Sie können auch eine E-Rechnungsadresse (EIA) für Ihre Lieferanten eingeben. Diese Adresse wird verwendet, um den richtigen Lieferanten beim Importieren von Lieferantenrechnungen zu finden. Die Unternehmens-ID oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Lieferanten kann auch verwendet werden, um den Lieferanten beim Importieren von Rechnungen, die Sie erhalten, zu identifizieren.

Geben Sie einen Unterzeichnercode (autorisierter Unterzeichner) für die Lieferanten ein, damit die Rechnungen automatisch zur Genehmigung gesendet werden.

In das Feld CrossState Slogan, das zusammen mit dem Lieferantenstamm in die CrossState-API exportiert wird, können Sie Daten eingeben, die den Abgleich von Lieferanten während der Interpretation verbessern. Wenn Sie beispielsweise zwei identische Lieferanten registriert haben, wobei der einzige Unterschied darin besteht, dass einer die Währung EUR und einer die Währung SEK hat, können Sie EUR und SEK in das Feld für den Slogan für jeden Lieferanten eingeben (um sie zu trennen). Sie können maximal 50 Zeichen eingeben. Das Feld ist nur verfügbar, wenn Sie ein Konto in CrossState haben.

E-Rechnung verbunden – Hier können Sie sehen, ob Ihr Lieferant mit E-Rechnung verbunden ist, was bedeutet, dass der Lieferant Ihnen E-Rechnungen senden kann. Wenn der Lieferant nicht verbunden ist, können Sie eine Einladung an Ihren Lieferanten senden. Sie senden eine Einladung, indem Sie auf die Schaltfläche Einladung für E-Rechnung senden klicken. Es öffnet sich dann ein Fenster, in dem Sie Informationen über Ihren Lieferanten sehen, die aus dem E-Rechnungsregister von Crediflow geladen wurden. Um eine Einladung senden zu können, muss das System Ihren Lieferanten in den E-Rechnungsregistern finden. Es ist daher wichtig, dass Sie korrekte Informationen wie Handelsregistereintrag, Umsatzsteueridentifikationsnummer und Länder-Code für Ihren Lieferanten eingegeben haben. Der Lieferant wird am leichtesten in den Registern gefunden werden, wenn eine Suche mit der Kombination aus Handelsregistereintrag und Ländercode durchgeführt werden kann. Es ist daher wichtig, dass Sie die korrekte Corporate ID-Nummer und den Länder-Code für Ihren Lieferanten eingegeben haben. Wenn alles richtig aussieht, senden Sie Ihre Einladung, indem Sie auf die Schaltfläche Einladung senden klicken. Um den Status einer bereits gesendeten Einladung zu überprüfen, klicken Sie noch einmal auf Einladungsstatus überprüfen.

Wenn Sie in den E-Rechnungsregistern keine E-Mail-Adresse für Ihren Lieferanten haben, ist es möglich, im Feld Kommunikation unter der Registerkarte Kontaktinformationen eine E-Mail-Adresse manuell hinzuzufügen. Wählen Sie in der Spalte Empfänger von E-Rechnungseinladung. Eine Einladung wird dann an diese Adresse gesendet.

Wenn der Lieferant neu ist oder die Details im Lieferantenregister geändert wurden, denken Sie daran, dass das Register zuerst auf Crediflow hochgeladen werden muss, bevor die Einladung gesendet wird. Das Register wird einmal täglich automatisch hochgeladen, es ist jedoch möglich, es manuell in der Funktion Einstellungen für Export/Import hochzuladen. Hier erfahren Sie mehr.

Dies gilt, wenn Sie die Erweiterung EIM-Workflow haben. Damit das System Bestellrechnungen und Spesenrechnungen trennen kann, müssen Sie die Einstellungen für Ihre Lieferanten konfigurieren. Es ist die Lieferantenrolle auf Ihren Lieferanten, die steuert, ob eine Rechnung vom Lieferanten als Auftragsrechnung, Spesenrechnung oder eine Mischung aus diesen beiden importiert wird. Öffnen Sie das Verfahren Lieferantenregistrierung oder Lieferantenliste (wählen Sie die Listenart Standard und die Präsentation Sonstiges).

So werden Rechnungen für verschiedene Lieferantenrollen importiert:

• Materiallieferant und Subunternehmer – Rechnungen von Lieferanten mit einer dieser Rollen werden als Auftragsrechnungen importiert.

• Spediteur und Sonstiges – Rechnungen von Lieferanten mit einer dieser Rollen werden als Spesenrechnungen importiert.

• Mischung (z. B. Materiallieferant und Sonstiges) – PDF-Rechnungen werden zur Überprüfung an CrossState gesendet. E-Rechnungen werden als Auftragsrechnungen importiert, wenn es eine Auftragsnummer gibt, und als Spesenrechnungen, wenn es keine Auftragsnummer gibt.

Dies gilt auch für Rechnungen, die über CrossState als M2M und andere Arten von XML-Rechnungen importiert werden.