Huvudrad

Huvudraden i rutinen är utgångspunkten om du ankomstregistrerar en ny leverantörsfaktura. Om du använder tillvalet Elektronisk fakturahantering (EFH) är det också en inkorg i boxen Navigation som är utgångspunkten vid ankomsregistrering av en ny faktura.

Löpnummer

Löpnummer för leverantörsfakturan. Löpnummer väljer du om en befintlig faktura ska hämtas. En ny faktura får ett löpnummer från nummerserien när fakturan sparas första gången.

Efter att du har sparat återställs rutinen till utgångsläget och töms på uppgifter. I fältet Senast registrerade ser du vilket löpnummer som den senast registrerade fakturan fick.

Leverantör

Den leverantör som fakturan erhållits ifrån. Om du inte använder tillvalet Elektronisk fakturahantering (EFH) är leverantör det första du väljer på en ny faktura, antingen direkt här i fältet eller indirekt via fältet Ordernummer om det är en orderfaktura (finns en inköpsorder).

Du kan också välja leverantör genom att ange nummer för Bankgiro eller PlusGiro i fältet.

Med knappen Byt leverantör har du möjlighet att byta ut leverantören på en redan registrerad faktura, dock enbart så länge fakturan inte är definitivbokad. I fliken Koppling av order ser du alla inlevererade inköpsorder på leverantören, om det finns sådana. Du kan välja vilka inköpsorder som ska tas med i kopplingen mot fakturan.

Då du ankomstregistrerar fakturor kan du få systemet att låta föregående leverantör ligga kvar efter att du har sparat fakturan. Detta aktiveras via systeminställningen Föreslå föregående leverantör vid ankomstregistrering.

Är ett meddelande satt på leverantören öppnas meddelandet automatiskt när du anger leverantören. Du kan även se meddelandet via knappen Visa meddelande .

Ordernummer

Inköpsordernummer som leverantörsfakturan ska kopplas mot. Leverantör hämtas från inköpsordern. Om systeminställningen Hämta fakturauppgifter från inköpsorder är aktiverad, så hämtas vissa uppgifter från inköpsordern, såsom Betalningsvillkor, Valuta, Momsgrupp och Leverantörsgrupp (import av Monitor-till-Monitor-faktura är ett undantag, där hämtas uppgifter i huvudsak från XML-filen). Om du väljer en inköpsorder som inte är inlevererad visas en varning. Om du redan har valt en leverantör i fältet Leverantör och du därefter väljer en inköpsorder som är registrerad på en annan leverantör, så visas information om det och du får välja om du vill byta leverantör på fakturaunderlaget till aktuell leverantör på vald inköpsorder.

I fliken Koppling av order ser du sedan alla helt eller delvis inlevererade inköpsorder, dels på vald leverantör och dels på leverantören på vald inköpsorder, om det inte är samma. Den valda inköpsordern är där förvald att tas med i kopplingen mot leverantörsfakturan.

Fakturans status

Visar fakturans nuvarande status som kan vara:

  • Nyregistrering – fakturan är ny och inte ännu sparad (har inte fått ett löpnummer).

  • Ankomstregistrerad – fakturan är sparad och ankomstregistrerad (har fått ett löpnummer). Fakturan får denna status om preliminärbokning av fakturor inte tillämpas.

  • Preliminärbokad – fakturan är sparad och preliminärbokad (har fått ett löpnummer). Fakturan får denna status istället för statusen Ankomstregistrerad om preliminärbokning av fakturor tillämpas. Det aktiveras med systeminställningen Preliminärbokning av leverantörsfakturor.

  • Definitivbokad – fakturan är definitivbokad.

  • Beordrad – betalning är beordrad, men inte genomförd.

  • Delbetald – fakturan är delbetald.

  • Fullbetald – fakturan är helt betald.

  • Makulerad – fakturan är makulerad.

Senast registrerade

Visar löpnummer för senast registrerade faktura.

Status EFH

Fältet Status EFH visas om tillvalet Elektronisk fakturahantering (EFH) är installerat. Följande statuslägen finns med EFH:

  • Vänteläge – fakturan har lagts i vänteläge vid ankomstregistreringen. Exempelvis kan detta vara nödvändigt om det upptäcks vid registreringen att fakturan behövs kompletteras med mer uppgifter eller att en inköpsorders inleverans ska inväntas.
  • Ute på attest – fakturan är ute på attestrunda. Visning av vem den befinner sig hos.
  • Attest slutförd – alla har attesterat fakturan och ligger för definitivbokning i navigeringslistan.
  • Underkänd – blivit underkänd på attestrundan och skickats tillbaka till ekonomiavdelningen.
  • För definitivbokning – fakturan ligger för definitivbokning.
  • Definitivbokad – fakturan har passerat attestrundan och har även definitivbokats.
  • Arkiverad – fakturan är arkiverad.

Spara utan bild

Denna inställning finns om EFH är installerat. För att kunna spara en faktura som saknar fakturabild (PDF) måste du välja Ja.