Registrera inköpsorder

I denna rutin kan du skapa inköpsorder och ändra eller tar bort befintliga order. Inköpsorder kan skapas på flera olika sätt/från olika håll:

  • Skapa inköpsorder manuellt i denna rutin.
  • Generera skarp inköpsorder från inköpsorderförslag.
  • Skapa inköpsorder från kundorder eller tillverkningsorder.
  • Skapa returorder (en inköpsorder med negativt antal) från rutinen Registrera returorder.

Du kan även hämta upp och editera inköpsorder som inte skapats i denna rutin, för att lägga till och ta bort orderrader, ändra på antal och leveransdatum osv. Det är inköpsorder som skapats från tillverkningsorder.

En förfrågan kan göras om till inköpsorder. Ordern skapas då som en kopia av förfrågan.

Efter att en skapad inköpsorder har skrivits ut och skickats till en leverantör, kan bevakning och senare inleverans ske av det beställda godset som då kontrolleras gentemot den skickade inköpsordern.

I rutinen Extra fält är det möjligt att lägga till extra fält för denna rutin. Om sådana fält finns upplagda visas de i fliken Extra fält.

I rutinen Extra fält är det möjligt att lägga till extra fält för orderrader. Om sådana fält finns upplagda visas de under knappen Extra fält på orderrader.

Har du leverantörer som också använder Monitor ERP kan du skicka inköpsorder som bifogad XML-fil när inköpsordern skickas som PDF-fil med e-post. Inställningen för detta gör du under knappen Bifoga XML-fil i rutinen Leverantörsregister. Leverantören importerar sedan inköpsordern från sin skrivbordskomponent Inkorg Monitor-till-Monitor och skapar automatiskt en ny kundorder. Det är XML-filen som innehåller allt data och ligger till grund för leverantörens kundorder. Läs mer om Monitor-till-Monitor.

För inköpsorder för operationslego, som också skapats från tillverkningsorder, kan du dock inte lägga till/ta bort orderrader eller spara som ny inköpsorder. Det du kan ändra på i sådana inköpsorder är priser och leveransdatum på befintliga orderrader. En inköpsorder för operationslego är kopplad mot tillverkningsordern. Om du ändrar leveransdatumet på en sådan order, får du en fråga om den berörda operationen i tillverkningsordern eller hela tillverkningsordern också ska omplaneras. Dokumentet för operationslego som skrivs ut skiljer sig också lite mot det vanliga dokumentet för materialinköp på inköpsorder.

Med en ramorder menas att du utifrån ett avtalat antal och pris på en artikel under en viss tidsperiod avropar en bestämd kvantitet till ett avtalat pris. När en ramorder är registrerad kan du sedan registrera inköpsorder till denna ramorder. Antalet avräknas vid beställningar och nuvarande avropat antal visas på ramordern. Pris och rabatt kopieras till avropsordern (inköpsordern). På avropsordern visas vilken ramorder som varje avrop är knutet till. Om du registrerar en rad där antalet överstiger ramorderns antal kan du dela raden med knappen Dela raden om antal i kopplad ramorder överskrids. Notera att du får kontrollera priset på den nya raden. Pris och eventuell rabatt hämtas från leverantörskopplingen. Eventuellt ställpris kopieras inte från originalraden.

Om du gör Spara som på en inköpsorder som är kopplad mot en ramorder, så skapas nya kopplingar till ramordern förutsatt att det finns antal kvar på ramordern. Varningar visas om antalet överstiger ramorderns antal.

När inköpsorderförslag skapas från rutinerna Inköpsorderförslag och Lagerpåfyllnad – Inköp tas även hänsyn till eventuella ramorder.

För att ta bort en inköpsorder som är kopplad mot en ramorder, måste du först ta bort raden/raderna. Förändringen måste sparas. Därefter kan du ta bort själva inköpsordern.

Det är borttagning/ändring av rader som uppdaterar den kopplade ramordern med rätt antal och status.

Sker en ändring av antal, leveransdatum, rabatt eller om nya orderrader tillkommit på en redan utskriven inköpsorder (som har Status 2, Utskriven) kan du här skriva ut ordern på nytt med dokumentet Ändrad inköpsorder, som då är förvalt. Efter en godkänd utskrift av ändrad inköpsorder "nollställs" den utskriften. Det går alltså inte att skriva ut och godkänna en ändrad inköpsorder mer än en gång. Ändrad inköpsorder är ett särskilt dokument som i röd text visar vad som ändrats samt texten "ÄNDRAD ORDER" visas som en vattenstämpel på dokumentet under orderraderna. Om den texten ska visas eller inte styrs med en dokumentinställning för dokumentet i rutinen Dokumentinställningar.

Det går att tillämpa attest av inköpsorder. Det styrs med systeminställningen Attestera inköpsorder. När systeminställningen är aktiverad måste användare läggas till i rutinen Generella attestinställningar, för att de ska kunna spara nya inköpsorder. Du väljer där att en eller flera av de användarna ska vara attestant av inköpsorder. För varje användare anger du även i den rutinen en attestgräns och väljer en chefsattestant. En inköpsorder vars totalbelopp överskrider användarens attestgräns får då status 0 (Inväntar godkännande) när den sparas. Den kan då inte skrivas ut eller skickas med e-post, och orderraderna kan inte inlevereras. I rutinen Attestera inköpsorder utförs attest av inköpsordern av chefsattestanten. Attestering görs per orderrad. När inköpsordern har blivit attesterad får den status 1 (Registrerad) och kan hanteras som vanligt.

Längst ned i fönstret visas information om vem som skapat och senast ändrat information på den aktuella posten samt när. Under knappen finns en logg på samtliga ändringar.

Utskriftsdatum och klockslag för senaste utskrift som har gjorts från rutinen visas längst ned i fönstret. Under knappen finns en utskriftslogg som visar alla utskriftsdatum, vilka som har gjort utskrifter och vad som har skrivits ut. Även de utskrivna dokumenten kan granskas via en knapp i utskriftsloggen, om du vill se hur utskrifterna såg ut när de gjordes. Affärsdokument som skickas via EDIStängd EDI är en förkortning av Electronic Data Interchange. EDI handlar om att utbyta elektroniska affärsdokument med sina affärspartners, t.ex. kunder och leverantörer. Begreppet EDI är ganska brett och diffust och kan många gånger användas om alla typer av dokument som man skickar elektroniskt, även om det kanske är frågan om PDF-filer via e-post eller att publicera affärsdokument på en webbsida. Det vi menar med EDI och vad man traditionellt brukar mena med EDI är strukturerade affärsdokument, som följer givna standarder, som man skickar eller tar emot elektroniskt och som sammanställs och tolkas automatiskt av och integrerat med kundens/leverantörens affärssystem. skapar också poster i utskriftsloggen.