Direktregistrera faktura

I denna rutin kan du skapa nya fakturaunderlag (både debet och kredit), göra justeringar på befintliga ofakturerade underlag samt makulera fakturaunderlag (ångra utleverans av kundorder).

Fakturaunderlag skapas normalt sett vid utleverans av kundorder men kan även skapas direkt i denna rutin, t.ex. vid skapande av kreditfakturor. Du kan läsa in ett fakturaunderlag, såvida det inte har status 0 (Makulerad). Det är bara fakturaunderlag med status 1 (För fakturering) och 3 (Vänteläge) som kan editeras.

Med knappen Godkänn faktura på rutinens verktygsmeny kan du godkänna ett fakturaunderlag för fakturering. I den dialogruta som visas när du klickar på knappen kan du även välja att skriva ut fakturan. Rutinen är därför användbar t.ex. vid butiksförsäljning, där det ska gå snabbt och smidigt att skapa och skriva ut en faktura eller kontantnota.

Du kan makulera ett fakturaunderlag så länge det inte har blivit godkänt för fakturering (har fått status 8). Om du har skapat en proformafaktura baserad på fakturaunderlaget går det inte att makulera fakturaunderlaget förrän proforman har makulerats med knappen Radera proformafaktura i boxen Övrigt. Du makulerar fakturaunderlaget med knappen Ta bort (F6) på rutinens verktygsmeny. När du klickar på knappen får du två val för makulering i en dialogruta:

  • Makulera utan saldopåverkan – om det är en utlevererad kundorderrad som ligger till grund för fakturaunderlaget, så ångras inte utleveransen. Detta val är inte tillgängligt om fakturaunderlaget kommer från en faktureringsplan på kundorder.
  • Makulera och ångra utleverans – även utleveransen ångras.

Om du har valt Spärra för systeminställningen Kontroll mot öppen redovisningsperiod vid orderrapportering kommer utleveransen inte gå att ångra vid makulering av fakturaunderlaget, i de fall datumet hör till en stängd redovisningsperiod.

Makulerade fakturaunderlag visas inte i systemet, men går att lista i rutinen Fakturaunderlag – Försäljning genom att ta med status 0 i selekteringen.

Har ett fakturaunderlag blivit godkänt (då en faktura skapas) men fakturan är obetald, makulerar du fakturan i rutinen Uppdatera kundreskontra. Om en faktura redan har fått en inbetalning registrerad går den inte att makulera förrän inbetalningen har makulerats. Det gör du i rutinen Inbetalningar.

Har du kunder som också använder Monitor ERP kan du skicka fakturor som bifogad XML-fil när fakturor skickas som PDF-fil med e-post. Inställningen för detta gör du under knappen Bifoga XML-fil i rutinen Kundregister. Kunden importerar sedan fakturan som en leverantörsfaktura från sin skrivbordskomponent Inkorg Monitor-till-Monitor. Det är XML-filen som innehåller allt data och ligger till grund för leverantörsfakturan hos kunden. Läs mer om Monitor-till-Monitor.

I rutinen Extra fält är det möjligt att lägga till extra fält för denna rutin. Om sådana fält finns upplagda visas de i fliken Extra fält.

I rutinen Extra fält är det möjligt att lägga till extra fält för orderrader. Om sådana fält finns upplagda visas de under knappen Extra fält på orderrader.

Längst ned i fönstret visas information om vem som skapat och senast ändrat information på den aktuella posten samt när. Under knappen finns en logg på samtliga ändringar.

Utskriftsdatum och klockslag för senaste utskrift som har gjorts från rutinen visas längst ned i fönstret. Under knappen finns en utskriftslogg som visar alla utskriftsdatum, vilka som har gjort utskrifter och vad som har skrivits ut. Även de utskrivna dokumenten kan granskas via en knapp i utskriftsloggen, om du vill se hur utskrifterna såg ut när de gjordes. Affärsdokument som skickas via EDIStängd EDI är en förkortning av Electronic Data Interchange. EDI handlar om att utbyta elektroniska affärsdokument med sina affärspartners, t.ex. kunder och leverantörer. Begreppet EDI är ganska brett och diffust och kan många gånger användas om alla typer av dokument som man skickar elektroniskt, även om det kanske är frågan om PDF-filer via e-post eller att publicera affärsdokument på en webbsida. Det vi menar med EDI och vad man traditionellt brukar mena med EDI är strukturerade affärsdokument, som följer givna standarder, som man skickar eller tar emot elektroniskt och som sammanställs och tolkas automatiskt av och integrerat med kundens/leverantörens affärssystem. skapar också poster i utskriftsloggen.

Läs mer om fakturering under Tillämpningar i online-hjälpen.