Aktiviteter

Aktiviteter på kundordern.

Med knappen Lägg till aktivitetsmall kan du infoga en aktivitetsmall som skapats i rutinen GrunddataStängd Grunddata är statiska poster i en databas, exempelvis artiklar, kunder, användare, produktionsgrupper. – Säljstöd. Via rutinen Ordertyper kan du sätta en förvald aktivitetsmall per kundordertyp.

Värden som hämtas från andra ställen (Färdigdatum och Ansvarig) skrivs i kursiv stil. Om du editerar värdet manuellt på en aktivitet så försvinner den kursiva stilen och värdet måste ändras manuellt i fortsättningen.

Ett länkat värde på t.ex. ansvarig kan ändras automatiskt om det är hämtat från Säljare på kund. När säljare ändras så uppdateras alla länkade öppna aktiviteter.

Notera att det måste finnas en koppling mellan den anställde (som används som säljare eller handläggare) och en användare. Om en sådan koppling saknas, eller om användaren inte får vara ansvarig på aktiviteten så kommer inloggad användare att bli handläggare när aktiviteten skapas via aktivitetsmallen. Om inte heller den inloggade användaren får vara ansvarig för aktiviteten, så skapas inte aktiviteten.

Det finns inte möjlighet att länka värden i alla mallar, men t.ex. på offert och kund.

Monitors säljstödsfunktion grundar sig i ett kontakt/kundregister med funktioner som t.ex. kundstatus, aktivitetsplanering, påminnelsefunktion och textlogg för att dokumentera alla affärshändelser. Detta kontaktregister bör du sedan kombinera med andra funktioner i Monitor för att involvera och ge en samlad bild över hela verksamheten.

Kundstatus på olika typer av affärskontakter

Är den nya affärskontakten en potentiell kund eller har vi redan fått en beställning, och därmed bedöms som en skarp kund? Är det en mässkontakt eller liknande? Genom att du sätter olika kundstatus på dina affärskontakter, kan du enkelt selektera och fokusera ditt arbete på rätt typ av kontakt.

Du uppdaterar kundstatus under fliken Säljstöd i rutinen Kundregister, alternativt i rutinen Kundlista, listtyp Standard med presentationen Säljstöd.

Planera aktiviteter samt påminnelsefunktion

Genom att registrera alla planerade aktiviteter på kunder/kontakter i Monitor, får du en god överblick över dina åtaganden för respektive kund. Om någon planerad aktivitet skulle glömmas bort, kan du välja att få en påminnelse i systemet.

Alla planerade kundaktiviteter i Monitor kan enkelt synkroniseras med ett externt kalendersystem, t.ex. Microsoft Outlook.

Du kan ta fram en lista och skriva ut kundaktiviteter via rutinen Aktivitetslista. Dessutom kan du uppdatera ansvarig, utförd av, avrapporteringsdatum och status i listan. Det går även att skriva en kommentar och koppla filer till varje aktivitet, samt skriva en loggtext, t.ex. om du gör en uppdatering av en aktivitet.

Vad var det vi bestämde?

Har du full kontroll över vad du har sagt till dina kunder? I Monitor kan du enkelt notera och se all konversation och händelser du har haft med dina affärskontakter. Det kan gälla alla typer av affärshändelser, telefonsamtal, besök, möten, brev, e-post, order, offerter osv. Du kan enkelt signera alla noteringar med datum och namn.

Om personal är borta

I Monitor finns all information samlad på ett ställe. Därför står inte arbetet och faller med att alla personer är på plats. Det är väldigt enkelt för er att gå in och titta på varandras aktiviteter vid exempelvis sjukfrånvaro. Viktig information försvinner inte om någon på företaget slutar, samt att det är lätt för nyanställda att ta över ansvaret för kunder efter sina föregångare. Naturligtvis kan du styra tillgången till information i systemet beroende på behörighet.

Säljstödsvy

I rutinen Säljstödsvy i Monitors Windowsklient kan du få en överblick över kunder, affärshändelser och aktiviteter per säljare.

Säljstödsvyn i mobilklienten

För resande säljare eller annan personal som behöver informationen finns även säljstödsvyn i mobilklienten. Läs mer här på svenska eller engelska.

Det finns funktionsknappar för att lägga till/ta bort aktiviteter och visa aktiviteter som har status Avslutad.

Nummer

Varje aktivitet får ett löpnummer. Första aktiviteten får alltid nummer ett (1).

Aktivitet

Val av aktivitet. Aktiviteter registreras i tabellen Aktiviteter i rutinen Grunddata – Säljstöd.

Benämning

Benämningen på aktiviteten som valts. Du kan dock ändra denna benämning, men fältet går inte att lämna tomt. Förslagsvis kan benämningen beskriva vad den ansvarige ska göra.

Planerat datum

Du kan ange det datum för när aktiviteten ska börja utföras. Förvalt visas dagens datum. Datumet visas i röd text om det är i dåtid.

Ansvarig

Du kan ange en ansvarig person för aktiviteten. Förvalt visas den användare som är knuten till den inloggade användaren.

Kundorder

Ordernummer om aktiviteten hör till en kundorder.

Referens

Referensen som du anger visar vem den aktivitetsansvarige ska t.ex. ringa, möta osv. Under knappen till höger kan du komma åt information som telefonnummer osv. som finns på referensen. Har du valt en kundorder så hämtas Referens automatiskt från den.

Kommentar

Kommentar till aktiviteten kan anges. Under denna knapp finns en texteditor där det är möjligt att skriva och formatera texter, infoga bilder, signatur och hyperlänkar osv. Då en kommentar/text finns angiven ändras symbolen på knappen från en tom pratbubbla till en fylld pratbubbla .

Filer

Externa filer kan kopplas till aktiviteten. Under knappen Filer är det möjligt att koppla olika filer relaterade till en kommentar eller instruktion på den aktuella posten. När inställningen Automatisk utskrift går att aktivera kan du få den kopplade filen automatiskt utskriven. Läs mer i avsnittet Generella funktioner om att koppla filer, automatisk utskrift och var kopplade filer kan skrivas ut automatiskt. Finns filer kopplade under knappen visas denna symbol .

Status

Status på aktiviteten. Det finns tre olika status: Ej påbörjad (förvald), Påbörjad och Avslutad. Avslutade aktiviteter visas med grön färg i fältet Aktivitet.

Avrapporterat datum

Manuellt val för avrapporterat datum. Datumet fylls automatiskt i med dagens datum när status sätts till Avslutad.

Utförd av

Manuellt val av en användare som utfört aktiviteten. Fältet fylls i automatiskt när status sätts till Avslutad, förvalt blir det den användare som är knuten till den inloggade användaren.

Påminnelse

Inställningen styr om en påminnelse ska skickas till den ansvarige personen. Syftet är att tala om för den ansvarige personen att det finns en aktivitet att utföra. I meddelandet står det vilken kund och aktivitet det gäller och när det ska utföras. En hyperlänk till kunden är också bifogad i meddelandet. Användaren i konversationen sätts automatiskt till ansvarig användare på aktiviteten. Om ett meddelande redan har skickats visas en liten symbol för det bredvid knappen.

Kalender

Styr om denna aktivitet ska synkroniseras med kalenderprogram. Det skapas då en kalenderpost för aktiviteten i den ansvariga användarens kalenderprogram. När inställningen aktiveras kan du även göra Kalenderinställningar.

När Kalender aktiveras görs också en kontroll att det finns e-postinställningar i systemet och på den användare som står som ansvarig för aktiviteten. Saknas någon uppgift för e-postinställningar i systemet eller på användaren visas en varningssymbol i kolumnen. En tooltip på symbolen talar om i klartext vilka uppgifter som saknas.

  • I rutinen Användare, sektionen E-post ska inställningarna E-postadress, Användarnamn och Lösenord vara ifyllda. Inställningen Metod för e-post kan ställas in som Klientbaserat, via Microsoft Outlook om användaren vill använda Outlook lokalt för kalendersynkronisering och för att skicka e-post.
  • I rutinen Systeminställningar, sektionen E-post på fliken Systemövergripande ska det finnas: Metod för att skicka e-post, Serveradress (Exchange/Exchange Online), Port (Exchange/Exchange Online) och Använd SSL (som Ja eller Nej, beroende på om e-postservern kräver det eller inte).

Kalenderinställningar

Om inställningen Kalender är aktiverad kan du under knappen göra kalenderinställningar för ett möte som ska kopplas till aktiviteten. I den dialogruta som visas anger du Plats för mötet och Längd i timmar samt lägger till e-postadresser för Mötesdeltagare. Ett e-postmeddelande med en kallelse skickas till de adresserna när du sparar aktiviteten.

Inställningen Ta med referensens kontaktinformation är förvalt aktiverad. Den gör att information om referensen visas i kalenderposten. Inställningen finns på aktiviteter till offerter, kundorder, förfrågan och inköpsorder. Informationen som visas kommer från den registerpost som aktiviteten är kopplad till.