Rapportera och följa upp intäkter, kostnader och tid

Intäkter

Planerade/orderlagda intäkter på projektet är de konteringar på kundorderrader som är märkta med aktuellt projektnummer och där kontot är kopplat till en kostnads-/intäktstyp som avser intäkt.

Utfall avser intäkter av försäljning (i projektet) som bokförts i redovisningen. Det verkliga utfallet för intäkter hämtas från konteringar i huvudboken, för konton kopplade till ovanstående kostnads-/intäktstyp.

Förväntat utfall för intäkter hämtas från resterande värde som finns kvar att leverera/fakturera på kopplade kundorder plus det verkliga utfallet av intäkter.

Kostnader från tillverkningsorder

Kostnader från tillverkningsorder är uppdelade i de tre fasta kostnadstyperna Material – Tillverkningsorder, Lego – Tillverkningsorder och Arbete – Tillverkningsorder.

Alla projekt gör förvalt en avläsning av kostnader härifrån, men det går att sätta undantag för detta per projekttyp i rutinen GrunddataStängd Grunddata är statiska poster i en databas, exempelvis artiklar, kunder, användare, produktionsgrupper. – Projekt. Exempelvis om du vill avläsa utfallet för legokostnader från legokonto i bokföringen i stället för tillverkningsorder.

Det är då viktigt att registrera en egen separat kostnadstyp avseende lego som du kopplar till legokontot i kontoplanen. Kryssrutan Hämta legokostnad ovan måste då avmarkeras, annars blir kostnaden dubblerad.

Tillverkningskostnader på projektet fångas upp via tillverkningsorder som har kopplats till aktuellt projektnummer.

Orderns planerade kostnad för material, lego och arbete redovisas som Planerat/orderlagt i projektet. Avrapporterade kostnader redovisas som Utfall i samband med avrapportering sker på ordern. Summan av det som avrapporterats + rest på tillverkningsordern redovisas som Förväntat utfall i projektet.

När det gäller kostnadstypen Material – Tillverkningsorder går det att sätta undantag på artikelnivå huruvida avläsning ska ske från tillverkningsorder eller inte. Om det finns material som köps in direkt mot projektet och du vill fånga upp kostnaden för dessa via leverantörsfakturor/bokföring, markeras inställningen Inköp mot projekt i artikelregistret.

Kostnader från kundorder

Att hämta materialkostnader från kundorder kan vara aktuellt då du behöver fånga upp kostnader för material i projektet som varken finns med på tillverkningsordern eller har köpts in mot projektet. För att denna typ av avläsning ska ske krävs att artikeln inte köps mot projekt, dvs. har ovanstående inställning Inköp mot projekt avaktiverad, samt att projekttypen har inställningen Hämta materialkostnad från kundorder aktiverad.

Om du konterar kostnad för sålda varor (KSV) mot projekt ska du inte hämta materialkostnad från kundorder med ovanstående inställning, för då kan den materialkostnaden bli dubblerad.

Övriga kostnadstyper

Övriga kostnader på projektet avser t.ex. externt arbete, resor, direkt materialinköp, tidrapportering tjänstemän etc. Dessa definieras i fliken Kostnader/Intäkter i rutinen Grunddata – Projekt och är av typen Kostnad.

Utfall för övriga kostnadstyper fångas upp via:

  • Kostnad bokförs på ett konto som i kontoplanen är kopplat till någon av de övriga "fria" kostnadstyperna.
  • Kostnad rapporteras i rutinen Direkt projektrapportering.
  • Tid rapporteras på aktiviteter där aktiviteten kopplats till en kostnadstyp och timkostnad är inlagd på kostnadstypen i rutinen Grunddata – Projekt.

Planerat/orderlagt för övriga kostnadstyper styrs av hur kostnadstypen är inställd i kolumnen Planerat hämtas från i rutinen Grunddata – Projekt. Bl.a. kan följande poster fångas upp:

  • Inköpsorder på projektet där konto på orderraden är kopplat till övrig kostnadstyp.
  • Planerad kostnad från aktiviteter. Det krävs att planerade timmar på projektaktiviteter är inlagda och att aktiviteten i sin tur är kopplad till en kostnadstyp.

Förväntat utfall för övriga kostnadstyper styrs av hur det är inställt i kolumnen Förväntat utfall hämtas ifrån i rutinen Grunddata – Projekt.

Tidsåtgång

Rapporterad tid kan läggas till i projektet från:

  • Rapporterad tid på tillverkningsorder.
  • Rapporterad tid i Direkt projektrapportering.
  • Rapporterad tid via aktivitetsrapporteringar mot projektet.