Offert

I denna flik lägger du upp typer för offerter. Från början finns ordertypen Offert. Den kan du inte ta bort, ändra grundtyp på eller inaktivera.

Prefix

Ett prefix kan anges som är upp till tre tecken och systemet lägger då automatiskt in prefixet i början på numret som kommer från nummerserien. T.ex. vid registrering av en offert och nästa nummer i nummerserien är 1001 och prefixet är S på offerttypen så sätts S1001 som offertnummer.

Benämning

Benämningstext för ordertypen offert. Med knappen Översättningar kan texten översättas till de olika aktiva språk som finns registrerade i systemet. Läs mer om språkhantering av översättningsbara texter.

Grundtyp

Grundtyp styr vilken funktionalitet som ordertypen offert har. I dagsläget finns endast grundtypen Offert att välja när ny ordertyp för offert skapas.

Prisstrategi

Prisstrategi styr hur priset anges för ordertypen. Förvalt är Enligt kund. Då blir det kundkopplat pris i första hand och prislistan i kundregistret som styr. Till valet Prislista får du välja en viss prislista. Till valet Standardpris är det artikelns standardpris som gäller.

Ordertypsrabatt

Här kan du ange en rabatt i procent direkt på ordertypen. När du skapar en offert med denna ordertyp kommer denna rabatt att läggas till på offertraderna som Ordertypsrabatt (kod 5).

Strategi för kurstyp

Strategi för kurstyp styr vilken kurstyp som ska användas för ordertypen. Förvalt är Enligt kund. Då blir det kurstypen angiven på kunden som används i första hand. Till valet Enligt ordertyp får du välja en viss kurstyp. De olika kurstyperna som finns i systemet registreras i rutinen Valutor, fliken Kurstyper.

Konteringsgrupp

Konteringsgrupp för ordertypen. Valbara konteringsgrupper är de av typen Försäljning i rutinen Konteringsmatris.

Variant

Du kan välja vilken dokumentvariant för offert som ska vara förvald för denna ordertyp av offert. Dokumentvarianter hanteras i rutinen Dokumentmallar. Valet Förvald är den dokumentvariant för offert som är satt som förvald i den rutinen.

För offerter går det att använda en dokumentvariant per offerttyp, detta registrerar du på fliken Offert i rutinen Ordertyper. För kundorder går det att använda dokumentvarianter för ordererkännande, fakturor, följesedlar och pallflaggor per ordertyp. Detta registrerar du i rutinen Ordertyper, fliken Kundorder. Per kund går det att ange dokumentvariant per kund i Kundregister.

Vid registrering av offerter, kundorder och fakturor samt vid utleverans sätts dokumentvariant enligt denna prioritet:

Dokumentvariant angiven på kund i Kundregister.
Dokumentvariant angiven på ordertyp i Ordertyper, fliken Offert respektive fliken Kundorder.
Förvald dokumentvariant i rutinen Dokumentmallar.

Dokumentstruktur

Under knappen Dokumentstruktur definierar du vilka dokument som ska vara förvalda att skrivas ut tillsammans med offerter med denna ordertyp. Dokumenten kan t.ex. vara försättssidor, avtal och kalkyler. De dokument du lägger till här kommer att läggas till automatiskt i fliken Dokumentstruktur i rutinen Registrera offert, på nya offerter med denna offerttyp.

Du kan lägga till eller infoga dokument till huvuddokumentet i valfri ordning. Klicka på Lägg till ny rad sist för att lägga till själva huvuddokumentet (offerten, ordern). Detta dokument visas som en grå rad (se bilden nedan).

Om du inte använder dokumentstrukturer kommer huvuddokumentet att skrivas ut, även om du inte lagt till huvuddokumentet här (den gråa raden markerad i bilden ovan).

Externa dokumentfiler kan t.ex. vara PDF-filer som du med bläddra-knappen väljer från en sökväg och ger ett namn i tabellen. Notera att det bör helst vara en UNC-sökväg och inte en sökväg till en utdelad enhet eller lokal enhet. Anledningen till det är så att andra användare alltid har access till sökvägen om de ska kunna skriva ut dokumenten. En UNC-sökväg skrivs så här: \\datornamn\utdelningsnamn, t.ex. \\file_server\documents.

Ett exempel på upplägg av dokumentstruktur kan vara att först ha en försättssida, därefter en sida med avtalstext, sedan själva huvuddokumentet och sist en avslutande sida.

En dokumentstruktur kan vara förvald. Det styrs i första hand av ordertypen och språket på mottagarens postadress, men du kan ändra vilka specifika dokumentfiler som ska ingå i just denna dokumentstruktur tillsammans med huvuddokumentet. Förvalda dokumentstrukturer definieras per ordertyp i rutinen Ordertyper.

Du lägger till eller infogar valfritt antal dokumentfiler i tabellen, så att de hamnar i den ordning du vill ha dem. Ändringar som du gör sparas på den aktuella posten i rutinen.

Notera, för att lägga till en extern dokumentfil före huvuddokumentet, måste du markera raden Dokument (så att den får fokus) och sedan klicka på knappen Infoga ny rad (Shift + F5) på funktionsmenyn.

Resultatet blir ett sammansatt dokument bestående av alla dokumentfiler inkl. huvuddokumentet i den ordningen de ligger i dokumentstrukturen. Om du skickar detta som e-post till mottagaren skapas en enda PDF-fil av alla dokumentfiler inkl. huvuddokumentet och bifogas i e-postmeddelandet. Om du skriver ut dokumentstrukturen skrivs alla dokumenten ut i inbördes ordning.

Prioritet

Prioritet syftar till att prioritera offert, förfrågan, order eller projekt. Förvalt värde är nio. Du kan ange siffrorna 1–9, där 1 är högsta prioritet. Fältet kan inte lämnas tomt.

Denna prioritet på ordertypen för offert kombineras alltid med prioritet på kund, när prioriteten på offerten sätts. Högsta prioritet på ordertyp och kund blir offertens prioritet.

Aktivitetsmall

Förvald aktivitetsmall att koppla på nya offerter som skapas med denna ordertyp. Aktivitetsmallar är fördefinierade uppsättningar av aktiviteter för offerten. De hanteras i fliken Aktivitetsmallar i rutinen Grunddata Grunddata är statiska poster i en databas, exempelvis artiklar, kunder, användare, produktionsgrupper. – Säljstöd. Aktivitetsmall kan du ändra i efterhand på offerten.

Aktiv

Styr att offerttypen är aktiv. En inaktiverad offerttyp blir inte längre tillgänglig för användarna i systemet.

Kundordertyp

Styr vilken ordertyp för kundorder som ska vara föreslagen, i samband med att en ny kundorder skapas av en offert som har denna ordertyp. Valbara ordertyper är de med grundtypen Nyförsäljning.

Behovsberäkning

Styr om ordertypen ska inkluderas i behovsberäkningar och nettobehovskörningar. En offerts sannolikhetskod styr hur stor andel av antalet i procent på offertraderna som ska tas med i behovsberäkning/nettobehovskörning. I rutinerna Behovsberäkning och Nettobehovskörning Nettobehovskörning (kallas även NBK) tillämpas för att behovsplanera utifrån kundorderstock samt från eventuella försäljningsprognoser. måste Offert också väljas att tas med i beräkningen.