Elektronisk fakturahantering (EFH)

EFH är ett tillval i G5 liksom det är en tilläggsfunktion i G4.

Flytande licensmodell med kontroll mot antalet samtidiga användare av EFH har tagits bort i G5.
Alla data som berör EFH, inklusive bilder, lagras i den ordinarie Monitor-databasen.
Rekommenderad filtyp vid inscanning och hantering av fakturabilder är PDF. Filtypen TIFF hanteras, men omvandlas automatiskt till PDF vid inscanning, vilket tar lite längre tid.
Funktion för annoteringar/stämplar på visningar av fakturor har tagits bort. I stället skrivs noteringar och meddelanden kring fakturan i ett separat fält bredvid fakturan i visningsfönstret. Fördefinierade texter kan infogas. Funktion för att chatta (skicka snabbmeddelanden) med attestanter på aktuell faktura.
Att lägga till/ta bort/ersätta faktura/bilagor kan göras på flera ställen i systemet, t.ex. vid registrering och vid attest av faktura.
Vid visning av faktura i listor och rapporter medföljer alltid ett dokument med fakturan som visar samlad information om fakturan och dess flöde på ett översiktligt sätt (Fakturainformation).
I fakturavisningsfönstret går det att söka på text i en faktura samt ange sidnummer i faktura du vill gå direkt till.
Via en systeminställning går det att aktivera attestering av fakturor på radnivå. Via inställningar på konton och dimensioner går det styra vem som ska attestera varje konteringsrad beroende på konteringen.

Film: Attestinställningar – EFH (svenska)

Ny rutin: Attestinställningar – EFH där inställningar görs för attestanter, attestflöden, schemaläggning (se nedan).
Stöd för parallell attest. Innebär att fakturor som ska attesteras av flera inte behöver ske i en sekventiell ordning.
Möjlighet att skicka faktura till en attestgrupp. En attestgrupp består av flera attestanter, där det räcker att någon i gruppen utför attest av fakturan.
Mer avancerade inställningar för attestgränser, t.ex. beroende på leverantörskategori.
Mer avancerade inställningar för rättighet att visa fakturor i listor etc. Kan per användare styras beroende på leverantör, leverantörskategori, inköpsansvarig, leverantörsroll m.m.
Frånvaro från attest kan aktiveras själv av användaren (via skrivbordets backstage).
Inbyggd funktion för schemaläggning av automatiska vidarebefordringar av fakturor i flödet. Även schemaläggning av e-postutskick för fakturor att attestera.
Vid användning av attestgränser går det att aktivera "fyra-ögon-principen" för att säkerställa att fakturan alltid attesteras av minst två personer.

Film: Scanna leverantörsfakturor (svenska)

Här registreras sökvägar för inkorgar till inscannade fakturor (PDF) som används till Elektronisk fakturahantering (EFH).
Här registreras också sökvägar för särskilda XML-inkorgar med tillhörande arkivmapp på Monitor-servern. XML-inkorgar används för e-fakturor (då fakturan kommer som en XML-fil). Notera att arkivmappen måste ha en separat sökväg och den får inte ligga i en undermapp till den ordinarie XML-sökvägen.
Olika bilagstyper till leverantörsfakturorna registreras också i rutinen. Bilagstyper används för att skapa möjlighet att knyta andra dokument till inscannade fakturor som följesedlar, inköpsorder, reseräkningar m.m.

Val av arbetsuppgift behöver inte väljas vid start av rutinen, utan kan bytas via en navigationspanel i rutinen.
Det går att registrera valfritt antal inkorgar för inscanning av pappersfakturor.
Inkorg för Monitor-till-Monitor har byggs in i rutinen. Ingen dra och släpp-teknik behövs, varken för XML-fil eller för PDF-fil. Inkorg för Monitor-till-Monitor kan läsa av både e-postinkorg och mapp innehållande Monitor-till-Monitor-filer (XML och tillhörande PDF-filer).
Faktura kan vid ankomstregistrering sättas i vänteläge, vilket innebär att fakturan registreras utan att skickas ut på attestrunda. Funktionen kan t.ex. användas när order inte är inlevererad ännu eller att fakturan behöver kompletteras med bilagor och dylikt innan den går ut på attest.
Arbetsuppgiften Kontering per användare har tagits bort.
Fakturor som underkänts under attestrundan ligger i en egen arbetsuppgift i navigationspanelen.
Möjlighet att definitivboka faktura utan attestrunda kan styras via rättigheter.
Det går att t.ex. se vilken EFH-status fakturan har i flödet, Ute på attest, För definitivbokning osv.
Nu går det att lägga till bilagor i samband med nyregistrering av leverantörsfakturor.
Om attest på radnivå tillämpas går det att ange på varje konteringsrad vem som ska attestera omkostnadsfakturor. Ett centralt regelverk kan dessutom ge automatik på detta beroende på konteringen.

Film: Attestera leverantörsfaktura (svenska)

Det går att koppla mot inköpsorder på attestrundan (motsvarande preliminärkoppling i G4).
Möjlighet att komma åt betalningsspärr och kommentar (allmänna kommentaren) på fakturan.
Tidigare attestanters konteringar kan redigeras även fast raden är attesterad. Denna möjlighet är styrd via rättigheter.
När du underkänner faktura är du tvingad att ange ett meddelande angående detta.
Automatkonteringar/automatfördelningar genereras vid kontering på attestrundan (och vid ankomstregistrering). Tidigare genererades dessa först när fakturan definitivbokades.
Funktion att se leverantörens senaste fakturor. Detta visas i en ny flik där det både går att se en visning av fakturorna och deras konteringar. Konteringar kan kopieras till aktuell faktura.
Om attest på radnivå tillämpas filtrerar systemet automatiskt fram de rader som ska attesteras av dig.

Film: Fakturaöversikt – EFH (svenska)

I G4 hette detta Sökning leverantörsfakturor.
Innehåller en ny rapport för att ta ut statistik på attestflödet (hanteringstider och antal fakturor).