Utbetalningar

I denna rutin kan du registrera utbetalningar i leverantörsreskontran och göra återrapportering. Utbetalningar som registreras ger fakturorna status betalda eller delbetalda i leverantörsreskontran. Konteringar uppdateras också i bokföringen. I rutinen Bankinställningar görs flera viktiga inställningar för de utbetalningar som registreras i denna rutin, t.ex. inställningar för olika typer av betalningssätt och bortskrivningskoder.

Utbetalningar kan du registrera på olika sätt i denna rutin. Ett sätt är att beordra betalning direkt via listan Utbetalningsförslag, där valda leverantörsfakturor i listan förs över direkt till en betalningsfil som skickas till banken, alternativt att valda fakturor i listan förs över till transaktionslistan och kan godkännas/skrivas ut i rutinen Skriv ut transaktionslista. Godkänns fakturorna i transaktionslistan förs de över till betalningsfilen. Ett annat sätt är att först föra över markerade fakturor från listan Utbetalningsförslag till fliken Betala via fil (beordra) eller lägga till dem en i taget på den fliken, och därifrån föra över dem till en betalningsfil. Dessa sätt gäller utbetalningar med elektroniska betalningssätt. Utbetalningar för leverantörsfakturor med manuella betalningssätt kan du också registrera i listan Utbetalningsförslag, genom att markera fakturorna och föra över dem till fliken Betala manuellt eller lägga till dem en i taget i den fliken.

Om du använder betalningssättet ISO krävs i vissa fall speciell hantering av kreditfakturor. Här kan du läsa mer.

I rutinen registrerar du också återrapportering av betalda leverantörsfakturor (som tidigare har skickats i betalningsfil till banken och återredovisning har erhållits från banken). Återrapportering måste du göra för att fakturorna ska uppdateras som betalda i systemet. Rapporteringen görs i en lista för de fakturor som har betalats. För att göra återrapportering så väljer du listtypen Återrapportering.

Du kan göra återrapportering via filer. Syftet med denna funktion är att via en fil återrapportera de betalningar som är utförda hos banken. Att läsa in utförda betalningar via fil är ett mycket snabbare och enklare sätt att återrapportera än att manuellt återrapportera betalningar som du har registrerat hos banken.

Du kan även makulera eller ångra gjorda utbetalningar. Makulering av utbetalningar kan vara aktuell t.ex. om fakturor av misstag beordrats för betalning. En sådan justering bör du endast göra innan betalningsfilen har skickats till banken. Det är möjligt att makulera enskilda utbetalningar såväl som hela utbetalningsjournaler, transaktionslistor m.m. För att makulera utbetalningar så väljer du listtypen Makulera utbetalningar.

I rutinen kan du också registrera utbetalningar som a conto-utbetalningar. Det är utbetalningar av t.ex. förskott eller överbetalning som det saknas faktura för i leverantörsreskontran. En sådan utbetalning skapar en ny leverantörsreskontrapost av typen a conto och den kommer sedan att finnas som ett tillgodohavande för er i leverantörsreskontran. A conto A conto är en delbetalning (förskottsbetalning) som du har gjort till en leverantör eller fått ifrån en kund.-utbetalningar lägger du till i fliken Betala manuellt genom att lämna fältet Löpnummer tomt.

Om du vill skicka a conto-utbetalning via fil registrerar du först a conto i fliken Betala manuellt, därefter kan du välja ett elektroniskt betalningssätt under kolumnen Betalningssätt (som standard hittar du kolumnen under knappen Mer info). A conto-betalningen kommer i detta steg skapa en post i reskontran som inte bokförs. Posten visas som en skuld till leverantören och därmed som ett positivt belopp i Leverantörsreskontralista. Efter registrering kan du skapa betalning via fil på samma sätt som andra filbetalningar. När a conto-betalningen återrapporteras som fullbetald skapas automatiskt ett nytt a conto. Detta a conto bokförs och visas som ett tillgodohavande till leverantören och därmed som ett negativt belopp i Leverantörsreskontralista. Det nya a conto som skapas får löpnumret från den ursprungliga a conto-betalningen som Leverantörsfakturanummer, för att se kopplingen mellan dessa. För a conto som har ett elektroniskt betalningssätt visas A conto (elektronisk) som Fakturatyp.

Följande systeminställningar berör utbetalningar: Förvald valutakurs vid utbetalningar, Förvald valutakurs vid utbetalningar (via fil) och Metod för beräkning av betalningsdatum.

Listtyper

Utbetalningsförslag

Denna listtyp används för att beordra utbetalningar från en lista med utbetalningsförslag för fakturor och föra över dem till transaktionslista och betalningsfil eller betala dem manuellt.

Tanken med listan är att du kan ta fram utbetalningsförslag på fakturor med selektering på ett betalningssätt. Dvs. att du tar fram en lista innehållande de fakturor som har samma betalningssätt. I listan ser du alla fakturor som ska tas med från utbetalningsförslag vidare till utbetalning. Är det utbetalningsförslag som har ett manuellt betalningssätt, så för du över dem till fliken Betala manuellt där du sparar och bokför betalningarna. Är det utbetalningsförslag som har ett elektroniskt betalningssätt, så för du antingen över dem till fliken Betala via fil (beordra) eller så hoppar du över det steget och sparar i stället. När du sparar har du möjlighet att välja att föra över fakturorna direkt till en betalningsfil, alternativt välja att öppna transaktionslistan och godkänna fakturorna där i stället och föra över dem till betalningsfilen. Du kan då även skriva ut transaktionslistan om så önskas.

Återrapportering

Denna listtyp används för att göra återrapporteringar av betalda leverantörsfakturor (som tidigare har skickats i betalningsfil till banken), för vilka återredovisning har erhållits från banken.

Tanken med listan är att du tar fram fakturor för återrapportering med selektering på ett betalningssätt t.o.m. ett visst betalningsdatum. I listan ser du alla fakturor som ska återrapporteras som betalda. Du kan justera betalningsdatum om betalningen drogs på en annan dag. Du kan justera betalningsdagen genom att spara, alltså utan att verkställa återrapporteringen. Detta kan vara nödvändigt om du t.ex. skickat ett ändringsuppdrag till banken på ändrat betalningsdatum.

Makulera utbetalningar

Denna listtyp används för att makulera eller ångra utbetalningar.

Tanken med listan är att du tar fram gjorda utbetalningar av fakturor för makulering, t.ex. om fakturor av misstag har beordrats för betalning. Redan betalda och bokförda utbetalningar kan du också makulera. Vid makuleringen skapas det vändningsverifikationer för dessa utbetalningar.