Registrera leverantörsfaktura

I denna rutin registrerar och definitivbokar du inkommande leverantörsfakturor.

Beroende på hur de interna attestrutinerna ser ut samt om tillvalet Elektronisk fakturahantering (EFH) används eller inte, kan arbetssätt i denna rutin variera. Detta kapitel beskriver tillämpning utan EFH. Se separat dokumentation för tillämpning med EFH.

Via en systeminställning kan du även aktivera preliminärbokning av leverantörsfakturor. Då sker en kontering mot preliminära konton när fakturan registreras innan definitivbokningen. Om preliminärbokning av leverantörsfakturor vid ankomstregistrering tillämpas går det att välja om momsen ska redovisas vid preliminärbokning av fakturan eller vid definitivbokning av fakturan. Förvalt är vid preliminärbokningstillfället.

Det går att skilja mellan två typer av leverantörsfakturor, beroende på om det finns tillhörande inköpsorder eller inte:

  • Varufakturor – finns tillhörande inköpsorder.
  • Omkostnadsfakturor – finns inte tillhörande inköpsorder.

Varufakturor

Ett arbetssätt vid registrering av varufakturor är att först välja inköpsordernummer på huvudraden. Rätt leverantör blir då inläst samt att vissa uppgifter på fakturahuvudet blir inläst från inköpsordern. Komplettera med resterande fakturainformation. Det går även att ange leverantör manuellt utan att ange ordernummer.

Fliken Koppling av order

I denna flik kopplas leverantörsfakturan till rätt inköpsorder. Har order angivits i tidigare läge, är order/orderrader förvalt markerade. I boxen Orderrader visas radinformationen som kan kopplas till fakturan. Det går att korrigera priser m.m. vid avvikelser. Du kan lägga till flera rader som tillkommer på fakturan (t.ex. frakt). Om fakturan inte ska definitivbokas (t.ex. skickas ut på attest eller invänta inleverans) så sparar du fakturan. De markerade orderraderna blir då preliminärt kopplade till fakturan.

Om fakturan är färdigbehandlad och stämmer mot inköpsorder, klicka på knappen Definitivboka längst ned i fliken. Fakturan är nu klar för betalning. Konteringen av fakturan skrivs ut i en leverantörsfakturajournal. Vid direktintegration förs konteringen automatiskt in i redovisningen.

Omkostnadsfakturor

När det inte finns någon inköpsorder börjar du med att välja leverantör på huvudraden och ange fakturauppgifter. Konteringen av fakturan gör du i boxen Kontering längst ned i rutinen. Här går det att lägga in fakturans inköpskonton. Det går även att lägga ett förvalt inköpskonto i leverantörsregistret som ska användas när det inte finns en inköpsorder.

Om inte fakturan ska definitivbokas direkt, utan enbart registreras, avslutar du med att spara rutinen.

I samband med att fakturan ska definitivbokas, läser du in fakturan och klickar på kryssrutan Definitivboka i boxen Kontering. Kontering sker automatiskt på konton för t.ex. moms och leverantörsskuld. Komplettera med inköpskonton eller bekräfta de konteringar som redan lagts in vid registrering av fakturan. Nu är fakturan klar för betalning. Kontering av faktura skrivs ut i leverantörsfakturajournal. Vid direktintegration förs konteringen automatiskt in i redovisningen.

Använd fliken Senaste fakturor för att se hur fakturor från samma leverantör har blivit bokförda tidigare. Du kan även kopiera konteringen därifrån och klistra in på nuvarande faktura.

Makulera faktura

Du kan makulera en leverantörsfaktura, t.ex. om den är registrerad av misstag eller registrerats på ett felaktigt sätt. Att makulera en faktura är möjligt så länge det inte finns betalningsposter på den. Beroende på fakturans status sker en automatisk motkontering av fakturan som kan skrivas ut i rutinen Skriv ut leverantörsfakturajournal.

Om fakturan är kopplad till en inköpsorder så kommer denna koppling att tas bort vid makuleringen. Inköpsordern kan sedan kopplas mot en annan faktura. En faktura som är makulerad tas inte bort. I stället får den status Makulerad och syns som förvalt inte i alla olika rapporter, den går inte att betala och den går inte att ändra på. Du kan inte heller ångra en makulering.

Att makulera en leverantörsfaktura

  1. Ange löpnumret på leverantörsfakturan som ska makuleras och klicka sedan på knappen Makulera på verktygsmenyn.
  2. I fönstret Kommentar för makuleringen måste du ange orsak till att fakturan makuleras.
  3. Klicka OK i fönstret Kommentar för makuleringen.
  4. Leverantörsfakturan får status Makulerad.

Om fakturan som makuleras är ankomstregistrerad så skapas ingen motkontering. Om den är preliminärbokad så skapas en motkonterad preliminärbokning. Om den är definitivbokad så skapas en motkonterad definitivbokning.

Om fakturan som makuleras är preliminärbokad och preliminärbokningsdatumet ligger utanför öppen redovisningsperiod, visas ett fönster där du kan ange på vilket datum makuleringen ska bokföras. Det datum som föreslås är då första dagen i den första öppna perioden. Om fakturan som makuleras är definitivbokad och det datumet ligger utanför öppen redovisningsperiod, visas motsvarande fönster. Vid makulering av fakturan försvinner fakturans poster i leverantörsfakturaloggen.

Om fakturan som makuleras har preliminärkopplade eller kopplade orderrader, så kommer fakturaunderlagen att kopplas loss från fakturan och ligger sedan tillgängliga att koppla igen mot nästa faktura.

Notera att du inte kan makulera en leverantörsfaktura som har en utbetalning registrerad. Du måste då först makulera utbetalningen i rutinen Utbetalningar.

Kreditera varufaktura

För att kreditera en varufaktura gör du på följande sätt, om krediteringen avser en kreditering av antalet på raden:

  1. Läs in debetfakturan genom att ange löpnumret för debetfakturan på huvudraden.
  2. Skapa en kreditfaktura genom att välja Fakturatyp Kredit. Om tillvalet EFH är aktiverat i systemet, finns en knapp bredvid fältet Löpnummer för att visa bild på den debetfaktura som ska krediteras.
  3. Ange debetfakturans löpnummer i fältet Löpnummer under fältet Fakturatyp.
  4. Ett nytt fönster för kreditering av faktura öppnas. Där visas innehållet (orderraderna) från debetfakturan och du markerar vilka orderrader som ska krediteras. Om det är en samlingsfaktura visas dessa rader. Du kan också delkreditera en orderrad genom att ange ett antal samt välja om krediteringen påverkar saldo.
  5. Markera Skapa nytt fakturaunderlag om leverantören kommer att skicka en ny faktura för det krediterade antalet.
  6. Tryck OK för att skapa en kreditfaktura. Ordernummer på kreditfakturan blir lika som debetfakturans, men med ett delnummer.
  7. Skicka fakturan på attestrunda eller definitivboka.
  8. Spara.

För att kreditera en varufaktura gör du på följande sätt, om krediteringen avser en kreditering av priset på raden:

  1. Läs in debetfakturan genom att ange löpnumret för debetfakturan på huvudraden.
  2. Skapa en kreditfaktura genom att välja Fakturatyp Kredit. Om tillvalet EFH är aktiverat i systemet, finns en knapp bredvid fältet Löpnummer för att visa bild på den debetfaktura som ska krediteras.
  3. Ett nytt fönster för kreditering av faktura öppnas. Där visas innehållet (orderraderna) från debetfakturan och du markerar vilka orderrader som ska krediteras. Om det är en samlingsfaktura visas dessa rader. Markera Priskredit och ange Krediterat pris eller Nytt pris. MONITOR räknar fram det pris som du inte har angivit.
  4. Tryck OK för att skapa en kreditfaktura. Ordernummer på kreditfakturan blir lika som debetfakturans, men med ett delnummer. Nu skapas en rad med originalpris för att boka bort debetfakturan och en rad med det nya priset.
  5. Skicka fakturan på attestrunda eller definitivboka.
  6. Spara.
Med hjälp av denna funktion får du spårbarhet på vilka debet- och kreditfakturor som hör till en viss inköpsorder. Inköpsstatistik på artiklar samt kostnad i Efterkalkyl (vid operationslego) påverkas av krediteringen. Det finns stöd för att hantera FIFO-beräkning bättre då material krediteras.

Kreditera omkostnadsfaktura

För att kreditera en omkostnadsfaktura gör du på följande sätt:

  1. Läs in debetfakturan genom att ange löpnumret för debetfakturan på huvudraden.
  2. Välj om hela debetfakturan ska krediteras eller inte. Om inte hela fakturan krediteras får du manuellt ange fakturabelopp och kontering som ska krediteras.