Aktivera digitalt fakturaflöde
Med hjälp av funktionen E-faktura kan du på ett enkelt sätt skapa ett digitalt fakturaflöde för att skicka e-fakturor till dina kunder och ta emot e-fakturor från dina leverantörer. Med hjälp av e-faktura kan mottagaren få fakturan registrerad automatiskt direkt i sitt ekonomisystem. Funktionen minskar den manuella hanteringen av fakturor. E-faktura är standard i Sverige, Norge, Danmark, Tyskland och Finland.
Du aktiverar själv tjänsterna för utgående respektive inkommande faktura i Monitor ERP. I följande avsnitt läser du om de inställningar du behöver göra i Monitor ERP för att digitalisera fakturaflödet.
I samband med aktivering av e-faktura skapas automatiskt ett konto för dig hos vår samarbetspartner Crediflow, som hanterar den bakomliggande distributionen av kund- och leverantörsfakturorna.
Observera att funktionen inkommande e-faktura kräver tillvalet Elektronisk fakturahantering (EFH).
Monitor ERP System AB har upprättat ett samarbetsavtal med Crediflow, så du behöver inte upprätta något eget avtal.
Monitor ERP System AB debiterar dig på månadsbasis för den volym av fakturor som skickas och tas emot. Via en tjänst för pappersfaktura kan du dessutom överlåta all distribution av kundfakturor, även för de mottagare som inte har möjlighet att ta emot e-fakturor.
Kontoregistrering och aktivering av e-faktura sker i två steg, då du måste registrera två separata konton för att kunna skicka e-faktura till kunder (via Crediflow) och ta emot e-faktura från leverantörer (via CrossState). Genom att använda CrossState för inkommande leverantörsfakturor kan e-fakturaformatet kompletteras med scanning och tolkning* av pappersfaktura och tolkning av PDF-faktura. Detta gör att oavsett format på leverantörsfaktura är det en kanal in i Monitor ERP via CrossState.
Inställningar för import av e-faktura och fakturatolkning
Fakturatyper och hur de hanteras
Inställningar för export av e-faktura
* Tolkning av leverantörsfakturor aktiveras via CrossState. Tolkning innebär att data på fakturan (papper/PDF) hämtas med hjälp av CrossState. Det får effekten att fakturafälten blir förifyllda automatiskt innan fakturan skickas på attest.
Notera att distribution av leverantörsfakturor via brev fungerar även från övriga länder, men i det fallet måste du meddela oss på Monitor så att vi kan se till att det sätts upp en avsändare i det landet. Annars skickas det från Sverige.
Skicka e-fakturor
När tjänsten för att skicka e-fakturor är aktiverad, kan du kontrollera om kunden kan ta emot e-fakturor i kundregistret. Här får du svar direkt om detta är möjligt, eller om det först krävs en inbjudan till kunden. Sådana inbjudningar distribueras till kunden automatiskt via systemet.
Du fakturerar sedan som vanligt och fakturorna distribueras som e-fakturor till de kunder som är anslutna för e-faktura.
Bevakning av skickade fakturor
Ta emot e-fakturor
När tjänsten för att ta emot e-fakturor är aktiverad, är det öppet för alla leverantörer att börja skicka e-fakturor till dig. Inkommande e-fakturor ankomstregistreras av systemet med automatik. Om inte automatisk registrering kan ske hamnar fakturan i rutinen Registrera leverantörsfaktura för kontroll/vidare åtgärd. Du kan även låta inkommande e-fakturor från leverantör skickas på attestrunda med automatik. Det sker om det finns en attestansvarig vald på leverantören i rutinen Leverantörsregister.
Förändringar i Navigationspanelen
Tips! Om du behöver hjälp att komma igång med digitalt fakturaflöde, kontakta Monitors support för assistans.
