Elektronisk fakturahantering (EFH)

Med Elektronisk fakturahantering (EFH) kan du elektroniskt hantera fakturor du fått från leverantörer och koppla dem till leverantörsfakturor i Monitor ERP. Med EFH får du också stöd för elektronisk attest. Attestanter kan få påminnelser och meddelanden om attesteringar och definitivbokningar.

Hur fungerar EFH?

Leverantörsfakturor kan hamna i Monitor ERP på olika sätt:

• Fakturor (papper) som scannas in som PDF-filer och hamnar i en särskild katalog (inkorg).
• Fakturor (PDF) via e-post som dras direkt från e-postprogrammet och släpps på ett fakturavisningsfönster.
• Monitor-till-Monitor e-fakturor (XML + PDF) som hamnar i en särskild katalog (inkorg).
• Fakturor (papper) som scannas, tolkas och sedan automatiskt importeras.
• E-fakturor som automatiskt importeras.
• Fakturor (PDF) via e-post som tolkats automatiskt och ska verifieras i Monitor ERP innan de blir registrerade.

När leverantörsfakturor ankomstregistreras i Monitor ERP importeras fakturorna från de nämnda inkorgarna. Alternativt kan en fakturafil dras in manuellt med muspekaren från ett e-postprogram och släppas på fakturavisningsfönstret.

PDF-filen används för att kunna se en bild av pappersfakturan. XML-filen används för att importera data från leverantörsfakturan till ankomstregistreringen. Uppgifterna i XML-filen matchas i ett importfönster mot rätt inköpsorder och fakturaunderlag i Monitor ERP.

Det går att preliminärboka en faktura istället för att ankomstregistrera den. Det går även att definitivboka fakturor direkt vid ankomstregistrering och preliminärbokning, om attestanten har rättighet att göra det. Alternativt går det att definitivboka fakturan efter att den är attesterad av en eller flera attestanter.

EFH ger dig också stöd för attestlistor och attestgrupper.

Tolkning

Du kan aktivera en funktion för att tolka och importera fakturor. Funktionen är kopplad till CrossState (OptoSweden) via ett API i Monitor ERP. CrossState är en molntjänst för scanning och tolkning av leverantörsfakturor.

Tolkningsfunktionen underlättar ankomstregistrering av fakturorna, eftersom ingen manuell registrering av uppgifter från fakturan behöver göras.

EFH Tolkning är särskilt användbart tillsammans med tillvalet EFH Workflow och gör då att hela fakturaflödet i Monitor ERP automatiseras, från tolkning och import av leverantörsfakturor till attestering och definitivbokning. Läs mer om Tolkning.

E-faktura

Du kan aktivera en funktion för att importera e-fakturor i EFH. Det gör att dina leverantörer kan skicka e-fakturor till dig som automatiskt importeras i Monitor ERP.

Du kan också aktivera en funktion för att exportera e-fakturor. Med den funktionen kan du skicka e-fakturor till dina kunder. Läs mer om E-faktura.

EFH Workflow

EFH Workflow är ett tillval till EFH som automatiserar fakturaflödet i Monitor ERP, från ankomstregistrering, koppling av inköpsorder, attest, till definitivbokning av fakturorna.

Med EFH och EFH Workflow kan du uppnå ett helt digitaliserat och automatiserat fakturaflöde i Monitor ERP. Det är unikt i branschen. Läs mer om EFH Workflow.