Kostnader/Intäkter

I denna flik kan du i en lista få en ekonomisk översikt för projektet. Kostnads- och intäktsposterna i projektet är uppdelade enligt budget, planerat, utfall, förväntat utfall och prognos. Raderna är sorterade med intäktsposter överst i listan. Längst ned i fliken visas summor för varje kolumn och du kan även för varje kolumn se TBStängd Täckningsbidrag (TB) är skillnaden mellan standardpriset och försäljningspriset., TGStängd Täckningsgrad (TG) är den andel som TB utgör av fakturabeloppet (försäljningspriset). TG anges i procent. %, resultat och resultat i %.

Drilldown

Om det finns underliggande detaljer för en kostnads- eller intäktspost kan du expandera raden med knappen drilldown och se posten i detalj. För varje sådan detaljpost kan du se planerad kostnad, planerad intäkt, utfall kostnad, utfall intäkt, förväntad kostnad, förväntad intäkt, resterande kostnad och resterande intäkt.

När det gäller drilldown på direkta projektrapporteringar, går det att ställa in på aktiviteten i GrunddataStängd Grunddata är statiska poster i en databas, exempelvis artiklar, kunder, användare, produktionsgrupper. – Projekt, om summa per aktivitet eller detaljerad per rapportering ska visas vid drilldown.

Med knappen Visa i grupper kan du välja om kostnader och intäkter ska visas grupperat i kostnads-/intäktsgrupper. Kostnads-/intäktsgrupper visas i fet stil och summerar kostnader och intäkter för de inkluderade K-/I-typerna. Du registrerar kostnads-/intäktsgrupper i fliken K-/I-grupper i rutinen Grunddata – Projekt.

Länkning

Kostnader kan komma från bokföring, kundorder, tillverkningsorder, inköpsorder, direktrapporteringar eller från olika aktiviteter i projektet. Intäkter kan komma från kundorder, verifikationer eller från direktrapporteringar. Kundorder, verifikationer, tillverkningsorder och direktrapporteringar kan du nå med knappen Gå till rutin som finns i de underliggande raderna. För verifikationer kan du med knappen Visa faktura även se fakturadokumenten.

Med posterna inlästa, för den K-/I-typ som du har markerat, kan du länka dig till rutinen Projektuppföljning (periodiskt utfall). Syftet med detta är att du kan få se ytterligare detaljer om posterna, t.ex. vilket datum de är bokade/registrerade på. Se även avsnittet Rapportera och följa upp intäkter, kostnader och tid.

Du har möjlighet att konfigurera den ekonomiska översikten, genom att välja vilka kolumner som ska visas i listan och ändra inbördes ordning av kolumnerna. Exempelvis om företaget aldrig registrerar budget på projekt så kan du dra bort den kolumnen och sedan välja att spara layouten. Läs mer om detta i avsnittet Flytta och gömma kolumner.

Sammanställa kostnader/intäkter från flera projekt

På ett huvudprojekt kan du välja att sammanställa kostnader/intäkter från underprojekten. Förvalt läses enbart huvudprojektets poster in, men med knappen Välj projekt går det att välja flera poster.

I rutinen Användare kan du ställa in om du vill att underprojekt som förvalt ska hämtas när ett huvudprojekt läses in.

Värden i denna kolumn hämtas från fliken Budget/Prognos.

Planerat speglar vad som är orderlagt på projektet. Intäkter och kostnader i denna kolumn hämtas från kundorder, tillverkningsorder, inköpsorder och aktiviteter. Kostnader kan alternativt hämtas från budget. Det är beroende på inställningen Planerat hämtas från för kostnaden i rutinen Grunddata – Projekt.

Planerad intäkt hämtas från kundorderrader som har ett försäljningskonto konterat mot projektet. För att ett konto ska gå att kontera mot projekt måste konteringsdimensionen Projekt vara satt till Ja i kontoplanen.

Planerad kostnad hämtas från kundorderrader som har ett kostnadskonto konterat mot projektet. Kostnaden som hämtas är enligt systeminställningen Prisalternativ vid kostnad för sålda varor, dvs. den kostnad för sålda varor (KSV) som är planerad att bokföras.

Ytterligare en planerad kostnad som kan hämtas genom direkt avläsning är materialkostnad från kundorderrader. Detta är tillämpbart om KSV inte bokförs mot projekt och kundorderrader har artiklar som plockas från lagret. Det kan exempelvis handla om reservdelar och liknande som ska kostnadsföras mot projektet, men att de inte har konterats mot projektet vid inköpet eller har en tillverkningsorder som är kopplad till projektet. Denna materialkostnad är artikelns standardpris × beställt antal på kundorderraden. För att direkt avläsning av materialkostnader från kundorder ska ske, måste projekttypen ha inställningen Hämta materialkostnad från kundorder aktiverad. Artikeln får inte heller ha inställningen Inköp mot projekt aktiverad.

Observera att om du aktiverar direkt avläsning av materialkostnad från kundorder och samtidigt konterar KSV mot projekt, så kan den planerade kostnaden dubbleras.

Planerad kostnad hämtas från tillverkningsorder för material, lego och arbete, oavsett projekttypens inställningar av dessa kostnader för tillverkningsorder. Kostnaden för material på tillverkningsorder sätts enligt valt prisalternativ för materialkostnad på projekttypen. Det är enligt samma princip som du kan ställa in prisalternativ för materialkostnad i rutinen Efterkalkyl. Om köpta artiklar och lagerstyrda tillverkade artiklar har inställningen Inköp mot projekt respektive Tillverkning mot projekt aktiverade, så sker ingen avläsning av materialkostnad från tillverkningsorder för dessa artiklar.

Planerad kostnad hämtas från inköpsorderrader konterade mot aktuellt projekt där kontot är styrt mot aktuell kostnadstyp. Det är också beroende på vald kostnadstyp till konteringsdimensionen tillämpad för projekt på kostnadskontot i kontoplanen. Den kostnad som hämtas är radbelopp (i företagsvalutan) × beställt antal.

Planerad kostnad hämtas från aktiviteter om det finns planerade timmar på projektaktiviteter och aktiviteten i sin tur är kopplad till en kostnadstyp. Dessutom ska det finnas en timkostnad inlagd på kostnadstypen för att den planerade kostnaden ska kunna räknas ut.

Utfall avser det som är bokfört/rapporterat på projektet. Intäkter och kostnader i denna kolumn hämtas från bokföring, direktrapporteringar, tillverkningsorder och kundorder. Hämtning av utfall stödjer periodiserad datahämtning, dvs. inte bara totalsaldo utan även saldo inom ett visst tidsintervall, exempelvis i Projektuppföljning och andra rutiner.

Utfall hämtas från bokföring både för kostnader och intäkter. Kostnaderna är summeringar av värdet av bokföringstransaktioner för de konton som på projektraden är satta att tillämpas i boxen KonteringsdimensionerStängd Konteringsdimensioner är något som större företag använder sig av i bokföringen för att dela upp verksamheten och därmed lättare kunna följa det interna resultatet. Konto är en dimension men vanligtvis väljer större företag att använda sig av dimensionerna kostnadsställe (KST), kostnadsbärare KB och projekt. Utöver dessa går det att skapa andra dimensioner i Monitor ERP för att passa er verksamhetsuppföljning. i Kontoplan. Den kostnadstyp som kontot har valt i kolumnen K-/I-typ läses in.

En kontroll sker mot ordinarie års kontoplansinställningar. Kostnader beräknas enligt debet och kredit på verifikationsraderna. Vid periodiserad avläsning är det verifikationsdatumet som är styrande för datahämtningen.

Hämtning av intäkter görs på samma sätt som för kostnader, fast där K-/I-typ på kontot är inställd på en Intäkt. Intäkter läses av genom ta kredit – debet på transaktionerna.

Utfall för direktrapporterade kostnader och intäkter hämtas från loggen/tabellen där de ligger lagrade. På varje loggpost finns det nedlagrat om posten avser kostnad eller intäkt samt vilken K-/I-typ som den avser. Vid periodiserad avläsning är det datumet på loggposten som är styrande.

Utfall för tillverkningsorder hämtas från avrapporterad kostnad för material, lego och arbete. Detta görs beroende på hur projekttypen är inställd under knappen Kostnader i Grunddata – Projekt.

Om inställningen Inköp mot projekt är aktiverad för köpta artiklar avläses ingen kostnad för de artiklarna. Samma sak gäller för motsvarande inställning för lagerstyrda tillverkade artiklar.

Från kundorder hämtas också kostnader. Det sker genom en direkt avläsning av kostnad på orderraderna. Detta är tillämpbart om KSV inte bokförs mot projekt och att artiklar på kundordern hämtas från lagret. Exempelvis kan det handla om reservdelar som ska kostnadsföras mot projekt, men som varken har konterats mot projektet vid inköpet eller har en tillverkningsorder kopplad till projektet.

För att denna typ av avläsning ska kunna ske får inte artikeln ha inställningen Inköp mot projekt aktiverad. Projekttypen måste även vara inställd att hämta materialkostnad från kundorder under knappen Kostnader i Grunddata – Projekt.

I första hand sker avläsning på nedlagrat standardpris från orderraden. Om inte detta är satt så avläses standardpriset från artikelregistret. Värdet är baserat på fakturerat antal.

Förväntat utfall är en typ av automatisk uträknad prognos som är en blandning mellan planerat/orderlagt och utfall. Detta är för att kunna dra en slutsats om i vilken riktning projektet är på väg. Denna slutsats dras utifrån det utfall som hittills har blivit i kombination med det som finns kvar i orderstockarna. När projektet är nystartat så visar förväntat utfall samma belopp som det som är planerat/orderlagt. När utfall börjar fås på projektet så visar det förväntade utfallet: utfall + resterande del av orderstockarna. På kundorder med faktureringsplan tar systemet även hänsyn till resterande delar i faktureringsplanen vid beräkning av förväntat utfall.

Planerat hämtar beställt antal på kundorderrader med konton kopplade till projektkostnadstypen Intäkt. Utfall hämtas från bokföringen med konton kopplat till projektkostnadstypen och direktrapporteringar. Förväntat utfall hämtar utfall och lägger till värdet av resterande antal på kundorderraderna + levererat antal på fakturarader där fakturastatus är lägre än 8, dvs. värdet av orderförteckning + fakturaunderlag + bokföring.

Förväntat utfall för materialkostnad på tillverkningsorder hämtar utfall för material på tillverkningsorder + resterande material på tillverkningsorder. Denna avläsning sker oavsett om inställningen Hämta materialkostnad är satt på projekttypen eller inte.

Om inställningen inte är aktiverat så kommer förväntat utfall för material på tillverkningsorder enbart att visa värdet av vad som är kvar att avrapportera på tillverkningsordern. Om inställningen är aktiverad så visas det som är avrapporterat på tillverkningsorder + resterande material. Definitionen av resterande material är det värde av materialet som är kvar att rapportera på tillverkningsorder, dvs. planerad kostnad för resterande antal på materialraden.

Om inställningen Inköp mot projekt är aktiv på den köpta artikeln sker ingen avläsning av kostnad för den artikeln.

Samma sak gäller för lagerstyrda tillverkade artiklar om motsvarande inställning, Tillverkning mot projekt, är aktiverad så avläses inte materialkostnad.

Förväntat utfall för legokostnader på tillverkningsorder hämtar utfall för lego på tillverkningsorder + resterande lego på tillverkningsorder. Denna avläsning sker oavsett om inställningen Hämta legokostnad är aktiverad eller inte.

Värdet av legooperationerna som är kvar att rapportera på tillverkningsorder är planerad kostnad för resterande antal på operationen.

Förväntat utfall för arbetskostnad på tillverkningsorder hämtar utfall för arbete på tillverkningsorder + resterande arbete på tillverkningsorder. Denna avläsning sker oavsett om inställningen Hämta arbetskostnad är aktiverad eller inte.

Definitionen av resterande arbete är planerad kostnad för resterande antal på operationen. Skillnad görs beroende på om antal är större eller mindre än noll.

Om inget antal är rapporterat: resterande tid = planerad tid – rapporterad tid.

Om antal är rapporterat: resterande tid = planerad tid för resterande antal.

Förväntat utfall för material på kundorder hämtar utfall från material på kundorder + värdet av resterande antal på kundorder/fakturaunderlag som inte godkänts.

För denna typ av avläsning får inte artikeln vara inställd med Inköp mot projekt. Dessutom måste projekttypen vara markerad för att avläsa materialkostnad från kundorder.

Om avläsning sker så är det i första hand nedlagrat standardpris från orderraden. Om inte detta är satt så är det standardpriset från artikelregistret som avläses.

De övriga kostnadstyperna har egna inställningar i Grunddata – Projekt. I kolumnen Förväntat utfall hämtas från kan du ställa in vad som ska hämtas till förväntat utfall för dessa kostnadstyper. Notera att detta endast gäller för poster som avser kostnader och inte intäkter. Med Utfall + Resterande menas att Resterande avser det resterande värdet på inköpsorder och kostnad för resterande tid på aktiviteter.

Värden i denna kolumn hämtas från fliken Budget/Prognos.