Elektronisk fakturahantering (EFH)

Elektronisk fakturahantering – som förkortas EFH – är ett tillval i Monitor ERP. Grundtillämpningen av EFH ger systemstöd för att scanna in och digitalt hantera företagets leverantörsfakturor. Hela flödet från inscanning, ankomstregistrering, attestrunda, definitivbokning samt sökning effektiviseras med hjälp av denna funktion.

Har du leverantörer som också kör Monitor ERP kan du ställa in EFH att importera Monitor-till-Monitor e-fakturor.

Det finns även stöd i EFH för import av tolkade leverantörsfakturor. Både import av Monitor-till-Monitor e-fakturor och import av tolkade fakturor ger en mer rationell ankomstregistrering, eftersom allt data i huvud och rader på fakturorna importeras. Det blir betydligt mindre manuell hantering.

Har du leverantörer som kan skicka e-fakturor finns det stöd i EFH att ta emot e-fakturor. Dessa e-fakturor kommer att importeras och ankomstregistreras automatiskt. Har du angett en attestansvarig på leverantörerna kommer fakturorna automatiskt att skickas på attest.

Leverantörsfakturor kan komma in till rutinen Registrera leverantörsfaktura för ankomstregistrering på olika sätt när du använder EFH:

Om ingen attestant finns angiven i leverantörsregistret, hämtas attestkoden för M2M-fakturor och Peppol-fakturor från taggen BuyerReference i XML-filen. Detta kräver dock att personen är upplagd i attestregistret.

I stället för att ankomstregistrera en faktura går det att preliminärboka den. En systeminställning styr om preliminärbokning ska tillämpas eller inte. När en faktura ankomstregistreras/preliminärbokas går det också välja att definitivboka fakturan direkt, om attestanten har rättighet att göra det. Alternativt går det att definitivboka fakturan efter att den är attesterad av en eller flera attestanter.

Bilden beskriver fakturaflödet då EFH används (klicka på bilden för att göra den större).

Scanning av pappersfakturor

Om du ska scanna in leverantörsfakturor behöver du en scanner (manuell eller arkmatad) för att kunna koppla en bild av inkomna pappersfakturor till fakturaregistreringen. Rekommenderad filtyp vid inscanning av fakturor är PDF. Filtypen TIFF hanteras men omvandlas automatiskt till PDF vid inscanning, vilket tar lite längre tid. Data som berör EFH, inklusive inscannade bilder av fakturor, lagras i den ordinarie Monitor-databasen. Läs mer om scanningsfunktionen i online-hjälpen till rutinen Scanna dokument.

Utökad attest på konteringsrader (attest på radnivå)

I EFH och EFH Workflow (se nedan) finns möjlighet att granska/attestera fakturan på konteringsradsnivå för omkostnadsfakturor. Funktionen aktiveras via systeminställningen Använd utökad attest på konteringsrader. Vid attest av faktura visar systemet bara de konteringsrader som du behöver attestera. Vid beloppsgräns kontrolleras summan av de rader du attesterar på fakturan och inte fakturans totala nettobelopp.

Inköpsorderfakturor får attestant på radnivå utifrån annat regelverk. I första hand från den som är angiven som attestansvarig på leverantören och i andra hand den som är referens på inköpsordern. Överträdelse av beloppsgränser följer dock samma logik som för omkostnadsfakturor. Dvs. enligt ansvarig på konto, kostnadsställe osv.

Tolkning och import

Vid användning av EFH kan du aktivera en funktion för tolkning av leverantörsfakturor. Tolkningen görs via en extern programvara som heter CrossState och som är integrerad med Monitor ERP via ett API. Med tolkningsfunktionen får du leverantörsfakturorna automatiskt OCR-tolkade och importerade till en inkorg i Registrera leverantörsfaktura för verifiering och ankomstregistrering. I inkorgen verifierar du de tolkade fakturauppgifterna och rättar i det fall något har tolkats felaktigt, på så sätt "tränas" tolken så att den blir mer träffsäker vid efterföljande tolkningar.

För att aktivera tolkningsfunktionen ska ett konto skapas i den plugin som följer med EFH och som heter E-faktura CrossState. Denna plugin hittar du för importtypen Leverantörsfaktura, på fliken Import i rutinen Inställningar för export/import.

E-faktura import

Om dina leverantörer har möjlighet att skicka e-fakturor kan du även aktivera en funktion för import av e-fakturor. Den funktionen aktiverar du i samma plugin E-faktura CrossState. E-fakturor behöver inte tolkas utan de kommer istället att importeras och ankomstregistreras automatiskt. Har du angivit en attestansvarig på leverantörerna skickas fakturorna automatiskt på attest och hamnar inte i någon inkorg.

Tolkade fakturor och e-fakturor är användbart tillsammans med tillvalet EFH Workflow, särskilt när du har stora fakturavolymer. Läs mer om EFH Workflow nedan.

Notera att om du behöver hjälp med att skapa konto, tolkning eller import av fakturor, var vänlig och kontakta Monitors support för assistans.

E-faktura export (fungerar utan EFH)

I Monitor ERP kan du även aktivera en funktion för att exportera e-fakturor till dina kunder. Att exportera e-fakturor fungerar även utan EFH. För att aktivera den funktionen ska ett konto skapas i den plugin som följer med i Monitor ERP och som heter E-faktura Crediflow. Denna plugin hittar du för exporttypen E-faktura, på fliken Export i rutinen Inställningar för export/import.

När du har skapat ett konto kan du ansluta dina kunder som är med i olika e-fakturaregister för e-faktura. Detta gör du med en funktion i rutinen Kundregister.

Export av e-fakturor är helt integrerat i Monitor ERP och sker när du godkänner och skriver ut fakturorna på vanligt sätt till de e-fakturaanslutna kunderna.

Om du redan har ett eget avtal med Crediflow rekommenderar vi en övergång till e-faktura i Monitor ERP. Du får då en sömlös integration för utgående e-fakturor.

Notera att funktionen för att exportera e-fakturor ingår som standard i Monitor ERP och du behöver inte tillvalet EFH för den funktionen.

Tillval EFH Workflow

Du kan komplettera EFH med tillvalet EFH Workflow, som automatiserar flödet av leverantörsfakturor med ankomstregistrering, koppling av inköpsorder till varufakturor, attest och definitivbokning. Det du kan uppnå med EFH Workflow är ett helt automatiserat fakturaflöde. Du behöver då normalt inte hantera några fakturor i rutinen Registrera leverantörsfaktura.

För varufakturor är förutsättningen att fakturaraderna kan matchas mot tillhörande inköpsorderrader. Om en fakturarad inte matchas fastnar den efter importen i en särskild inkorg. Du får då vidta åtgärder för att korrigera det som inte matchar, och skicka fakturan vidare i flödet till attest och definitivbokning.

För omkostnadsfakturor är flödet lite enklare då det inte görs någon koppling av inköpsorder och matchning på radnivå.

Peppol

Om du redan har ett eget avtal med en annan e-fakturaleverantör, finns det stöd i EFH att importera dessa tolkade leverantörsfakturor till en XML-inkorg* i rutinen Registrera leverantörsfaktura.

Du behöver beställa en plugin till Monitor ERP från Monitor ERP System AB. Det finns en plugin för formatet Peppol BIS 3.0. Plugin för Peppol har även stöd för att exportera e-fakturor och skicka till kunder.

Import och export av Peppol e-fakturor sker via ett FTP-konto som e-fakturaleverantören tillhandahåller.

Inställningarna görs i rutinen Inställningar för export/import.

* En XML-inkorg för Peppol BIS 3.0 e-fakturor ska registreras i rutinen Scanna dokument.