Inkorgen Misslyckade finns i Navigationspanelen. E-fakturor importeras automatiskt i Monitor ERP. Om leverantören har en huvudattestant angiven kommer fakturan automatiskt gå till denne med status Att attestera. Finns där ingen huvudattestant angiven på leverantören kommer fakturan att hamna i inkorgen Vänteläge.

Om en automatisk import av någon anledning INTE kan ske hamnar fakturan i inkorgen Misslyckade. Från den inkorgen får du dubbelklicka på fakturan och hantera den manuellt. Notera att en faktura med denna status ännu inte har registrerats och saknar därför löpnummer.

Vid dubbelklick öppnas ett importfönster där du anger mer information för att kunna registrera fakturan.

Om fakturan inte ska in i systemet kan du radera den direkt i importfönstret. Du behöver alltså inte registrera fakturan med ett löpnummer för att därefter makulera den.

Inkorgen För registrering/verifiering finns i Navigationspanelen. Här hamnar alla fakturor, som skickats för tolkning till e-postadressen för omkostnadsfaktura, när de har blivit tolkade och redo att verifieras/kontrolleras i Monitor ERP.

Registreringen sker precis som vanligt, med fördelen att visst data är redan förifyllt. Beroende på hur "säkert" tolkat data är kan du få felmeddelanden och varningsmeddelanden på fält. Detta underlättar för användaren att kontrollera/verifiera data innan fakturan skickas på attest.

Det finns tre nivåer på att uppmärksamma användaren på data enligt nedan. Felsymbol och varningssymbol används också på andra ställen i Monitor ERP:

• – inget data hittades.
• – data har tolkats, men tolken är inte säker på att data stämmer.
• Ingen symbol – data har tolkats och tolken är säker på att data stämmer.

Obs! En rekommendation är att du alltid kontrollerar Fakturabelopp och Moms trots att tolken är säker på detta data. Det är en kontroll som du som användare bör göra. Det förhindrar onödigt arbete om det skulle registreras med fel belopp, då du kan behöva makulera fakturan och börja om.

När du sparar fakturan skickas varje korrigering tillbaka som feedback till tolkens "rättningsstation" för upplärning till nästa gång du får in en faktura från samma leverantör. Det betyder alltså att på nästa faktura från samma leverantör kommer tolkat data att vara bättre, för att till slut vara så pass korrekt att du inte behöver korrigera och verifiera data.

När du har korrigerat och verifierat data gör du ankomstregistreringen som vanligt. Ange attestant, koppla eventuell inköpsorder och spara, så blir fakturan registrerad i Monitor ERP.

Om du verifierar tolkade fakturor i CrossState är beteendet exakt lika som vid import av e-faktura.

Verifierade fakturor importeras automatiskt i Monitor ERP. Om leverantören har en attestant vald i leverantörsregistret kommer fakturan automatiskt att skickas till den attestanten med status Att attestera. Finns ingen attestant vald på leverantören kommer fakturan att stanna i inkorgen Vänteläge.

Om en automatisk import av någon anledning INTE kan ske fastnar fakturan i inkorgen Misslyckade. Från den inkorgen får du hantera fakturan manuellt. En faktura i denna inkorg har ännu inte registrerats och saknar därför löpnummer.

Vid dubbelklick öppnas ett importfönster där du anger mer information för att kunna registrera fakturan.

Om fakturan inte ska in i systemet kan du radera den direkt i importfönstret. Du behöver alltså inte registrera fakturan med ett löpnummer för att därefter makulera den.

PDF-inkorgar fungerar som förut och det går att registrera fakturor manuellt från dem. Dessa fakturor har inte gått genom tolken, vilket betyder att du måste manuellt knappa in alla uppgifter på fakturan i rutinen Registrera leverantörsfaktura.