E-post

De flesta dokumentutskrifter (t.ex. order) kan också skickas via e-post. En mottagande e-postadress ska dock först vara angiven i huvudet på dokumentet. Dokumenten bifogas automatiskt som PDF-filer och som XML-filer i vissa fall. För att det ska gå att skicka e-post från Monitor G5 måste inställningar för en e-postserver göras här.

Notera att dessa e-postinställningar används även för kalenderintegration av aktiviteter i Monitor G5.

Metod för e-post

En generell metod för hur e-post ska skickas och tas emot i Monitor G5. Det finns fyra metoder:

  • Klientbaserat, via Microsoft Outlook – om användarna har Outlook installerat kan du välja detta alternativ.
  • Serverbaserat, via Microsoft Exchange – om den inbyggda e-postklienten i Monitor G5 ska användas mot Exchange (on-premise) väljer du detta alternativ.
  • Serverbaserat, via SMTP – om en annan e-postserver än Exchange används väljer du detta alternativ.
  • Serverbaserat, via Microsoft Exchange Online – om den inbyggda e-postklienten i Monitor G5 ska användas mot Exchange Online väljer du detta alternativ. I detta fall måste du registrera en klientapplikation för OAuth 2.0 i Azure Active Directory. Se denna guide.

Motsvarande inställning finns även på användarnivå i rutinen Användare, som då överstyr den här generella systeminställningen.

Serveradress (Exchange/SMTP)

E-postserverns IP-adress eller DNS-namn.

Med knappen Kontrollera e-postinställningar bredvid fältet kan du kontrollera att e-postinställningarna är korrekta genom att skicka ett testmeddelande.

I den dialogruta som visas under knappen går det att kontrollera de två olika serverbaserade inställningarna i Metod för att skicka e-post och ange e-postadress för Mottagare och Avsändare. Förvalt hämtas e-postadressen till de två fälten från den inloggade användaren. Är Metod för att skicka e-post inställd som Serverbaserat, via Microsoft Exchange kan du även ange Användarnamn och Lösenord för autentisering mot Exchange-servern.

När du har klickat på knappen Test visas "Ok" i fältet Resultat om inställningarna fungerar. Mottagaren ska då också få ett test e-postmeddelande i sin inkorg. Är någon inställning felaktig visas istället orsaken i resultatfältet.

Program-ID (klient)

Gäller om du har valt Serverbaserat, via Microsoft Exchange Online som Metod för att skicka e-post. Kopiera hit värdet Program-ID (klient) på din klientapplikation i Azure Active Directory.

Katalog-ID (klientorganisation)

Gäller om du har valt Serverbaserat, via Microsoft Exchange Online som Metod för att skicka e-post. Kopiera hit värdet Katalog-ID (klientorganisation) på din klientapplikation i Azure Active Directory.

Autentiseringsflöde

Gäller om du har valt Serverbaserat, via Microsoft Exchange Online som Metod för att skicka e-post. Här väljer du autentiseringsflöde mot Exchange. Följande alternativ finns:

  • Klienthemlighet – välj detta autentiseringsflöde om du ska använda en Klienthemlighet. Du måste skapa denna klienthemlighet i Azure Active Directory.
  • Användarnamn/Lösenord – välj detta autentiseringsflöde om du ska använda Exchange-kontots användarnamn och lösenord. I dagsläget finns vissa begränsningar vid val av detta autentiseringsflöde - villkorlig tillgång och multifaktorverifiering stöds t.ex. inte av alla organisationer som använder Azure Active Directory, om administratören har satt multifaktorverifiering som krav.

Klienthemlighet

Gäller om du har valt Klienthemlighet i ovanstående systeminställning. Kopiera hit värdet* för den klienthemlighet som du skapade i Azure Active Directory.

* Notera att du måste kopiera Värde för klienthemlighet till annan plats, i samband med att du skapar klienthemligheten på sidan Certifikat och hemligheter i Azure Active Directory, för att sedan kunna kopiera det värdet till detta fält. En klienthemlighet har också en viss giltighetstid i Azure Active Directory, så du måste skapa en ny klienthemlighet då giltighetstiden håller på att gå ut och sedan kopiera hit den nya klienthemligheten.

Port (Exchange/SMTP)

TCP-port för e-postserverns IP-adress eller DNS-namn. Förvalt står det 0, då används standardport för Exchange eller SMTP. Om systeminställningen Använd SSL är aktiverad ska port vanligtvis vara 587 (TLS) eller 465 (SSL).

Användarnamn (SMTP)

Användarnamn för det konto som ska användas för inloggning till SMTP e-postservern. Beroende på vilken SMTP-server eller SMTP-tjänst som används kan det vara ett kontonamn eller en e-postadress.

Inställning av användarnamn för inloggning till en Exchange e-postserver görs på användarnivå i rutinen Användare.

Lösenord (SMTP)

Ovanstående användarnamns befintliga lösenord för inloggning till SMTP e-postservern. Inställning av lösenord för inloggning till en Exchange e-postserver görs på användarnivå i rutinen Användare.

Använda SSL

Om e-postservern kräver en krypterad anslutning via TLS eller SSL ska denna inställning aktiveras. Då ska även Port (Exchange/SMTP) ovan ändras.

Maximal storlek för filer i e-post

Denna inställning påverkar systeminställningarna Skicka flera order i samma e-postmeddelande samt Skicka flera order/fakturor i samma e-postmeddelande. Här ställer du in maximal sammanlagd storlek i megabyte (MB), för filer som är bilagor i e-postmeddelanden till leverantör/kund och som innehåller flera order. Förvalt är inställningen 10 MB.

Om bilagorna i ett sådant e-postmeddelande tillsammans är större än det värde du anger här, sker en uppdelning av e-postmeddelandet i två eller flera e-postmeddelanden. Bilagorna fördelas då på dessa e-postmeddelanden.

Om ett e-postmeddelande inte innehåller flera order, men innehåller ett antal bilagor som tillsammans är större än det värde du anger här, kommer ingen uppdelning av e-postmeddelandet att ske.