Du kan även ange E-fakturaadress (EIA) på dina leverantörer. Denna adress används för att hitta rätt leverantör vid import av leverantörsfakturor. Leverantörens Organisationsnummer eller Momsregistreringsnummer kan också användas för att identifiera leverantören vid importen av fakturor.

Ange en Attestkod (attestansvarig) på leverantörerna för att fakturorna automatiskt ska skickas på attest.

I fältet CrossState Slogan som exporteras tillsammans med leverantörsregistret till CrossState API kan du ange data som förbättrar matchning av leverantör vid tolkning. Till exempel om du har två likadana leverantörer registrerade med enda skillnaden att en har valuta EUR och en har SEK, så kan du ange EUR och SEK i fältet för Slogan för respektive leverantör för att särskilja dem. Du kan ange maximalt 50 tecken. Fältet är endast aktivt om du har ett konto i CrossState.

E-faktura ansluten – Här kan du se om din leverantör är e-faktura ansluten, vilket betyder att leverantören skickar e-fakturor till dig. Om leverantören inte är ansluten kan du skicka en inbjudan till din leverantör med en förfrågan. Du skickar en inbjudan genom att klicka på knappen Skicka inbjudan för e-faktura, då öppnas ett fönster där du ser information om din leverantör inläst från Crediflows e-fakturaregister. För att kunna skicka en inbjudan behöver systemet hitta din leverantör i e-fakturaregistren. Det är därför viktigt att du har korrekt information såsom organisationsnummer, momsregistreringsnummer och landskod inlagd på din leverantör. Leverantören har störst chans att hittas i registren om sökning kan göras med kombinationen organisationsnummer och landskod. Det är därför viktigt att du har korrekt organisationsnummer och landskod inlagd på din leverantör. Om allt ser rätt ut, skickar du din inbjudan genom att klicka på knappen Skicka inbjudan. För att kontrollera status på en redan skickad inbjudan klickar du återigen på Kontrollera status inbjudan.

Om det saknas en e-postadress till din leverantör i e-fakturaregistren, är det möjligt att manuellt lägga till en e-postadress i boxen Kommunikation under fliken Kontaktinformation. Under kolumnen Mottagare av väljer du Inbjudan för e-faktura. I detta fall kommer inbjudan att skickas till denna adress.

Om leverantören är ny eller du har ändrat uppgifter i Leverantörsregister, kom i håg att registret först måste laddas upp till Crediflow innan du kan skicka din inbjudan. Registret laddas automatiskt upp en gång per dag, men det är möjligt att ladda upp manuellt i rutinen Inställningar för export/import. Läs mer här.

Detta gäller om du har tillvalet EFH Workflow. För att systemet ska kunna separera orderfakturor och omkostnadsfakturor behöver du göra inställningar på dina leverantörer. Det är leverantörsrollen på dina leverantörer som styr om fakturor från leverantören ska importeras som orderfakturor, omkostnadsfakturor, eller en mix av dessa två. Öppna rutinen Leverantörsregister eller Leverantörslista (välj listtypen Standard och presentationen Övrigt).

Hur fakturor importeras för olika leverantörsroller:

• Materialleverantör och Legoleverantör – fakturor från leverantörer med någon av dessa roller importeras som orderfakturor.

• Speditör och Övrigt – fakturor från leverantörer med någon av dessa roller importeras som omkostnadsfakturor.

• Mix (t.ex. Materialleverantör och Övrigt) – PDF-fakturor kommer skickas till CrossState för verifiering. E-fakturor importeras som orderfakturor om det finns ordernummer och som omkostnadsfakturor om det saknas ordernummer.

Detta gäller såväl fakturor som importeras via CrossState som M2M-och andra typer av XMLfakturor.