Fakturatolkning med CrossState

Avsnittet behandlar inte fakturatolkning för dig som har tillvalet EFH Workflow.

Nedan kan du läsa mer om hur fakturatolkning med CrossState fungerar för dig som har tillvalet Elektronisk fakturahantering (EFH).

Fakturatolken CrossState hjälper dig att spara tid genom att automatiskt läsa av fakturauppgifter från dina PDF-fakturor, så du slipper knappa in dessa manuellt i Registrera leverantörsfaktura.

När fakturan kommer in till CrossState tolkas allt på fakturabilden. Systemet börjar med att identifiera leverantörsuppgifter som sedan matchas mot leverantörsregistret som läses ut från Monitor ERP varje kväll. Därefter söker tolken efter ledtexter som t.ex. ”fakturadatum”. När ledtexten hittats så hämtar CrossState värdet till höger eller strax under ledtexten och presenterar det som förslag. När du godkänner det förslagna värdet, genom att verifiera fakturan i inkorgen För registrering/verifiering, skickas feedback till CrossState och kunskap om leverantören lagras.

När du använder tillvalet EFH tolkas uppgifter på fakturahuvudnivå, t.ex. leverantör, fakturatyp (debet/kredit), fakturanummer, fakturadatum och belopp. Informationen importeras sedan tillsammans med fakturabilden in till inkorgen För registrering/verifiering i rutinen Registrera leverantörsfaktura. I inkorgen verifierar du de tolkade uppgifterna och säkerställer att rätt värden hittats av CrossState.

Det är först när CrossState hittat leverantören som kunskap kan lagras utifrån den verifiering du gjort i Registrera leverantörsfaktura och därmed även nyttjas av tolken nästa gång en faktura kommer från samma leverantör. I de fall CrossState inte hittat leverantören och du själv behöver ange leverantören i Registrera leverantörsfaktura, kommer alltså ingen kunskap lagras på leverantören utifrån verifieringen.

Kontrollera leverantörsregistret

Det är viktigt att ha ett uppdaterat leverantörsregister så att CrossState kan identifiera leverantören. När CrossState ska matcha fakturan mot rätt leverantör jämförs uppgifter på fakturabilden mot de uppgifter som finns registrerade i leverantörsregistret. CrossState utgår från ett poängsystem, ju fler uppgifter som stämmer överens mellan fakturabilden och leverantören desto högre poäng. Vissa typer av uppgifter ger högre poäng än andra, som t.ex. leverantörens namn, organisationsnummer, momsregistreringsnummer och bankuppgifter. Leverantören med högst poäng tolkas som den korrekta leverantören. För att få en säker träff är det därför viktigt att så många uppgifter som möjligt stämmer överens. Att ha ett uppdaterat leverantörsregister är därför A och O för att fakturatolkningen ska fungera optimalt.

CrossState ”Slogan”

Om CrossState har svårt att fastställa leverantören är det möjligt att ange ett för leverantören unikt värde som kan underlätta leverantörsmatchningen. Fältet CrossState "Slogan" hittar du under Alternativa leverantörsuppgifter och exporteras tillsammans med leverantörsregistret till CrossState API. Fältet använder du för att ange data som förbättrar matchning av leverantör vid tolkning. Till exempel om du har två likadana leverantörer registrerade med enda skillnaden att en har valuta EUR och en har SEK, så kan du ange EUR och SEK i fältet för respektive leverantör för att särskilja dem. Du kan ange maximalt 50 tecken.

Även om slogan använts så går tolken på antal poäng när en leverantörs ska väljas. Det är därför viktigt att se till att lika många uppgifter är angivna i Leverantörsregistret när en slogan är det enda som skiljer leverantörerna åt.

Om CrossState inte hittar leverantören kan det vara bra att kontrollera följande:

1. Uppgifter i Leverantörsregister

   Finns tillräckligt med uppgifter registrerade. Jämför uppgifterna på fakturabilden med uppgifterna i Leverantörsregister, stämmer de överens? Finns t.ex. rätt organisationsnummer/momsregistreringsnummer angivet? Kontrollera även om det finns dubbletter av leverantören i Leverantörsregister, i detta fall kan det vara svårt för tolken att veta vilken leverantör som ska väljas. Om någon information särskiljer fakturorna kan det hjälpa att använda sig av fältet CrossState ”Slogan”.

2. Att leverantörsregistret är uppladdat till CrossState

   Om leverantören är helt ny eller du nyligen gjort ändringar i leverantörsregistret, kan det hända att uppgifter inte ännu blivit uppladdade till CrossState. Senaste registeruppdatering kan du se i rutinen Inställningar för export/import. Om du har valt schemalagd uppladdning av register, laddas register automatiskt upp till CrossState varje kväll (mellan 19:00-22:00). Om du har gjort ändringar i leverantörsregistret som du vill att tolken ska ta del av direkt, kan du göra en manuell uppladdning av registren. Detta gör du via knappen Manuell uppladdning i rutinen Inställningar för export/import. Här kan du läsa mer om registeruppladdning.

3. Om leverantörsuppgifter saknas på fakturans första sida

   CrossState letar leverantörsuppgifter på fakturans första sida. Om uppgifter som möjliggör en leverantörsmatchning saknas på fakturans första sida, kan det därför vara svårt för tolken att hitta leverantören. I dessa fall är det bra att fylla på med så mycket övrig information som möjligt som står på första sidan i Leverantörsregistret. Det kan t.ex. vara en webbsida eller besöksadress. Om detta inte hjälper kan du ta kontakt med vår supportavdelning som undersöker om det går att göra ytterligare justeringar.

Om CrossState inte hittar rätt värde på fakturan kan det vara bra att kontrollera följande:

Nedan gäller endast då CrossState har hittat leverantören på fakturan.

1. Att flera fakturor från leverantören har verifierats

   Har flera fakturor från leverantören verifierats? Om endast ett fåtal fakturor verifierats kan det vara så att tolken inte ännu lagrat all den kunskap som den behöver för att göra en säker tolkning av värdet. Tänk på att det behöver gå minst ett dygn mellan fakturorna för att kunskapen ska hinna lagras på leverantören. Om du t.ex. verifierar 7 fakturor från samma leverantör i ett svep, kommer tolken inte ha lärt sig något mer vid den sjunde fakturan än vid den första då feedback från verifieringen inte ännu kommit CrossState tillhanda.

   Det går inte att säga ett generellt antal fakturor som behöver verifieras för att säkerställa att värdet på fakturorna hittas. Systemet bygger och använder kunskap kontinuerligt och komplexiteten och logiken påverkar tolkens upplärning.

2. Om tolken inte hittar belopp

   Om det är belopp som inte hittas kan du kontakta vår supportavdelning för att få hjälp med en beloppsmall. En beloppsmall hjälper tolken att hitta beloppen på fakturor från den specifika leverantören

   När beloppsmallar ska skapas behöver fakturaflödet i CrossState tillfälligt stoppas. Inga fakturor kommer under denna tid att tolkas eller importeras till Monitor ERP från CrossState. Om det finns fakturor från olika leverantörer där beloppet inte hittas är det därför bra att meddela supporten om samtliga, på så vis behöver inte fakturaflödet stoppas flera gånger.
   

3. Felaktig kunskap har lagrats

   Om du missat att korrigera felaktiga uppgifter som tolken hittat när du verifierar dina fakturor, kan felaktig kunskap lagras på leverantören. Detta kan också vara fallet om din leverantören ändrat utseende på sina fakturor. Detta gör att tolken letar fel värden på fakturan vilket resulterar i att rätt värden aldrig hittas. Du kan få hjälp med att ta bort felaktig kunskap genom att kontakta vår supportavdelning.