För att kunna importera leverantörsfakturor via formatet Peppol BIS 3.0 behöver följande inställningar göras:

Använd FTP

Markera denna kryssruta för att göra inställningar och kunna ta emot fakturafiler via FTP.

Kontrollera med din e-fakturaleverantör vilka FTP-inställningar som du ska göra.

FTP-server

Ange adressen till operatörens FTP-server, t.ex. "ftp.foretaget.se". Du behöver inte inleda adressen med "ftp://". Kontrollera med din e-fakturaoperatör hur FTP-inställningar ska göras.

Port

Ange port för FTP-kommunikation. Standardport är 21 (kontrollkanal för okrypterad FTP), som är förvald. Väljer du Implicit (FTPS) som krypteringsmetod nedan ska porten ändras till 990 (kontrollkanal för implicit FTPS).

Krypteringsmetod

Här väljer du om FTP-uppkopplingen ska vara SSL-krypterad som Implicit (FTPS) eller Explicit (FTPS). Förvalt alternativ är Ingen FTP, dvs. okrypterad FTP. Implicit kryptering initieras vanligtvis över port 990. Explicit kryptering initieras över standardport 21.

Användarnamn

Ange användarnamn för FTP-kontot.

Lösenord

Ange lösenord för FTP-kontot.

Sökväg

Här anger du källsökvägen till den katalog på FTP-servern där dina importfiler ska hämtas.

Fil i källsökväg

Här ställer du in om importfilen ska raderas eller behållas i källsökvägen efter att en import har gjorts.

Testa förbindelse

Med knappen Testa förbindelse kan du verifiera att uppkopplingen till FTP-servern fungerar.

Målsökväg

Här ställer du in sökväg till den katalog där importfilen ska sparas efter att en import har gjorts. Du måste ange en UNC-sökväg till en utdelad katalog, t.ex. \\din_server\utdelad_katalog.

Senaste hämtning

Här visas tid och datum för senaste hämtning.

Senaste status

Här visas en logg över den senaste nedladdningen. Om allt fungerar bra, så visas detta med OK. Om något gått fel, så visas ett felmeddelande.

Schemaläggning aktiv

Markera schemaläggning aktiv om automatisk nedladdning av e-faktura ska vara aktiv. Nedladdning sker schemalagt en gång i timmen.

Meddela vid fel

Här väljer du mottagare för eventuella felmeddelanden. Felmeddelanden visas som notiser för berörda användare i systemet.

Om du behöver hjälp med att göra dessa inställningar, kontakta Monitors support. Mer information om hur du skapar ett konto finns även här.

Notera att detta kräver att du har tillvalet EFH. För att kunna importera leverantörsfakturor via CrossState behöver nedanstående inställningar göras:

Företags-id

Om du redan är kund hos Crediflow och har ett CrossState-konto anger du här ditt företags-id. Om du inte är kund hos dem ska knappen Skapa konto användas. När kontot har skapats fylls företags-id i automatiskt.

CrossState-server

• Produktion – avser ett produktionskonto hos CrossState för att importera tolkade leverantörsfakturor. Produktionskonton får @crossstate.se i e-postadressen.

Ladda upp register/Importera fakturor

Styr om register ska laddas upp, samt om det ska vara möjligt att importera fakturor. När denna inställning aktiveras så kan fakturor importeras till Monitor ERP och register är möjliga att ladda upp. Med register menas leverantörsregister, orderregister, samt beroende på om du har aktiverat Ref.matchning även attestanter. Under inställningen Upp-/nedladdningsmetod väljer du om register ska laddas upp manuellt eller schemaläggas. Register laddas upp för att CrossState bl.a. ska kunna matcha leverantören på fakturor du tar emot. Detta gäller både e-fakturor och tolkade leverantörsfakturor.

Upp-/nedladdningsmetod

Här kan du välja hur dina register ska laddas upp till CrossState, samt på vilket sätt fakturor kan importeras till Monitor ERP från CrossState.

• Schemalagd/Manuell – Register laddas automatiskt upp varje kväll (mellan 19:00-22:00), men du kan även ladda upp register manuellt via knappen Manuell uppladdning. Fakturor importeras automatiskt en gång i timmen (EFH) eller enligt dina inställningar för schemaläggning (EFH Workflow), men kan även importeras manuellt via knappen Uppdatera i rutinen Registrera leverantörsfaktura.

• Endast manuell – Register kan endast laddas upp manuellt via knappen Manuell uppladdning. Fakturor kan importeras manuellt via knappen Uppdatera i rutinen Registrera leverantörsfaktura.

Denna inställning är endast aktiv om du har valt Ja för inställningen Ladda upp register/Importera fakturor.

Manuell uppladdning

Denna knapp används för att manuellt ladda upp leverantörsregistret. Bra att använda första gången när du aktiverar kontot för att se att allting går att ladda upp som det ska. Vid ev. fel i uppladdningen visas en notis om detta och vilken leverantör som inte går att ladda upp.

Senaste fakturaimport

Här visas datum och tidpunkt för senaste import av leverantörsfakturor.

Senaste registeruppdatering

Här visas datum och tidpunkt för senaste registeruppdatering som skickats till CrossState.

Obs! Om du ser att dessa datum är några dagar gamla är det ett tecken på att något är fel, eftersom fakturaimport sker 1 gång i timmen och registeruppdatering sker 1 gång per dag.

Aktivera manuell verifiering och tolkning av fakturor via e-post

Styr att manuell verifiering av tolkade leverantörsfakturor ska tillämpas och att leverantörsfakturorna skickas med e-post för tolkning. Inställningen aktiverar nedanstående fält och tabell för e-postadresser.

E-postadress för fakturatolkning

Här anger du den e-postadress som ska användas vid manuell verifiering och tolkning av leverantörsfakturor via e-post. Domändelen av e-postadressen erhålls av CrossState. Rekommenderat är att ange en e-postadress enligt formatet: företagsnamn_förkortningföretagsnamn@crossstate.se.

Obs! E-postadressen får vara max. 21 tecken lång (exklusive @crossstate.se). Använd endast tecknen a-z, A-Z, 0, 1-9, _, -.

Lämna e-postfältet med Tab när du har angivit e-postadressen.

E-post för avvikelsenotifiering

Här anger du en e-postdress för meddelanden om avvikelser i CrossState. Det vill säga när CrossState tar emot bilagor för tolkning som inte stöds/kan processas. Vi rekommenderar att du anger en adress här för att inte missa eventuell information om något gått fel vid uppladdning av fakturor till CrossState. Kom ihåg att inte ange en adress med inställd vidarebefordring av e-post.

Aktivera notifiering för mottagen faktura

Om kryssrutan är markerad får du ett e-postmeddelande med en bekräftelse för varje faktura som du skickar in till CrossState för tolkning/verifiering. Förvalt är den inte markerad när du skapar ett nytt konto.

Verifiering

Här kan du välja hur dina omkostnadsfakturor ska verifieras. Som förvalt görs verifiering i Monitor G5, men du kan välja verifiering i CrossState. För dig som endast har EFH rekommenderas verifiering i Monitor G5. Om du har EFH Workflow verifieras dina orderfakturor alltid i CrossState.

Referensmatchning

För omkostnadsfakturor går det att aktivera referensmatchning. Det innebär att angiven referens (vår) på en tolkad leverantörsfaktura matchas mot våra referenser som är attestanter.

Vid verifiering i CrossState exporteras listan med attestanter till CrossState och matchning sker där. Vid verifiering i Monitor ERP sker matchning vid import då fakturan ankomstregistreras.

Om matchning sker sätts referenspersonen som attestant på den registrerade fakturan. En importerad matchad faktura går direkt till attest efter ankomstregistreringen.

Om matchning inte sker hamnar fakturan i inkorgen Vänteläge efter ankomstregistreringen. Om tillvalet EFH Workflow används hamnar fakturan istället i inkorgen Skapa attestlista.

Notera att om leverantören på den tolkade fakturan har en huvudattestant vald i leverantörsregistret blir det alltid den attestanten som sätts på fakturan.

Meddela vid fel

Här väljer du mottagare för eventuella felmeddelanden som visas om något gått fel vid export av register eller import av leverantörsfakturor. Felmeddelanden visas som notiser för berörda användare i Monitor ERP.

Ta bort leverantörsregister

Med denna knapp kan du ta bort det uppladdade leverantörsregistret i CrossState. Knappen är endast tillgänglig då ett konto är skapat och då borttagning är möjlig. Funktionen är användbar i de fall där man vill rensa hela registret eller när det skapats dubbletter i det uppladdade leverantörsregistret. Dubbletter i leverantörsregistret kan skapas om du t.ex. i uppstartsfasen av Monitor G5 har laddat upp leverantörsregistret till CrossState men därefter importerat leverantörsregistret på nytt in till Monitor. Detta i sin tur medför att matchningen av korrekt leverantör på fakturorna inte fungerar som den ska.

Obs! Notera att detta innebär att tolkens lagrade kunskap också kommer att raderas.

Skapa konto

Om du inte är kund hos CrossState sedan tidigare ska denna knapp användas.

I dialogrutan som visas ska först en partnertyp väljas. Crediflow väljs om ett fristående kundkonto ska skapas hos CrossState. Monitor väljs om ett Monitor partnerkonto ska skapas hos CrossState. Monitor är förvalt.

Om du har ett GLN-nummer registrerat kontakta Monitor ERP System AB för att få hjälp att aktivera det på ditt konto (Global Location Number).

Kontrollera företagsuppgifterna att de stämmer och fyll i kontaktperson och den personens kontaktuppgifter.

Aktivera/registrera e-faktura

Styr om e-faktura ska aktiveras. Avaktivera inställningen för att förhindra att få in skarpa leverantörsfakturor i testbolaget under testperioden.

Markera Registrera min part i Peppol-registret om du vill registrera ert företag som mottagare av e-faktura i det officiella Peppol-registret. Registreringen kan göras direkt vid skapande av nytt konto eller i efterhand om du redan har ett konto registrerat.

Markera Jag har läst och accepterar de gällande villkoren för denna tjänst.

Kontot skapas när du klickar på knappen Skapa konto. Kontot skapas via en API-uppkoppling till CrossState. Om allt fungerar korrekt så får du ditt företags-id automatiskt. Nu är kontoregistreringen färdig. Kom ihåg att spara rutinen.

Visa registrerade uppgifter

Denna knapp finns när du har lagt in ditt företags-id eller skapat ett konto. Här kan du se registrerade företagsuppgifter och registrerade uppgifter för e-fakturering.

Aktivera e-faktura

Denna knapp är aktiv även om du INTE valt att aktivera dig när du skapade kontot ovan. Ett rött meddelande visas om det inte gick att skapa konto med e-fakturamottagare vid registreringen.

Anledningen till att det inte gick att skapa e-fakturakonto (aktiveringen misslyckades) kan vara på grund av att du är ”bunden” med dina organisationsuppgifter till en annan operatör. Detta händer ofta om du använt e-faktura i ett annat ERP-system och använt en annan operatör.

Om så är fallet MÅSTE du som kund meddela din gamla operatör att släppa dessa uppgifter. Vi på Monitor ERP System AB (tillsammans med Crediflow/CrossState) får inte ta över detta ID utan du måste aktivt meddela din nuvarande operatör att du vill byta operatör. En liknelse är mobiltelefonnummer som är bundet till en operatör och du måste be om lov att flytta numret mellan operatörer.

När uppgifterna är ”släppta” så kan du klicka på Aktivera e-faktura igen.

OBS! Det kan vara svårt att veta om dina uppgifter är låsta till en viss leverantör då det i vissa system är väldigt inbyggt. Är du osäker på vilken operatör du har så kontakta Monitor support så kan vi kolla upp detta åt dig.

Det är bra att planera ett ev. operatörsbyte i tid om det är så att du går skarpt ett visst datum och använder e-faktura. Då måste du meddela din nuvarande operatör att du säger upp avtalet samt vilket datum de ska släppa uppgifterna så att din nya operatör kan aktivera det.

Har du angivit ett felaktigt GLN-nummer kan inte kontot skapas korrekt och då visas denna knapp. Här kan du då korrigera det numret och komplettera kontaktuppgifter.