Semesterförberedelser

Dags att planera för en avkopplande semester? Här kommer några tips på vad du kan göra för att verksamheten ska fungera så smidigt som möjligt under semestern. Vi har delat upp tipsen beroende på roll/avdelning.

Använd inte bara en kalender, det kan skapa fel i kapacitet, betalningsdatum och närvaro.

Skapa minst tre kalendrar för att minska risken för onödigt merarbete. Namnge kalendrarna på ett sätt som passar er verksamhet. Namnen på kalendrarna nedan i tipset är våra förslag.

  • "Verkstadskalender" som du kopplar till Produktionsgruppsregister.
  • Kalender "Bankdagar" som du använder i systeminställningen Kalender för beräkning av betalningsdatum.
  • Kalender "Närvaro" som du väljer för varje schemacykel i rutinen Schemacykler.

Tips för inköparen/inköpsavdelningen

Kolla upp när dina leverantörer har semester och ange när de har semester som ett Kalenderundantag i Leverantörsregister. Då kommer du att få varningar om du registrerar inköpsorder till leverantörer under deras semesterperiod. Varningen visas också i rutinerna Inköpsorderförslag och Lagerpåfyllnad – Inköp.

Kalenderundantag i Leverantörsregister.

Varning i Registrera inköpsorder.

OBS! För legoleverantörer gör du ändringarna i rutinen Produktionskalender.

Använder du funktionen med attest av inköpsorder? Kom ihåg att göra frånvaroinställningar för attest i rutinen Attestinställningar – Frånvaro. Där väljer du en tillfällig attestant som tar över attest av inköpsorder vid frånvaro och inköpsordern kommer att vidarebefordras till denne.

Se mer om attestinställningar.

Tips för ekonomiavdelningen/leverantörsreskontan

Glöm inte att du kan utse attestanter som kan attestera leverantörsfakturor under den ordinarie attestantens frånvaro. Genom att utse tillfälliga attestanter minskar risken att fakturor fastnar i attestflödet inför bokslut eller i samband med utbetalningar. Detta kan du som attestant göra under Meddelanden och påminnelser i Backstage, eller också kan du eller din administratör lägga in frånvaro via rutinen Attestinställningar – EFH. Det är möjligt att välja att frånvaron ska gälla tills vidare eller under en frånvaroperiod, under tiden vidarebefordras automatiskt alla fakturor till den tillfälliga attestanten.

Se mer om Meddelanden och påminnelser.

Se mer om Attestinställningar – EFH.

Tips för produktionsplaneraren

För att produktionen ska flyta smärtfritt under semesterperioden kan dessa tips hjälpa dig.

Registrera produktionspersonalens (och övrig personals) frånvaro i listtyp Redigera planerad frånvaro i rutinen Planerad frånvaro. Det gör att produktionskapaciteten blir lättare att planera och du kan enkelt se vilka som är närvarande på jobbet.

Se mer om Planerad frånvaro.

Om du behöver ändra kapaciteten eller lägga in semesterperiod för flera produktionsgrupper gör du med fördel detta i rutinen Produktionskalender. Om det är enstaka produktionsgrupper som har förändrad kapacitet så kan du lika gärna göra ändringen direkt i rutinen Produktionsgruppsregister.

Se mer om Produktionskalender.

Se mer om undantag från produktionskalender (rutinen Produktionsgruppsregister).

OBS! Det är säkrare att ändra kapaciteten i rutinen Produktionskalender i stället för att göra ändringar i rutinen Kalender, för att om du har samma Standardkalender kopplad till allt i systemet så kan du även påverka t.ex. bankdagar, beräkning av förfallodatum, betalningsdatum och leveransdagar.

För legoleverantörer gör du också ändringar av kapaciteten/semester i rutinen Produktionskalender.