Kundavtal

I denna flik lägger du upp ordertyper för kundavtal. Det följer med en ordertyp från start. Den kan du inte ta bort, ändra grundtyp på eller inaktivera.

Prefix

Ett prefix kan anges som är upp till tre tecken och systemet lägger då automatiskt in prefixet i början på numret som kommer från nummerserien. T.ex. vid registrering av en kundorder och nästa nummer i nummerserien är 1001 och prefixet är S på ordertypen så sätts S1001 som kundordernummer.

Ordertyp

Benämningstext för ordertypen. Med knappen Översättningar kan texten översättas till de olika aktiva språk som finns registrerade i systemet. Läs mer om språkhantering av översättningsbara texter.

Grundtyp

Grundtyp styr vilken funktionalitet som ordertypen har. Grundtypen Avtal finns att välja när ny ordertyp för avtal skapas.

Prisstrategi

Prisstrategi styr hur priset anges för ordertypen. Grundtypen Avtal har prisstrategi Enligt kund förvald. Med det valet blir det kundkopplat pris i första hand och prislistan i kundregistret som styr. Med valet Prislista får du välja en viss prislista som då gäller för ordertypen.

Strategi för kurstyp

Strategi för kurstyp styr vilken kurstyp som ska användas för ordertypen. Förvalt är Enligt kund. Då blir det kurstypen angiven på kunden som används i första hand. Till valet Enligt ordertyp får du välja en viss kurstyp. De olika kurstyperna som finns i systemet registreras i rutinen Valutor, fliken Kurstyper.

Konteringsgrupp

Konteringsgrupp för ordertypen. Valbara konteringsgrupper är de av typen Försäljning i rutinen Konteringsmatris.

Varianter

Under knappen Varianter kan du sätta en förvald dokumentvariant för kundavtal och ändrat kundavtal.

Dokumentstruktur

Under knappen Dokumentstruktur definierar du vilka dokument som ska vara förvalda att skrivas ut tillsammans med avtal med denna ordertyp. Dokumenten kan t.ex. vara försättssidor och avtal. De dokument du lägger till här kommer att läggas till automatiskt i fliken Dokumentstruktur i rutinen Registrera kundavtal, på nya avtal med denna ordertyp.

Du kan lägga till eller infoga dokument till huvuddokumentet i valfri ordning. Klicka på Lägg till ny rad sist för att lägga till själva huvuddokumentet (offerten, ordern). Detta dokument visas som en grå rad (se bilden nedan).

Om du inte använder dokumentstrukturer kommer huvuddokumentet att skrivas ut, även om du inte lagt till huvuddokumentet här (den gråa raden markerad i bilden ovan).

Externa dokumentfiler kan t.ex. vara PDF-filer som du med bläddra-knappen väljer från en sökväg och ger ett namn i tabellen. Notera att det bör helst vara en UNC-sökväg och inte en sökväg till en utdelad enhet eller lokal enhet. Anledningen till det är så att andra användare alltid har access till sökvägen om de ska kunna skriva ut dokumenten. En UNC-sökväg skrivs så här: \\datornamn\utdelningsnamn, t.ex. \\file_server\documents.

Ett exempel på upplägg av dokumentstruktur kan vara att först ha en försättssida, därefter en sida med avtalstext, sedan själva huvuddokumentet och sist en avslutande sida.

En dokumentstruktur kan vara förvald. Det styrs i första hand av ordertypen och språket på mottagarens postadress, men du kan ändra vilka specifika dokumentfiler som ska ingå i just denna dokumentstruktur tillsammans med huvuddokumentet. Förvalda dokumentstrukturer definieras per ordertyp i rutinen Ordertyper.

Du lägger till eller infogar valfritt antal dokumentfiler i tabellen, så att de hamnar i den ordning du vill ha dem. Ändringar som du gör sparas på den aktuella posten i rutinen.

Notera, för att lägga till en extern dokumentfil före huvuddokumentet, måste du markera raden Dokument (så att den får fokus) och sedan klicka på knappen Infoga ny rad (Shift + F5) på funktionsmenyn.

Resultatet blir ett sammansatt dokument bestående av alla dokumentfiler inkl. huvuddokumentet i den ordningen de ligger i dokumentstrukturen. Om du skickar detta som e-post till mottagaren skapas en enda PDF-fil av alla dokumentfiler inkl. huvuddokumentet och bifogas i e-postmeddelandet. Om du skriver ut dokumentstrukturen skrivs alla dokumenten ut i inbördes ordning.

Prioritet

Prioritet syftar till att prioritera offert, förfrågan, order, avtal eller projekt. Förvalt värde är nio. Du kan ange siffrorna 1–9, där 1 är högsta prioritet. Fältet kan inte lämnas tomt.

Denna prioritet på ordertypen kombineras alltid med prioritet på kund, när prioriteten på avtalet sätts. Högsta prioritet på ordertyp och kund blir avtalets prioritet.

Uppdatera status automatiskt

Förvalt aktiverad. Systemet kontrollerar Giltigt från-datum när avtalet är i status Undertecknat/Giltigt. När giltigt från-datumet har uppnåtts får avtalet automatiskt status Aktivt.

Uppsägningstid

Här kan du ange en förvald uppsägningstid för avtalstypen.

Faktureringssätt

Styr vilket faktureringssätt som ska vara förvalt för avtalstypen, Förskott eller Efterskott.

Faktureringsintervall

Här kan du välja förvalt faktureringsintervall, samt om periodisering ska användas för avtalstypen, månadsvis är förvalt. Om avtalstypen ska periodiseras, så ska du även ange ett periodiseringskonto. Följande faktureringsintervall finns:

• Månadsvis
• Varannan månad
• Kvartalsvis
• Var fjärde månad
• Halvårsvis
• Årsvis

Det är också möjligt att bestämma om ett periodiseringskonto ska användas för ett specifikt faktureringsintervall.

Planerat fakturadatum

Med denna funktion kan du styra hur många dagar innan eller efter en period som Planerat fakturadatum kommer att sättas.

Exempelvis om ett avtal har Faktureringssätt = Förskott, Faktureringsintervall = Månad och Planerat fakturadatum satt till 5 dagar så kommer Planerat fakturadatum på avtalsunderlaget bli den 24 februari för perioden 2022-03-01 - 2022-03-31.

Ange "Giltig från" som

Styr hur Giltig från fungerar på ett avtal, valen Idag och Tomt finns, där Idag är förvalt på nya ordertyper.

Genom att välja Idag indikerar det att Giltigt från-datum på ett nytt avtal kommer att bli dagens datum.

Genom att välja Tomt betyder det att Giltigt från-datum på ett nytt avtal kommer att vara tomt. Då visas även en validering i fältet Giltig från som indikerar att ett värde måste anges innan avtalet sparas.

Frisläpp underlag automatiskt

Denna inställning är förvalt inte aktiverad på nya ordertyper.

Den här inställningen styr om Frisläpp underlag automatiskt ska vara förvalt markerad när ett nytt avtal registreras.

Aktivitetsmall

Förvald aktivitetsmall att koppla på nya avtal som skapas med denna ordertyp. Aktivitetsmallar är fördefinierade uppsättningar av aktiviteter för ordern. De hanteras i fliken Aktivitetsmallar i rutinen Grunddata Grunddata är statiska poster i en databas, exempelvis artiklar, kunder, användare, produktionsgrupper. – Säljstöd. Aktivitetsmall kan du ändra i efterhand på ordern.

Aktiv

Styr att ordertypen är aktiv. En inaktiverad ordertyp blir inte längre tillgänglig för användarna i systemet.

Logg

Under knappen Logg finns en ändringslogg för ordertypen, med information om vem som senast ändrat information samt tidpunkt. Du ser också vad som har ändrats, med värde före och efter ändring.