Med knappen Skapa konteringssätt via guide kan systemet hjälpa dig att registrera konteringssätt. Denna guide används främst i samband med uppstart av lager- och internredovisningen.

Med hjälp av denna guide anger du vilka konton som ska användas för respektive logg och sedan skapar systemet automatiskt konteringssätt för att kontera alla transaktioner. På så sätt får du en grund att utgå ifrån och kan sedan komplettera konteringsätten vid behov. Det går även att använda denna guide flera gånger för att t.ex. registrera konteringssätt per lagerställe.

Här anger du olika typer av villkor på konteringssättet. För att transaktionen ska konteras av det aktuella konteringssättet, krävs att de villkor som är angivna är uppfyllda.

Observera att det är viktigt att villkoren är korrekt registrerade. Felaktigt angivna villkor kan leda till att transaktionen inte blir konterad eller konteras felaktigt. I vissa fall behöver du kanske flera konteringssätt som nästan har identiska villkor. Om du t.ex. vill kontera inleveranser olika beroende på artikeltyp (köpt eller tillverkad), registrerar du två konteringssätt med samma villkor förutom villkoret Artikeltyp. Sen används dessa olika konteringssätt vid kontering av inleverans av köpta- och tillverkade artiklar.

I vissa fall kanske du behöver flera konteringssätt med identiska villkor. Detta behövs om samma transaktion behöver generera dubbla eller ännu flera konteringar. Ett exempel på detta är om du vill kontera både standardpris och MO-påslag vid inleverans, men vill ha separat kontering på MO-påslaget. Här är det viktigt att du markerar Tillåt dubbletter på båda konteringssätten. Annars kommer systemet enbart att kontera ett av dessa.

Fältet Transaktionstyp styr vilken typ av händelse i loggen konteringssättet avser, t.ex. inleverans av inköpsorder. Artikeltyp styr för vilka artikeltyper konteringssättet gäller. I fältet Styrning tillverkad artikel kan du välja om konteringssättet ska ta hänsyn till om artikeln är lagerförd eller orderstyrd.

I fältet Artikelns grundtyp väljer du vilka artikeltyper detta konteringssätt ska gälla för.

Ange Ja i fältet Inkludera emballage om du inte ska kontera emballageartiklar på avvikande sätt. I annat fall behöver du skapa separata konteringssätt för emballage och ange Enbart emballage på dessa och Nej på de övriga (som inte avser emballage).

I fältet Händelsetyp anger du vilken flödesmässig riktning transaktionen har, t.ex. om det är en ökning eller minskning av lagret. Här är det viktigt att händelsetypen återspeglar dess kontering. T.ex. vid lagerökning behöver du ange lagerkontot på debetsidan i boxen Kontering. För att underlätta konteringsuppsättningen behöver du inte skapa ett separat konteringssätt för lagerminskning. Istället markerar du inställningen Vänd kontering vid omvänd händelsetyp. Systemet konterar då automatiskt transaktionen på omvänd sida vid lagerminskning. Om du däremot vill ha olika kontering beroende på om det är ökning eller minskning, ska du registrera dessa med separata konteringssätt och inte ha ovanstående inställning markerad.

I denna box anger du vilket värde/belopp som ska konteras för aktuellt konteringssätt. De fält som är tillgängliga här är beroende på logg och villkor som angivits på konteringssättet.

Exempelvis kan du ange vilket prisalternativ på artikeln som ska konteras. Priset går att styras separat för köpta och tillverkade artiklar. Om du t.ex. via Internredovisningen ska bokföra arbetskostnad på tillverkningsorder, kan du istället ange Kvantitet, Pristyp samt Kostnadsfaktorer.

Ytterligare beskrivning av prisalternativ finns att läsa för respektive logg i avsnittet Konteringssätt.

Här kan du fritt ange olika typer av Övriga villkor för konteringssättet. För att transaktionen ska konteras av det aktuella konteringssättet, krävs att de villkor som är angivna är uppfyllda. Observera att det är viktigt att villkoren är korrekt registrerade. Resultatet av felaktigt angivna villkor kan leda till att transaktionen inte blir konterad alls eller konteras felaktigt.

I boxen Övriga villkor kan du styra så att du får olika kontering beroende på t.ex. Lagerställe, Varugrupp, Ordertyp osv. Om du inte angivit några Övriga villkor kommer kontering att ske, dock under en viss förutsättning, se exemplet nedan.

Exempel

Företaget har fyra lagerställen (10, 20, 30 och 40). Lagerställe 30 behöver konteras på separata konton vilket behöver styras av Övriga villkor på lagerställe 30. Övriga lagerställen ska konteras på ett gemensamt sätt. Detta löser man enklast på följande sätt:

Konteringssätt X för lagerställe 30:

Konteringssätt Y för övriga lagerställen:

Som du ser ovan behöver du inte ange ett övrigt villkor för lagerställe 10, 20 och 40. Systemet konterar i första hand med det konteringssätt som stämmer överens med det villkor som har angivits (konteringssätt X ovan). Om det sedan finns transaktioner där det angivna villkoren inte är uppfyllda, konteras det istället av eventuella konteringssätt som saknar detta villkor (konteringssätt Y ovan). På detta sätt behöver du inte skapa konteringssätt som innehåller selekteringar som "täcker upp" för alla övriga lagerställen som i exemplet ovan. Ovanstående metodik kan även användas när det finns mer än ett begrepp angivet som villkor på konteringssätten.

I denna box anger du på vilka konton, dimensioner m.m. transaktionen ska bokföras. Denna inställning görs för debet- respektive kredit. Tänk på att ange konteringen på "rätt" sida. För att säkerställda detta så kan du titta på vad som angivits i fältet Händelsetyp.

För att kunna ange konteringsdimensioner, krävs att kontot har konteringsdimensioner angivna i Kontoplan. I fältet Innehåll anger du Fast "dimension" om du t.ex. vill ange vilket kostnadsställe transaktionen ska bokföras på (begreppet varierar beroende på vilken typ av dimension raden har, såsom Fast Kostnadsställe eller Fast Kostnadsbärare). Du kan även låta systemet göra en dynamisk kontering av dimensioner, t.ex. att artikelns Varugrupp ska sättas som kostnadsbärare eller att produktionsgruppens avdelning ska sättas som kostnadsställe. Detta kräver dock att du i förväg har registrerat alla varugrupper som kostnadsbärare och alla avdelningar som kostnadsställen. Observera att du bör ange tvingande angivelse av dimensioner i kontoplanen då du har dynamisk angivelse av dimensioner. Annars kommer transaktionen att bokas utan t.ex. kostnadsbärare om du inte skapat kostnadsbäraren för varugruppen.

När det gäller kontering mot dimensioner kan du även kontera utifrån lagerstället på raden. Förutsatt att tillvalet Lagerställe används och du har aktiverat inställningar för att kontera kst osv. utifrån lagerställe.

Om du använder dig av konteringsdimensioner kopplade till register (t.ex. Artikel, Varugrupp, Produktionsgrupp En produktionsgrupp är en del av fabriken. Det kan vara en enskild maskin eller en grupp av maskiner, enskild arbetsplats eller en grupp av arbetsplatser., Avdelning eller Anställd) sker automatiskt en kontering mot den dimensionskod som transaktionen avser. De behöver i detta fall inte registreras som dimensionskoder i rutinen Konteringsdimensioner Konteringsdimensioner är något som större företag använder sig av i bokföringen för att dela upp verksamheten och därmed lättare kunna följa det interna resultatet. Konto är en dimension men vanligtvis väljer större företag att använda sig av dimensionerna kostnadsställe (KST), kostnadsbärare KB och projekt. Utöver dessa går det att skapa andra dimensioner i Monitor ERP för att passa er verksamhetsuppföljning.. Se mer information om detta i avsnittet Dimensioner i rutinen Konteringsdimensioner.

Fältet Ordernummer visar om kontot är inställt att kontera mot ordernummer. Detta är speciellt lämpligt att ange på konton som avser balanskonton, för att förenkla avstämning mot huvudboken. Du kan även få en mer detaljerad huvudbok genom att markera Specifikation i kontoplanen. På konteringssättet kan du då t.ex. ange att artikelnumret ska överföras till specifikationsfältet i huvudboken.