En e-faktura är en digital faktura som skickas eller tas emot i ett elektroniskt strukturerat format. En PDF-faktura som skickas vid e-post räknas därmed inte som en e-faktura.

En VAN-operatör fungerar som en mellanhand och distribuerar e-fakturor från och till dig. VAN står för Value Added Network. Om du använder dig av någon av integrationerna i Monitor ERP kan du ha Crediflow eller Maventa (Finland) som VAN-operatör.

Här kan du läsa mer om hur du aktiverar ett digitalt fakturaflöde.

GLN (Global Location Number) används för att identifiera en plats eller ett företag. GS1 har skapat en global standard för hur GLN ska sättas ihop. Notera att Monitor ERP System AB inte kan hjälpa dig med att registrera GLN, men om du har ett befintligt nummer kan vi hjälpa dig att aktivera det på ditt e-fakturakonto.

Om du har ett GLN (Global Location Number) registrerat, kontakta vår supportavdelning för att få hjälp att aktivera det på ditt CrossState/Crediflow-konto.

Vill din kund ta emot e-fakturor i formatet Svefaktura eller kanske Peppol? Med vår integration mot Crediflow behöver du inte bekymra dig. Crediflow tar hand om alla era utgående fakturor och ser till att de når mottagaren på det sättet de vill och kan ta emot dem.

Om du vill sluta skicka e-fakturor till kunden kan du ta bort partanslutningen i Kundregister.

För att ta bort e-fakturaanslutningen mot en kund, följ nedan steg:

1. Öppna fönstret E-fakturaanslutning med hjälp av knappen Öppna dialog för Crediflow.

   

2. Klicka på informationsknappen bredvid Part-id.

   

3. Under Information om part väljer du Ta bort partanslutning.

   

4. Spara rutinen.

Nedan kan du läsa mer om hur fakturatolkning med CrossState fungerar för dig som har tillvalet Elektronisk fakturahantering (EFH).

Fakturatolken CrossState hjälper dig att spara tid genom att automatiskt läsa av fakturauppgifter från dina PDF-fakturor, så du slipper knappa in dessa manuellt i Registrera leverantörsfaktura.

När fakturan kommer in till CrossState tolkas allt på fakturabilden. Systemet börjar med att identifiera leverantörsuppgifter som sedan matchas mot leverantörsregistret som läses ut från Monitor ERP varje kväll. Därefter söker tolken efter ledtexter som t.ex. ”fakturadatum”. När ledtexten hittats så hämtar CrossState värdet till höger eller strax under ledtexten och presenterar det som förslag. När du godkänner det förslagna värdet, genom att verifiera fakturan i inkorgen För registrering/verifiering, skickas feedback till CrossState och kunskap om leverantören lagras.

När du använder tillvalet EFH tolkas uppgifter på fakturahuvudnivå, t.ex. leverantör, fakturatyp (debet/kredit), fakturanummer, fakturadatum och belopp. Informationen importeras sedan tillsammans med fakturabilden in till inkorgen För registrering/verifiering i rutinen Registrera leverantörsfaktura. I inkorgen verifierar du de tolkade uppgifterna och säkerställer att rätt värden hittats av CrossState.

Här kan du läsa mer om hur fakturatolkning via CrossState fungerar, samt tips och rekommendationer för en optimal fakturatolkning.

Om CrossState inte hittar leverantören kan det vara bra att kontrollera följande:

1. Uppgifter i Leverantörsregister

   Finns tillräckligt med uppgifter registrerade. Jämför uppgifterna på fakturabilden med uppgifterna i Leverantörsregister, stämmer de överens? Finns t.ex. rätt organisationsnummer/momsregistreringsnummer angivet? Kontrollera även om det finns dubbletter av leverantören i Leverantörsregister, i detta fall kan det vara svårt för tolken att veta vilken leverantör som ska väljas. Om någon information särskiljer fakturorna kan det hjälpa att använda sig av fältet CrossState ”Slogan”.

2. Att leverantörsregistret är uppladdat till CrossState

   Om leverantören är helt ny eller du nyligen gjort ändringar i leverantörsregistret, kan det hända att uppgifter inte ännu blivit uppladdade till CrossState. Senaste registeruppdatering kan du se i rutinen Inställningar för export/import. Om du har valt schemalagd uppladdning av register, laddas register automatiskt upp till CrossState varje kväll (mellan 19:00-22:00). Om du har gjort ändringar i leverantörsregistret som du vill att tolken ska ta del av direkt, kan du göra en manuell uppladdning av registren. Detta gör du via knappen Manuell uppladdning i rutinen Inställningar för export/import. Här kan du läsa mer om registeruppladdning.

3. Om leverantörsuppgifter saknas på fakturans första sida

   CrossState letar leverantörsuppgifter på fakturans första sida. Om uppgifter som möjliggör en leverantörsmatchning saknas på fakturans första sida, kan det därför vara svårt för tolken att hitta leverantören. I dessa fall är det bra att fylla på med så mycket övrig information som möjligt som står på första sidan i Leverantörsregistret. Det kan t.ex. vara en webbsida eller besöksadress. Om detta inte hjälper kan du ta kontakt med vår supportavdelning som undersöker om det går att göra ytterligare justeringar.

Om CrossState inte hittar rätt värde på fakturan kan det vara bra att kontrollera följande:

Nedan gäller endast då CrossState har hittat leverantören på fakturan.

1. Att flera fakturor från leverantören har verifierats

   Har flera fakturor från leverantören verifierats? Om endast ett fåtal fakturor verifierats kan det vara så att tolken inte ännu lagrat all den kunskap som den behöver för att göra en säker tolkning av värdet. Tänk på att det behöver gå minst ett dygn mellan fakturorna för att kunskapen ska hinna lagras på leverantören. Om du t.ex. verifierar 7 fakturor från samma leverantör i ett svep, kommer tolken inte ha lärt sig något mer vid den sjunde fakturan än vid den första då feedback från verifieringen inte ännu kommit CrossState tillhanda.

   Det går inte att säga ett generellt antal fakturor som behöver verifieras för att säkerställa att värdet på fakturorna hittas. Systemet bygger och använder kunskap kontinuerligt och komplexiteten och logiken påverkar tolkens upplärning.

2. Om tolken inte hittar belopp

   Om det är belopp som inte hittas kan du kontakta vår supportavdelning för att få hjälp med en beloppsmall. En beloppsmall hjälper tolken att hitta beloppen på fakturor från den specifika leverantören

   När beloppsmallar ska skapas behöver fakturaflödet i CrossState tillfälligt stoppas. Inga fakturor kommer under denna tid att tolkas eller importeras till Monitor ERP från CrossState. Om det finns fakturor från olika leverantörer där beloppet inte hittas är det därför bra att meddela supporten om samtliga, på så vis behöver inte fakturaflödet stoppas flera gånger.
   

3. Felaktig kunskap har lagrats

   Om du missat att korrigera felaktiga uppgifter som tolken hittat när du verifierar dina fakturor, kan felaktig kunskap lagras på leverantören. Detta kan också vara fallet om din leverantören ändrat utseende på sina fakturor. Detta gör att tolken letar fel värden på fakturan vilket resulterar i att rätt värden aldrig hittas. Du kan få hjälp med att ta bort felaktig kunskap genom att kontakta vår supportavdelning.