Utbetalningar

I denna rutin kan du registrera utbetalningar i leverantörsreskontran och göra återrapportering. Utbetalningar som registreras ger fakturorna status betalda eller delbetalda i leverantörsreskontran. Konteringar uppdateras också i bokföringen. I rutinen Bankinställningar görs flera viktiga inställningar för de utbetalningar som registreras i denna rutin, t.ex. inställningar för olika typer av betalningssätt och bortskrivningskoder.

Utbetalningsförslag

Du kan registrera utbetalningar på olika sätt i denna rutin. Ett sätt är att beordra betalning direkt via listan Utbetalningsförslag, där valda leverantörsfakturor i listan förs över direkt till en betalningsfil som skickas till banken, alternativt att valda fakturor i listan förs över till transaktionslistan och kan godkännas/skrivas ut i rutinen Skriv ut transaktionslista. Godkänns fakturorna i transaktionslistan förs de över till betalningsfilen. Ett annat sätt är att först föra över markerade fakturor från listan Utbetalningsförslag till fliken Betala via bank (beordra) eller lägga till dem en i taget på den fliken, och därifrån föra över dem till en betalningsfil. Dessa sätt gäller utbetalningar med elektroniska betalningssätt. Utbetalningar för leverantörsfakturor med manuella betalningssätt kan du också registrera i listan Utbetalningsförslag, genom att markera fakturorna och föra över dem till fliken Betala manuellt eller lägga till dem en i taget i den fliken.

Om du använder betalningssättet ISO krävs i vissa fall speciell hantering av kreditfakturor. Här kan du läsa mer.

Utbetalningar via Bankintegration

Likt tidigare gör du dina utbetalningar här i rutinen Utbetalningar. Antingen direkt via listtypen Betalningsförslag eller via fliken Betala via bank (beordra). Använd det betalningssätt som avser bankintegration. Nedan kan du läsa mer om utbetalningar med Open Banking och File Pay (ISO).

Återrapportering

I rutinen registrerar du också återrapportering av betalda leverantörsfakturor (som tidigare har skickats i betalningsfil till banken och återredovisning har erhållits från banken). Återrapportering måste du göra för att fakturorna ska uppdateras som betalda i systemet. Rapporteringen görs i en lista för de fakturor som har betalats. För att göra återrapportering så väljer du listtypen Återrapportering.

Du kan göra återrapportering via filer. Syftet med denna funktion är att via en fil återrapportera de betalningar som är utförda hos banken. Att läsa in utförda betalningar via fil är ett mycket snabbare och enklare sätt att återrapportera än att manuellt återrapportera betalningar som du har registrerat hos banken.

Utbetalningar via Bankintegration återrapporteras via i fliken Återrapportering via bankintegration, i rutinen Hantera banktransaktioner.

Makulering

Du kan makulera eller ångra gjorda utbetalningar. Makulering av utbetalningar kan vara aktuell t.ex. om fakturor av misstag beordrats för betalning. En sådan justering bör du endast göra innan betalningsfilen har skickats till banken. Det är möjligt att makulera enskilda utbetalningar såväl som hela utbetalningsjournaler, transaktionslistor m.m. För att makulera utbetalningar så väljer du listtypen Makulera utbetalningar.

Om du behöver makulera en utbetalning som skickats till banken men som ännu inte dragits från bankkontot (kommande utbetalning), skiljer sig hanteringen åt beroende på din bank. För de flesta banker går det till som tidigare, dvs. att betalningsuppdraget behöver makuleras på internetbanken och sedan makuleras i Monitor ERP via listtypen Makulera utbetalning i rutinen Utbetalningar.

Undantag är om du gjort en utbetalning via Open Banking (tillvalet Bankintegration) och har banken SEB (Sverige). Det går då inte att göra en sådan makulering på internetbanken, utan makuleringen kan endast göras via Monitor ERP. När du sparar makuleringen i Monitor ERP skickas ett automatiskt meddelande till banken (SEB) att betalningsuppdraget är makulerat. Notera att det kan ta cirka en minut innan betalningsuppdraget tagits bort på internetbanken.

Utbetalningar som a conto

I rutinen kan du också registrera utbetalningar som a conto-utbetalningar. Det är utbetalningar av t.ex. förskott eller överbetalning som det saknas faktura för i leverantörsreskontran. En sådan utbetalning skapar en ny leverantörsreskontrapost av typen a conto och den kommer sedan att finnas som ett tillgodohavande för er i leverantörsreskontran. A contoStängd A conto är en delbetalning (förskottsbetalning) som du har gjort till en leverantör eller fått ifrån en kund.-utbetalningar lägger du till i fliken Betala manuellt genom att lämna fältet Löpnummer tomt.

A conto-utbetalning via fil

Om du vill skicka a conto-utbetalning via fil registrerar du först a conto i fliken Betala manuellt, därefter kan du välja ett elektroniskt betalningssätt under kolumnen Betalningssätt (som standard hittar du kolumnen under knappen Mer info). A conto-betalningen kommer i detta steg skapa en post i reskontran som inte bokförs. Posten visas som en skuld till leverantören och därmed som ett positivt belopp i Leverantörsreskontralista. Efter registrering kan du skapa betalning via fil på samma sätt som andra filbetalningar. När a conto-betalningen återrapporteras som fullbetald skapas automatiskt ett nytt a conto. Detta a conto bokförs och visas som ett tillgodohavande till leverantören och därmed som ett negativt belopp i Leverantörsreskontralista. Det nya a conto som skapas får löpnumret från den ursprungliga a conto-betalningen som Leverantörsfakturanummer, för att se kopplingen mellan dessa. För a conto som har ett elektroniskt betalningssätt visas A conto (elektronisk) som Fakturatyp.

Följande systeminställningar berör utbetalningar: Förvald valutakurs vid utbetalningar, Förvald valutakurs vid utbetalningar (via fil) och Metod för beräkning av betalningsdatum.

Läs mer om uppsättning av ISO utbetalningar under Tillämpningar i online-hjälpen.