Importera leverantörsfaktura

Är tillvalet EFH Workflow installerat sker import av leverantörsfaktura automatiskt till olika inkorgar. I det fallet är importfunktionen med knappen Importera faktura inaktiverad.

Fönstret Importera leverantörsfaktura öppnas när du klickar på knappen Importera faktura . Rutinen söker då automatiskt efter leverantören genom att använda VAT-numret i fakturafilen. Om VAT-numret finns på en leverantör i leverantörsregistret, så väljs denna leverantör automatiskt. Om inte leverantören hittas kan du ange leverantören manuellt. Leverantören kan också hittas via leverantörens EIA.

I den övre boxen visas alla fakturarader. Om ordern och orderraderna hittas i systemet länkas raderna i nästa steg när fakturan skapas.

Importen slutförs när du klickar på Skapa. Informationen från filen är importerad och till höger visas ett fönster med fakturabilden. Viss information i fakturafilen matchas mot information om leverantören i leverantörsregistret. Om informationen skiljer så indikeras detta med en varning.

På fliken Orderkoppling matchas mottagen kvantitet med fakturerad kvantitet, pris per styck och rabatt. Om värdena i filen skiljer sig från värdena på orderraden, så visas varningar om detta. När fakturan sparas så försvinner XML-filen och PDF-filen från inkorgen.

I den nedre boxen visas eventuella varningar. Nedan visas några av dessa varningar, samt förslag på åtgärd.

Varning	När visas varningen?	Åtgärd
Hittar inte leverantören.	Systemet kan inte hitta leverantören i Leverantörsregistret.	Ange leverantör manuellt. För att underlätta import, se till att ange leverantörens Momsregistreringsnummer och/eller E-faktura id i Leverantörsregistret.
Kunde inte matcha leverantör. Det finns flera leverantörer med angivet VAT-nummer.	Systemet kan hitta flera leverantörer med samma Momsregistreringsnummer i Leverantörsregistret.	Ange leverantör manuellt.
Kan inte hitta ordern.	Fakturan innehåller en inköpsorder som inte finns i systemet.	Kontrollera om inköpsordern finns i systemet via rutinen Registrera inköpsorder. Om ordern finns men inte kan matchas automatiskt kan du skapa fakturan och sedan koppla ordern manuellt via fliken Koppling av order.
Hittar inga inleveranser för ordern.	Inköpsorder finns, men fakturaunderlag saknas att matcha mot fakturan. Inträffar t.ex. om ordern inte är inlevererad ännu.	Skapa fakturan ändå och sätt den i vänteläge och matcha ordern manuellt då inleveransen är gjord. Alternativt, skapa fakturan efter att inleveransen är gjord.
Kunde inte matcha ISO-kod på enheten.	Fakturan innehåller rader där enhet skiljer sig från inköpsorderns inlevererade enhet.	Kontrollera att korrekt ISO-kod är angiven på enheten i rutinen Grunddata Grunddata är statiska poster i en databas, exempelvis artiklar, kunder, användare, produktionsgrupper. – Artikel. Om enheten är korrekt kan det t.ex. bero på att din leverantör fakturerat i en annan enhet än den enhet som order levererats i. I så fall går det att kringå varningen och ange totalpriset för raden istället, så räknas à-priset automatiskt om till korrekt enhet.
Kunde inte matcha ISO-kod för momskoden.	Fakturan innehåller rader med momskoder där ISO-koden för momskoden saknas i ditt system.	Kontrollera att ISO-koder är angivna på momskoder i Momsinställningar, fliken Momskoder.
Momskoden i importen stämmer inte överens med orderraden.	Fakturan innehåller rader där momskod på fakturan inte stämmer orderradernas momskod. Matchning sker med hjälp av den ISO-kod som är angiven för momskoden i rutinen Momsinställningar.	Kontrollera att korrekt ISO-kod är angiven i rutinen Momsinställningar, fliken Momskoder. Kontrollera även om det är korrekt momskod angiven på inköpsordern. Om fel momskod är angiven på orderraden kan du byta momskoden på orderraden i fliken Koppling av order efter att fakturan skapats.
Momssatsen i importen stämmer inte överens med momssatsen på orderraden.	Fakturan innehåller rader där momssatsen skiljer sig från momssatsen på orderraden.	Verifiera om leverantören har fakturerat med korrekt momssats. Om felet finns på din inköpsorder kan du byta momskod i fliken Koppling av order efter att fakturan skapats.
Bankgiro- och Plusgironummer saknas för leverantören.	Varningen visas för elektroniska betalningssätt när varning eller spärr om gironummer saknas för fakturan är inställt för betalningssättet i rutinen Bankinställningar.	Ange något av dessa nummer på leverantören i Leverantörsregister.
Bankkontonummer saknas.	Varningen visas för elektroniska betalningssätt när varning eller spärr om bankkontonummer saknas för fakturan är inställt för betalningssätt i rutinen Bankinställningar.	Ange bankkontonummer på leverantören i Leverantörsregister.