Undantag

I denna flik finns en tabell där du ställer in generella undantag för matchning av extra fakturarader som leverantörer brukar lägga till på fakturor. Det är rader för frakt, emballage, legeringstillägg, ställkostnad osv. Syftet är att EFH Workflow ska kunna matcha dessa extra fakturarader mot undantag så att fakturan inte fastnar i flödet.

I rutinen Leverantörsregister kan du i fliken EFH Workflow också lägga till av dessa undantag, som då enbart gäller för den aktuella leverantören och som överstyr de här generella undantagen.

Från start följer det med ett antal rader i tabellen med undantag. Det är undantag som är vanligt förekommande för extra fakturarader och som matchar de artikelnummer som CrossState sätter på extra fakturarader vid tolkning. Detta gör det enklare för dig när du börjar använda EFH Workflow, eftersom fakturor med extra fakturarader då kommer att matchas mot ett undantag och inte fastna i flödet. Det följer även med tre undantag för fakturor som importeras via Monitor-till-Monitor. För dessa undantag kan du endast ställa in beloppsgränser, inställningar gällande artiklar görs i rutinen Systeminställningar.

Det finns tre systeminställningar med koppling till artikelnummer för fraktkostnad, emballagekostnad samt kostnad för legeringstillägg. De systeminställningarna används för matchning av sådana extra fakturarader vid import av XML-fakturor när EFH Workflow inte är installerat. Systeminställningarna träder också in när EFH Workflow används, i de fall extra fakturarader inte matchas mot något av undantagen här samt vid import av M2M-fakturor (Monitor-till-Monitor). Se systeminställningarna Artikelnummer för fraktkostnad/emballagekostnad/legeringstillägg vid inläsning av XML-faktura under fliken Inköp.

Namn

Ett internt namn för undantaget. Detta namn visas om du lägger till undantaget på fliken EFH Workflow i rutinen Leverantörsregister.

Med knappen Översättningar kan texten översättas till de olika aktiva språk som finns registrerade i systemet. Läs mer om språkhantering av översättningsbara texter.

Fakturans artikelnummer

Fakturans artikelnummer beskriver undantagstypen och är ett matchningsvillkor för undantaget och är det artikelnummer som visas på fakturan. På de rader med undantag som följer med är det samma kod som CrossState använder och ska inte ändras. Om fakturans artikelnummer i undantaget matchas mot artikelnummer på en extra fakturarad accepterar EFH Workflow fakturaraden. Om fakturans artikelnummer inte matchas försöker EFH Workflow matcha fakturans artikelbenämning.

Fakturans artikelbenämning

Fakturans artikelbenämning är ett matchningsvillkor för undantaget. Om du anger en artikelbenämning i fältet måste den matcha artikelbenämningen på en extra fakturarad. Vilka artikelbenämningar som visas på extra fakturarader kan variera. Lämnar du istället fältet tomt, vilket också är förvalt, så görs ingen matchning på artikelbenämning i EFH Workflow.

Undantagstyp

Styr hur undantagsraden ska hanteras. För varje undantagstyp behöver du välja en Matchningsregel.

Följande undantagstyper finns:

Standard (kan kopplas mot artikel, konto, eller undantas från matchning)
Ställkostnad (undantaget hanteras som en ställkostnad)

Matchningsregel

Styr hur undantagsraden ska matchas. Olika matchningsregler finns att välja på beroende på vald undantagstyp.

Om undantagstypen är Ställkostnad behöver du välja om undantagsraden ska hanteras manuellt eller kopplas till ovanstående fakturarad. Vid manuell hantering får den extra fakturaraden med ställkostnaden kopplas till en fakturarad i rutinen Registrera leverantörsfaktura. Vid koppling till ovanstående fakturarad kommer den extra fakturaraden med ställkostnaden att automatiskt kopplas till den fakturarad (leveransrad) som ligger ovanför ställkostnadsraden på fakturan.

Om undantagstypen är Standard behöver du välja om en artikel eller ett konto ska kopplas till undantagsraden. Du kan även välja om raden ska undantas från matchning. Nedan kan du läsa mer om de olika matchningsreglerna.

Matchningsregeln Koppla artikel innebär att du kan välja en artikel i artikelregistret att koppla till undantagsraden. Detta gör att EFH Workflow skapar en orderrad på fakturaunderlaget för den extra fakturarad (för statistik) som matchas, och den raden konteras då via konteringsmatrisen (artikelns varugrupp och leverantörsgruppen). Du väljer den artikel du vill koppla i kolumnen Artikel. Har du valt en kopplad artikel kan du inte välja ett konto.

Med matchningsregeln Skapa kontering kan du välja ett konto i kontoplanen att koppla till undantagsraden. Ett valt konto gör att EFH Workflow enbart skapar en konteringsrad på fakturaunderlaget för den extra fakturaraden som matchas. När du har valt ett konto kan du även lägga in undantagskonton på raden, se Undantagskonto nedan.

Denna matchningsregel innebär att när undantaget matchar en fakturarad, kommer fakturaraden avmarkeras och därmed exkluderas från matchning i EFH Workflow. Detta innebär att eventuellt radbelopp kommer behöva konteras/justeras manuellt vid attest/definitivbokning.

Denna matchningsregel är användbar om du får fakturor med rader som du inte vill länka till en specifik artikel eller konto. Det kan t.ex. vara rader som påverkar hela fakturan såsom en rad med total rabatt. Genom att undanta fakturaraden från matchning ignoreras fakturraden av EFH Workflow. Det innebär att fakturan slipper ”fastna” i inkorgen Sök order/artikel där den behöver forceras till attestering. Istället går fakturan automatiskt direkt till attestanten (förutsatt att alla andra fakturarader är matchade) vilket skapar ett mer effektivt flöde.

Kst/Kb/Projekt

Om du har valt ett konto kan du ange fördelning i konteringsdimensioner som kostnadsställe, kostnadsbärare och projekt.

Belopp

Här visas det belopp som har angivits som beloppsgräns i företagsvalutan under knappen Beloppsgränser .

Beloppsgränser (B)

Under denna knapp kan du per valuta ange en beloppsgräns som gäller för detta undantag. Du kan ange en beloppsgräns för alla valutor som är registrerade i rutinen Valutor. Extra fakturarader som matchas mot detta undantag och som har radbelopp upp till och med denna beloppsgräns i samma valuta, behöver inte attesteras. Om ett radbelopp är större lägger EFH Workflow fakturaraden för attest.

Är ingen beloppsgräns angiven (fältet är tomt) för en valuta tillåts alla radbelopp i den valutan på extra fakturarader som matchas mot detta undantag. En varningssymbol visas då också i fältet, som talar om att ingen beloppsgräns är angiven för valutan.

Aktiv

Styr om undantaget är aktivt. Förvalt är alla undantag satta som aktiva och de används då av EFH Workflow för att matcha extra fakturarader.

Undantagskonto

Under knappen U kan du välja undantagskonton för olika leverantörsgrupper, som undantag till det valda kontot på raden. Du kan då även välja fördelning i konteringsdimensioner.