Fakturavisningsfönster – EFH

Om du har tillvalet Elektronisk fakturahantering (EFH) installerat finns ett visningsfönstret för fakturor samt dokument/bilagor i Registrera leverantörsfaktura. Här kan du navigera mellan fakturabilder och bilagor i markerad inkorg. Om en faktura kommit in felaktigt och inte ska registreras kan du radera fakturan, samt den underliggande PDF- och/eller XML-filen. Radering kan göras i inkorgar för PDF, Monitor-till-Monitor samt XML. I samband med att fakturor importeras automatiskt via CrossState, kan fakturor även raderas via inkorgen Misslyckade.

Vid registrering av nya fakturor kan du även skriva ut/e-posta och spara PDF-filen. Denna funktion kommer du åt via knappen Skriv ut/Skicka.

Du kan också skriva meddelanden som lagras till respektive fakturabild. Det finns en verktygsrad med funktioner för att skriva ut, bläddra mellan sidor, söka text, zooma, rotera, lägga till, ta bort eller ersätta dokument/bilagor till den valda fakturabilden.

Längst upp i vänster hörn i fönstret finns knappen Behåll överst. Med den kan du välja om fönstret alltid ska ligga över andra rutinfönster.

Dokument/bilaga

Här väljer du vilket kopplat dokument/bilaga till fakturan du vill se i fönstret. Finns kopplade bilagor till en faktura visas det med knappen Det finns bilagor till fakturan till höger om fältet. Finns inga kopplade bilagor finns bara Faktura att välja.

På verktygsraden kan du också koppla bilagor/dokument (inlästa PDF-/TIFF-filer) till fakturabilden, som sedan blir valbara i detta fält. Det gör du med knappen Lägg till dokument/bilaga i funktionsmenyn i fönstret. Knappen öppnar en dialog där du anger filsökvägen, vilket dokument/bilagstyp som ska läggas till samt om filen ska tas bort lokalt efter att den lagts till i Monitor ERP. Bilagstyper hanteras i rutinen Scanna dokument. Du kan även välja att ersätta befintliga dokument/bilagor eller ta bort tillagda bilagor.

Du måste spara fakturan innan du kan lägga till dokument/bilagor!

Meddelanden

Här kan du skriva meddelanden till attestanter. Meddelandet lagras till fakturabilden. I boxen visas datum och tidpunkt när meddelandet skapades samt av vilken användare.

I verktygsmenyn finns följande knappar:

  • Behåll överst – styr att detta fönster behålls överst.
  • Kom ihåg fönstrets storlek och placering – styr om du vill att fönstrets storlek och placering ska sparas till nästa gång fönstret öppnas.

Följande knappar finns i funktionsmenyn för fakturabilden:

  • Markeringsverktyg – markerar ett område på fakturan.
  • Flyttverktyg – flyttar fakturabilden.
  • Skriv ut – utskrift av faktura/dokument.
  • Föregående/Nästa sida – om fakturan/dokumentet består av flera sidor kan du använda dessa knappar för att bläddra.
  • Sök text – används för att söka efter en viss text på dokumentet.
  • Rotera – roterar bilden.
  • Lägg till dokument – lägga till dokument/bilagor.
  • Ta bort dokument – tar bort dokument/bilagor.
  • Ersätt dokument – ersätter befintligt dokument med ett annat dokument.

Under fakturabilden kan du se vilket sidnummer som visas, det finns knappar för att anpassa höjd och bredd samt zoom.

På den högra sidan av fakturabilden visas alla meddelanden och händelser för fakturan i en sidopanel. Sidopanelen Meddelanden kan öppnas och stängas med knapparna och .

  • Visa meddelanden – styr om enbart meddelanden för fakturan ska visas.
  • Visa händelser – styr om enbart händelser för fakturan ska visas.
  • Visa bara mina meddelanden och händelser – styr om enbart meddelanden och händelser som är riktade till mig visas.
  • Ctrl + C – kopiera meddelandetexten till Windows Urklipp.

Här kan du skriva in dina meddelanden angående fakturan i samband med registrering eller attest. Du skickar ditt meddelande genom att trycka Enter eller Lägg till meddelande och sedan spara rutinen . Ovanför den textruta där du skriver ditt meddelande visas all konversationshistorik samt händelser kring fakturan likt systemets Monitor-chatt. Innan du har sparat i rutinen är det möjligt att ta bort det meddelande som du har skrivit, dvs. om du endast tryckt Enter eller Lägg till meddelande. Du tar bort meddelanden genom att klicka på krysset i meddelandets högra hörn och sedan på spara.

I texteditorn finns följande knappar:

  • Formateringsknappar – styr om texten ska vara fet, kursiv eller understruken.
  • Markera område på faktura – används för att markera ett område på fakturan för att personen du skickar meddelandet till lättare ska se vad den ska fokusera på. I meddelandet bifogas bilden med det markerade området. Personen kan sedan ta fram denna markering genom att trycka på knappen i meddelandet.
  • Hög prioritet – om meddelandet är viktigt kan man använda denna knapp. Då kommer meddelandet att visas i orange och texten PRIORITERAT visas överst i meddelandet.
  • Infoga meddelandetext – infogar fördefinierade texter i meddelandet. Dessa meddelandetexter ska först anges på fliken Meddelanden i EFH i rutinen Fraser.
  • Taggar – här kan du nämna (tagga) personer som du vill rikta meddelandet till. Dessa personer kommer då att se kommentaren extra tydligt då fakturan visas, via ett separat meddelandefönster som öppnas ovanpå bilden. Den taggade personen kan trycka på knappen Markera alla meddelanden som lästa för att visa att den läst sitt meddelande.