Registrera leverantörsfaktura

I denna rutin ankomstregistrerar du nya leverantörsfakturor, ändrar på befintliga fakturor, krediterar eller makulerar fakturor. Det går att ankomstregistrera debetfakturor, kreditfakturor och räntefakturor. Även definitivbokning av fakturor görs i denna rutin. Flera användare kan samtidigt arbeta med fakturor i rutinen.

Ankomstregistrering

I ett standard Monitor ERP-system görs ankomstregistreringen manuellt. Om både kund och leverantör kör Monitor ERP kan order och fakturor skickas och tas emot som XML-filer via e-post. Här kan du då importera leverantörsfakturorna och få dem automatiskt ankomstregistrerade. Läs mer om Monitor-till-Monitor.

Preliminärbokning

Du kan tillämpa preliminärbokning av fakturor i samband med ankomstregistreringen. Det aktiveras med systeminställningen Preliminärbokning av leverantörsfakturor. Preliminärbokning innebär att fakturorna förvalt konteras på standardkonto för preliminära leverantörsskulder och preliminärkonto samt konto för ingående moms, i väntan på definitivbokning.

Du har möjlighet att ange en preliminär inköpskontering (förkontering). Du kan skapa konteringar för preliminärbokning och definitivbokning, som antingen skrivs ut via en journal eller bokförs direkt in i redovisningen. Du kan även göra kontering i annan valuta. Fakturor som endast är ankomstregistrerade/preliminärbokade går inte att betala.

Redan i samband med ankomstregistrering/preliminärbokning av varufakturor kan du preliminärkoppla inköpsorder till dem.

Kontering

I konteringsboxen konterar du leverantörsfakturor. När en ny faktura registreras kan du påbörja förkontering av leverantörsfakturan, men det är valfritt. Du kan i detta läge spara fakturan även om det finns belopp kvar att kontera. Om det finns ett inköpskonto valt på leverantören kommer kontering på det kontot att hämtas automatiskt efter att du har angivit ett fakturabelopp, men du kan ändra på konteringen.

Om du lägger in konteringar för fakturan innan definitivbokning, och använder tillvalet Elektronisk fakturahantering (se nedan), skickas dessa konteringar med på fakturan då den går ut på attestrunda.

Du har möjlighet att periodisera konteringar på fakturan genom att klicka på Periodisera rad på funktionsmenyn till boxen Kontering. Detta kan även ske med automatik om aktuellt konto är markerat som periodiseringskonto i Kontoplan.

Om tillvalet Anläggningsregister är installerat kan du dessutom registrera anläggningsobjekt via definitivbokning av fakturan. Detta görs via knappen Registrera/komplettera anläggningsobjekt på funktionsmenyn. Detta kan även ske med automatik om aktuellt konto är markerat som anläggningskonto i Kontoplan.

Genom att trycka på knappen Definitivboka i konteringsboxen så görs en definitivbokning av fakturan. Definitivbokning kan även göras via fliken Koppling av order genom att trycka på knappen Definitivboka.

Koppling av inköpsorder

Till varufakturor kopplar du inköpsorder genom att antingen först välja inköpsordernummer på huvudraden eller välja en inköpsorder på fliken Koppling av order. I den övre boxen på den fliken visas de inköpsorder som är inlevererade från den valda leverantören. I boxen under visas orderraderna på den inköpsorder som har markerats att tas med. Du väljer vilka orderrader som ska kopplas till leverantörsfakturan. Priser, rabatt, momskod och kontering kan uppdateras på varje orderrad.

Kopplar du en legoinköpsorder och den tillhörande tillverkningsordern redan har blivit slutrapporterad och fått status 9 (Historik), visas en varning att legokostnaden inte kommer att avrapporteras på tillverkningsordern. I det fallet har du två val. 1) Fortsätta med fakturaregistreringen och ignorera att legokostnaden inte kommer att avrapporteras på tillverkningsordern. 2) Avbryta fakturaregistreringen och backa tillverkningsorderns status till 6 (Levererad). Därefter återuppta fakturaregistreringen och koppla legoinköpsordern och då kommer legokostnaden att avrapporteras på tillverkningsordern. Sedan får du slutrapportera tillverkningsordern på nytt.

Du kan definitivboka en orderfaktura när du är klar med kopplingen av inköpsordern. Därför finns även knappen Definitivboka längst ned i denna flik. Du hamnar då i fliken Leverantörsfaktura och kan i boxen Kontering se fakturans kontering, inklusive de konteringar som du har skapat i kopplingar till orderrader.

Det är möjligt att automatiskt få prisdifferenser och även valutakursdifferenser konterade på separat prisdifferenskonto och konton för valutakursvinst/-förlust. Det görs i samband med definitivbokning av leverantörsfaktura efter koppling av orderrader. För att få valutakursdifferenser konterade måste leverantörsfakturan och kopplade orderrader vara i samma valuta. Systeminställningen Bokför prisdifferenser vid fakturaregistrering styr om prisdifferens och valutakursdifferens ska konteras automatiskt.

Definitivbokning

Definitivbokning av fakturor kan du antingen göra direkt vid ankomstregistreringen eller genom att hämta upp redan ankomstregistrerade/preliminärbokade fakturor och definitivboka dem genom att trycka på knappen Definitivboka i konteringsboxen och spara. Om du tillämpar preliminärbokning och definitivbokar en ny faktura direkt innan du sparar vid ankomstregistreringen, så skapas ingen preliminärbokning.

Innan du sparar en orderfaktura som definitivbokad kan du fortfarande koppla inköpsorder till den. Men har du sparat fakturan som definitivbokad går det inte att koppla inköpsorder. Om du definitivbokar preliminärbokade fakturor ersätts preliminärbokningens kontering med definitivbokningens kontering, dvs. då fakturorna konteras mot ordinarie konton.

Om du definitivbokar en faktura har du möjlighet att ångra definitivbokningen med knappen Ångra definitivbokning, så länge du inte sparar fakturan som definitivbokad. Fakturorna som har blivit definitivbokade kan sedan betalas.

Använder du tillvalet Elektronisk fakturahantering (EFH) kan du se vilka fakturor som ligger redo för definitivbokning i navigationspanelens inkorg För definitivbokning.

Kreditering eller makulering av leverantörsfaktura

Vid kreditering av leverantörsfaktura kan du välja om hela debetfakturan ska krediteras eller inte. Om inte hela fakturan krediteras får du manuellt ange fakturabelopp och kontering som ska krediteras. Finns kopplad inköpsorder kan du även på orderradnivå välja vad som ska krediteras på debetfakturan.

Använder du tillvalet Elektronisk fakturahantering (EFH) plus tillvalet EFH Workflow hamnar importerade kreditfakturor automatiskt i navigationspanelens inkorg Registrera kreditfaktura. Härifrån hämtar du upp de fakturorna och krediterar dem på vanligt sätt.

Läs om hur du krediterar eller makulerar en leverantörsfaktura i avsnittet Registrera leverantörsfaktura under Tillämpningar -> Leverantörsreskontra på menyn i online-hjälpen.

Med tillvalet Elektronisk fakturahantering (EFH) kan du scanna in pappersfakturor till PDF-format och när du ankomstregistrerar de fakturorna får du med en bild på fakturan som kopplas vid ankomstregistreringen (se nedan). EFH ger dig också stöd för attestlistor som kopplas på ankomstregistrerade fakturor, så att de kan skickas i en attestslinga. Det finns även stöd för attestgrupper och parallell attest med EFH.

Med EFH följer det med en funktion för tolkning och import av fakturor och e-fakturor från leverantörer samt en funktion för att exportera e-fakturor till kunder. Läs mer om det nedan.

När du har EFH finns boxen Navigation i vänster del av rutinfönstret. Här väljer du en inscannad faktura från en PDF-inkorg*. Den inscannade fakturan (som PDF) kopplas då automatiskt till leverantörsfakturan som du ankomstregistrerar. Fakturan visas som bild i ett separat visningsfönster. Med knappen Visa fakturabild på verktygsmenyn i rutinen kan du öppna det fönstret igen ifall du har stängt det. Här kan du också se och koppla på andra dokument till fakturan.

Du kan aktivera en funktion för tolkning av leverantörsfakturor. Tolkningen görs via en extern programvara som heter CrossState och som är integrerad med Monitor ERP via ett API. Med tolkningsfunktionen får du leverantörsfakturorna automatiskt OCR-tolkade och överförda till inkorgen För registrering/verifiering i boxen Navigation. Härifrån får du importera fakturorna och ankomstregistrera dem.

För att aktivera tolkningsfunktionen ska ett konto skapas i den plugin som följer med EFH och som heter E-faktura CrossState. Denna plugin hittar du för importtypen Leverantörsfaktura, på fliken Import i rutinen Inställningar för export/import.

I CrossState gör du verifiering av fakturarader som har tolkats. Det går att tolka om fakturarader som har tolkats felaktigt, och på så sätt "träna" tolken så att den blir mer träffsäker vid efterföljande tolkningar.

Om dina leverantörer har möjlighet att skicka e-fakturor kan du även aktivera en funktion för import av e-fakturor. Den funktionen aktiverar du i samma plugin E-faktura CrossState. E-fakturor behöver inte tolkas utan de kommer istället att importeras automatiskt till inkorgen Vänteläge i boxen Navigation. Om du har angivit en attestansvarig på leverantörerna skickas fakturorna automatiskt på attest och hamnar inte i någon inkorg.

Importerna görs via det API som finns i Monitor ERP mot CrossState.

Tolkningsfunktionen är användbar tillsammans med tillvalet EFH Workflow, särskilt när du har stora fakturavolymer. Läs mer om EFH Workflow nedan.

Notera att om du behöver hjälp med att skapa konto, tolkning eller import av fakturor, var vänlig och kontakta Monitors support för assistans.

Med EFH kan du även aktivera en funktion för att exportera e-fakturor till dina kunder. För att aktivera den funktionen ska ett konto skapas i den plugin som följer med EFH och som heter E-faktura Crediflow. Denna plugin hittar du för exporttypen E-faktura, på fliken Export i rutinen Inställningar för export/import.

När du har skapat ett konto kan du ansluta dina kunder som är med i olika e-fakturaregister för e-faktura. Detta gör du med en funktion i rutinen Kundregister.

Export av e-fakturor är helt integrerat i Monitor ERP och sker när du godkänner och skriver ut fakturorna på vanligt sätt till de e-fakturaanslutna kunderna.

Exporterna görs via ett API som finns i Monitor ERP mot Crediflow. Det ingår ett avtal som Monitor ERP System AB har tecknat med Crediflow.

Notera att om du behöver hjälp med att skapa konto, ansluta kunder för e-faktura eller export av e-faktura, var vänlig och kontakta Monitors support för assistans.

Du kan komplettera EFH med tillvalet EFH Workflow, som automatiserar flödet av leverantörsfakturor med ankomstregistrering, koppling av inköpsorder till varufakturor, attest och definitivbokning. Det du kan uppnå med EFH Workflow är ett helt automatiserat flöde. Du behöver då normalt inte hantera några fakturor i denna rutin.

För varufakturor är förutsättningen att fakturaraderna kan matchas mot tillhörande inköpsorderrader. För omkostnadsfakturor är flödet lite enklare då det inte görs någon matchning på radnivå och koppling av inköpsorder. Om du använder attest på radnivå som aktiveras via systeminställningen Använd utökat attest på konteringsrader sker matchning på radnivå.

När EFH Workflow är installerat finns knappen Spara och skicka till Workflow på rutinens verktygsmeny. Knappen använder du bara efter att en faktura har fastnat i en inkorg och du har åtgärdat orsaken. Fakturan skickas då vidare i flödet, t.ex. till attest och definitivbokning i de fall den har fastnat i någon av inkorgarna Skapa attestlista eller Sök order/artikel (se nedan).

Med EFH Workflow tillkommer fler inkorgar i boxen Navigation (XML-inkorgar visas inte eftersom import av fakturor från dem sker automatiskt med EFH Workflow). Varje inkorg representerar ett steg i fakturaflödet. Läs mer om dem i avsnittet Navigation. Även i rutinen Attestera leverantörsfaktura tillkommer boxen Navigation och några av dessa inkorgar med EFH Workflow.

Om fakturarader inte kan matchas mot inköpsorderrader av Workflow får du verifiera och koppla ihop dessa manuellt i boxarna Fakturarader och Inköpsorder på fliken Koppling av order. I det fallet används inte den externa programvaran CrossState för verifiering. Boxen Fakturarader på fliken Koppling av order, samt en flik Fakturarader under fliken Leverantörsfaktura, tillkommer med EFH Workflow.

Öresavrunding och EFH Workflow

Systemet sköter öresavrundning vid import av leverantörsfakturor. Om fakturan innehåller information om öresavrundning behöver den inte hanteras/konteras i attestflödet. Den öresavrundning som tolkats/importerats visas nedanför boxen Kontering. Avrundningen konteras automatiskt mot standardkontot för öresavrundningen i samband med att fakturan definitivbokas.

Hantering av prisfaktor

Import av prisfaktor på de fakturarader som importeras hanteras på följande sätt. Prisfaktor kan t.ex. avse att ett à-pris är per hundra. I samband med att fakturan skapas i Monitor ERP omvandlas à-priset automatiskt till korrekt styckpris via prisfaktorn, så att matchning kan ske mot inköpsordern. Funktionen kräver att du tolkar prisfaktorn från fakturaraderna.

Exempel: Det tolkade à-priset på fakturan är 10 kr och den tolkade prisfaktorn är 100. Det ger 0,10 kr i styckpris, vilket är priset som finns angivet på inköpsordern. Om du då har köpt 1000 st för 0,10 kr/st, så tolkas det på fakturan som 1000 st med priset 10 kr/100. Det tolkade à-priset omvandlas till ett korrekt styckpris (alltså à-pris) i Monitor ERP. À-pris på faktura och à-pris i Monitor ERP kan bli olika p.g.a. prisfaktorn som används vid importen för att priserna ska stämma.

Notera att om du behöver hjälp med EFH Workflow, var vänlig och kontakta Monitors support för assistans.

Om du redan har ett eget avtal med en annan e-fakturaleverantör, kan du fortfarande kombinera det med EFH och importera tolkade leverantörsfakturor till en XML-inkorg* i boxen Navigation.

Du behöver beställa en plugin till Monitor ERP från Monitor ERP System AB. Det finns plugin för formatet Peppol BIS 3.0. Med plugin för Peppol BIS 3.0 kan du även exportera e-fakturor och skicka till kunder.

Export och import sker via ett FTP-konto som e-fakturaleverantören tillhandahåller.

Om du redan har ett eget avtal med Crediflow rekommenderar vi en övergång till vår e-fakturalösning E-faktura, där du får en mer sömlös integration i Monitor ERP.

* En XML-inkorg för Peppol BIS 3.0 e-fakturor ska registreras i rutinen Scanna dokument. Ett FTP-konto ska registreras hos e-fakturaleverantören om du inte redan har ett sådant konto.