Kontering

Här konterar du leverantörsfakturor.

När ny faktura registreras har du möjlighet att påbörja förkontering av leverantörsfakturan. Du kan i detta läge spara fakturan även fast det finns belopp kvar att kontera. Om det finns ett inköpskonto valt på leverantören kommer kontering på det kontot att hämtas automatiskt efter att du har angivit ett fakturabelopp. Du kan ändra på den konteringen.

Kontering av dimensioner kan ske med automatik när de är kopplade till register. Detta styrs av inställningar i rutinen Konteringsdimensioner Konteringsdimensioner är något som större företag använder sig av i bokföringen för att dela upp verksamheten och därmed lättare kunna följa det interna resultatet. Konto är en dimension men vanligtvis väljer större företag att använda sig av dimensionerna kostnadsställe (KST), kostnadsbärare KB och projekt. Utöver dessa går det att skapa andra dimensioner i Monitor ERP för att passa er verksamhetsuppföljning..

Orderradskontering läggs till i förkonteringen när orderrader kopplas till fakturan. Det går att ändra konteringen i förkonteringen. Då ändras det automatiskt även på den tillhörande orderraden. Ändras konteringen på orderraden uppdateras den tillhörande förkonteringsraden. Detta behövs för att leverantörsfakturaloggen ska visa den bokförda konteringen även för orderrader.

Kontering kan ske på tre olika sätt:

Det går att göra manuellt, t.ex. när en omkostnadsfaktura konteras manuellt av användaren.
Det går att lägga till/infoga rader för kontering via förvalt konto på leverantören, då ett inköpskonto är valt på leverantören.
Det går även via inköpsorder, när fakturan kopplas till en inköpsorder genereras konteringsrader från de kopplade inköpsorderraderna.

Om systeminställningen Underlag för momsrapport hämtas från är inställd på Momskod i huvudbokstransaktioner går det att justera momskod på de konteringsrader som anges i boxen Kontering.

Om det är en kontantutbetalning där kassabok används kan du markera Visa betalningskontering för att se hur själva betalningen konterats.

I kolumnen Belopp anger du det värde som ska konteras på raden. Om du anger ett negativt värde konteras automatiskt värdet i kolumnen Kredit. Du kan också att ange konterat belopp via kolumnerna Debet och Kredit. Om fakturan är i utländsk valuta anger du Belopp i utländsk valuta. Konterat belopp i Debet och Kredit räknas dock om till företagsvaluta via fakturans valutakurs. Om fakturan är i utländsk valuta och du markerar kryssrutan Endast företagsvaluta, släcks kolumnen Belopp och kontering görs enbart via kolumnerna Debet eller Kredit.

Attest på radnivå

Om attest på radnivå tillämpas (aktiveras med systeminställningen Använd utökad attest på konteringsrader) visas attestkod för konteringsraden. Centrala styrningar kan dessutom ge automatik på detta beroende på konteringen. Går att använda i system med tillvalen EFH och EFH Workflow.

Orderfakturor får attestant på radnivå utifrån annat regelverk. I första hand från den som är angiven som attestansvarig på leverantören och i andra hand den som är referens på inköpsordern. Överträdelse av beloppsgränser följer dock samma logik som för omkostnadsfakturor. Dvs. enligt ansvarig på konto, kostnadsställe osv.

Om kontot är har inställningen Periodiseringskonto markerad i rutinen Kontoplan, aktiveras automatiskt periodiseringsfunktionen när du lämnar beloppsfältet vid definitivbokning, annars kan du också aktivera periodiseringsfunktionen manuellt med funktionsknappen Periodisera rad . Notera att för Förkontering måste du alltid aktivera Periodisera rad manuellt. Innehåller kontoraden i en befintlig verifikation ett periodiseringskonto kan du länka dig till rutinen Registrera periodisering för att se periodiseringen av konteringsraden.

Om du behöver periodisera flera konteringar på en och samma faktura, behöver du skapa en varsin periodisering per konteringsrad.

Under Mer info på konteringsraderna finns kolumnen Periodisering. I det fältet visas vilket periodiseringsnummer som konteringen är kopplad till. Denna information följer även med till redovisningen vilket gör det möjligt att söka periodiseringar på transaktionsnivå. Notera att för periodisering skapad vid förkontering, så visas inget periodiseringsnummer i den kolumnen. Den visas efter att fakturan definitivbokats.

(Tillvalet Anläggningsregister) Om du inte har markerat inställningen Anläggningskonto i rutinen Kontoplan, men ändå vill registrera inventarier på aktuell rad, kan du markera den specifika raden och klicka på knappen Registrera/komplettera anläggningsobjekt . Om du däremot har markerat inställningen nämnd ovan, kommer systemet att känna av detta.

Det skapas ett separat anläggningsobjekt per konteringsrad. I de fall du vill skapa ett gemensamt anläggningsobjekt för flera konteringsrader på fakturan, klickar du på knappen Ändrat anskaffningsvärde i fönstret för registrering/komplettering av anläggningsobjekt. Där kan du bocka i vilka konteringsrader på leverantörsfakturan som ska ingå i anläggningsobjektet.

Under Mer info på konteringsraderna finns kolumnen Anläggningsobjekt. I det fältet visas vilket anläggningsobjekt som konteringen avser. Denna information följer även med till redovisningen vilket gör det möjligt att söka anläggningsobjekt på transaktionsnivå.

Under Mer info på konteringsraderna finns kolumnen Ordernummer. I det fältet visas vilket ordernummer som konteringen avser om kontot är har inställningen Ordernummer markerad i rutinen Kontoplan. Denna information följer även med till redovisningen.

Definitivboka

Med denna knapp så definitivbokas leverantörsfakturan. Du kan även använda kortkommandot Ctrl + R. Rader med automatisk kontering på konton för leverantörsskulder och ingående moms läggs till. Du verkställer definitivbokningen med Spara. Så länge du inte har sparat fakturan så kan du klicka på knappen, som då bytt namn till Ångra definitivbokning för att ta bort definitivbokningen.

Visa preliminärbokning

Kryssrutan är synlig om systeminställningen Preliminärbokning av leverantörsfakturor är aktiverad. Om du markerar denna kryssruta så kan du se preliminärbokningen. Rader med automatisk kontering på konton för preliminärbokning läggs till. Du verkställer preliminärbokningen med Spara.