typen Monitor-till-Monitor på kontot. Syftet är för att inkommande Monitor-till-Monitor e-postfakturor ska komma in i EFH-flödet. Med knappen Validera vald adress kan du testa att kontoinställningarna är korrekta. Då visas en grön bock i kolumnen längst till vänster. Är uppgifterna inte korrekta visas en varningssymbol . Inkommande Monitor-till-Monitor e-postfakturor kommer sedan automatiskt att hamna i den särskilda inkorgen Inkorg Monitor-till-Monitor i rutinen Registrera leverantörsfakturor. Inkorgen finns också som skrivbordskomponent (se längre ned).

I denna rutin gör du inställningar för scanning av leverantörsfakturor. Dessa inställningar görs i Monitor ERP på den dator som har scannern installerad. Rutinen kan du även använda för att scanna in nya pappersfakturor.

Mer avancerade scannrar har en display där du kan välja var filerna ska sparas. Har du en sådan scanner kan du ställa in i scannern att så att filerna sparas i den mapp som du ställer in som inkorg nedan. Då behöver du inte använda rutinen Scanna leverantörsfakturor för att scanna.

Fliken Scanna

Gör inställningar för scanner och välj sökväg till inkorgen i boxen Inställningar. Sökvägen måste finnas angiven i boxen PDF-inkorgar i nästa flik.

Fliken Sökvägar för inkorgar

I boxen PDF-inkorgar på denna flik registrerar du minst en sökväg till en mapp som ska vara PDF-inkorg för inscannade pappersfakturor. Det är här som PDF-filerna ska lagras vid inscanningen.

Om andra användare av EFH ska ha tillgång till inscannade fakturor i inkorgen, vid ankomstregistrering i rutinen Registrera leverantörsfaktura, ska sökvägen peka på en utdelad mapp på en dator i nätverket. De andra användarna måste ha rättigheten Ändra i Windows för den mappen.

Fliken Bilagstyper

Registrera de bilagstyper som du behöver, förutom Faktura som följer med från start. Bilagstyper är en etikett för andra typer av dokument som kan läggas till scannade fakturor, exempelvis följesedlar, inköpsorder, reseräkningar m.m. När ett sådant dokument läggs till en faktura, med knappen Lägg till dokument i fakturavisningsfönstret, går det att välja en av de bilagstyper som lagts upp här.

Fliken Inställningar

Välj en förvald Attestkod per leverantör. Valbara attestkoder är de attestanter och attestlistor som lagts upp i rutinen Attestinställningar – EFH. Vald attestant eller attestlista blir sedan förvald att attestera fakturor från respektive leverantör.

Om du använder kontering på radnivå (aktiveras med systeminställningen Använd utökad attest på konteringsrader) kan du behöva ange Attestant/Godkännare samt Chefsattestant på konton.

Skrivbord

Alla som är attestanter kan lägga till komponenterna Uppgifter – EFH, Inkorg Monitor-till-Monitor och Inkorg e-faktura/XML i sin skrivbordskonfiguration. Alternativt kan en administratör lägga in dessa komponenter i en skrivbordsmall som sedan attestanterna kan använda sig av.

Att ha dessa tre komponenter på sitt skrivbord effektiviserar dels bevakningen av aktiviteter som har att göra med leverantörsfakturor och dels är det smidigt att ankomstregistrera/preliminärboka fakturor.

Du kan dubbelklicka på en uppgift på skrivbordet, så länkas du till Uppgifter och kan utföra den uppgift som ligger på dig.

Du kan dubbelklicka på en faktura i inkorgen, så länkas du till Registrera leverantörsfaktura med fakturan inläst, för att ankomstregistrera/preliminärboka fakturan.

Komponenten Inkorg e-faktura/XML visar de e-fakturor/XML-filer som har inkommit. Komponenten scannar av de XML-inkorgar som registrerats i fliken Sökväg för inkorgar i rutinen Scanna leverantörsfakturor. Om du har fått fakturor kan du starta importen med knappen eller genom att dubbelklicka på raden. Du kan starta en hämtning från operatörens server manuellt genom att använda knappen . Knappen används för att förhandsgranska PDF-fakturan.