EFH Workflow

EFH Workflow är ett tillval i G5, liksom det är en tilläggsfunktion i G4 (som där heter Utökad EFH).

• EFH Workflow är helt integrerat i rutinerna Registrera leverantörsfaktura och Attestera leverantörsfaktura.
• Det behövs inget extra arbete med att ställa in rättigheter, för de ingår i rättighetsträdet i användarregistret.
• Hela funktionen kring undantagshantering är omgjord.
  • Ett register med inställningar för generella undantag i EFH Workflow är alltid aktiverat. På leverantör finns också ett register med inställningar för undantag per leverantör, med vilket det går att skapa egna varianter av undantag eller inaktivera generella undantag. I G4 är det bara ett undantagsregister som måste kopplas på leverantör för att det ska få sin funktion på leverantören.
  • Det går att sätta undantagskonto för leverantörsgrupp när ett konto är valt på ett undantag.
  • Kopplas en artikel till ett undantag sker kontering enligt konteringsmatrisen för den artikeln (varugrupp och leverantörsgrupp).
  • Det går att ställa in beloppsgränsen unikt per valuta för varje undantag. Du ställer in generella beloppsgränser i rutinen Inställningar för EFH Workflow som kan överstyras per leverantör i rutinen Leverantörsregister.
• Ett tomt (blankt) fält för prisdifferenser och beloppsgränser i inställningarna betyder att EFH Workflow inte tar hänsyn till fältet. Anger du däremot noll (0,00) betyder det att ingen differens eller beloppsgräns alls accepteras. I G4 betyder noll i fältet att inte ta hänsyn till fältet.
• Fakturor blir förvalt automatiskt definitivbokade om allt matchas mot inköpsorder vid importen. Men du kan ställa in ett undantag per leverantör att inte automatisk definitivbokning ska ske. I G4 får du själv aktivera om fakturor ska bli automatiskt definitivbokade.
• Vid koppling av faktura mot inköpsorder är det den kopplade leveransradens belopp och kontering som ligger till grund för konteringen. I G4 är det konteringen från leveransraden och beloppet från fakturaraden som ligger till grund för konteringen.
• I rutinen Fakturaöversikt – EFH finns listor för loggning och övervakning av importerade fakturor och driften av tjänsten i EFH Workflow.
• Vid import av samlingsfakturor som är kopplade mot flera inköpsorder skapas automatisk en attestlista utifrån referenserna på aktuella order. Det kräver att referenspersonernas användare också är inlagda som attestanter i attestinställningarna för EFH, och är satta som referens plus har koppling till användare i personalregistret.
• Du kan ändra på importerade fakturarader om något har blivit fel vid tolkningen. I G4 måste du tolka om fakturan, vilket medför extra kostnad.
• Du får notiser direkt i gränssnittet i G5 när du har en faktura att hantera (det går att välja vilka status du vill ha notis på).

• Vid export av leverantörsregistret så finns fältet för CrossState Slogan tillagd på leverantören, vilket kan användas för att få bättre match på leverantör vid tolkning av leverantörsfakturor. Till exempel om du har två likadana leverantörer registrerade med enda skillnaden att en har valuta EUR och en har SEK, så kan du ange EUR och SEK i fältet för Slogan för respektive leverantör för att särskilja dem. Du kan ange maximalt 50 tecken.