Attestregler

Beroende på fakturatyp (omkostnadsfaktura eller orderfaktura) samt systeminställning fungerar attestreglerna på lite olika sätt.

Attest – standardflöde

För standardflödet med attest på huvudnivå av leverantörsfakturorna hämtas Attestansvarig förvalt från leverantören. Flödet är baserat på fakturan som helhet och inte uppdelat per rad. Dvs. att samtliga som attesterar fakturan ser alla rader och attesterar alla rader när de attesterar hela fakturan. Du kan attestera en rad, men den är inte strikt dedikerad till en specifik attestant, som det är när man har attest på radnivå. Skapande av attestlistor och eventuella attestgrupper görs i rutinen Attestinställningar – EFH.

Attest på radnivå för omkostnadsfakturor

Funktionen aktiveras med systeminställningen Använd utökad attest på radnivå och går att använda i system där EFH eller EFH med EFH Workflow är installerade. Funktionen styr att det går att attestera omkostnadsfakturor på radnivå. Vid förkontering av leverantörsfaktura kommer en attestant att föreslås per konteringsrad utifrån det regelverk och prioritering som du har satt upp.

På varje konto går det att ange vem som är ansvarig för attest och chefsattest (vid överskriden beloppsgräns). Ansvarig för konto anges i rutinen Kontoplan, men kan även uppdateras för många konton samtidigt via listtypen EFH-attestant/Chefsattestant i Kontoplanslista.
På varje konteringsdimension, som t.ex. Kostnadsställe, Kostnadsbärare, går det att ange motsvarande ansvariga som ovan. Detta anges i fliken Konteringsdimensioner Konteringsdimensioner är något som större företag använder sig av i bokföringen för att dela upp verksamheten och därmed lättare kunna följa det interna resultatet. Konto är en dimension men vanligtvis väljer större företag att använda sig av dimensionerna kostnadsställe (KST), kostnadsbärare KB och projekt. Utöver dessa går det att skapa andra dimensioner i Monitor ERP för att passa er verksamhetsuppföljning. i rutinen Attestinställningar – EFH.
För konteringsdimensionen Projekt kan du styra att Projektansvarig eller Vår referens i Projektregister ska vara ansvarig. Detta anges under knappen Projekt i fliken Konteringsdimensioner i Attestinställningar – EFH.
Angivande av ansvarig enligt ovan ger automatisk attestant/chefsattestant på konteringsraden.
När du använder kontering på radnivå kommer också attestlistan automatiskt att bli parallell.

Centrala prioriteringsregler styr vilken som ska attestera/chefsattestera raden, om det finns flera ansvariga för samma konteringsrad. T.ex. att attestansvarig på Konto väger tyngre än attestansvarig på Kostnadsställe. Denna prioritering anges i fliken Prioritet för radattest i Attestinställningar – EFH. Det är viktigt att du väljer vilka fält som du vill använda dig av avseende prioriteringsordningen, då det är dessa fält som blir styrande. Villkor som du har valt att inte använda i prioriteringsordningen kommer inte att användas. T.ex. om du inte har valt villkoret Konto, så tittar systemet inte på ansvariga på Konto.
Vid attest av faktura visar systemet bara de konteringsrader som du behöver attestera. Det går dock att visa övriga konteringsrader via knappen Visa alla konteringsrader i funktionsmenyn.
Vid beloppsgräns kontrolleras summan av de rader du attesterar på fakturan och inte fakturans totala nettobelopp.

Attest på radnivå för orderfakturor

Funktionen aktiveras också med systeminställningen Använd utökad attest på radnivå och går att använda i system där EFH eller EFH med EFH Workflow är installerade.

Orderfakturor får attestant på radnivå utifrån ett annat regelverk. I första hand får raderna den attestant som är angiven som attestansvarig på leverantören. I andra hand får raderna den attestant som är referens på inköpsordern. Överträdelse av beloppsgränser följer dock samma logik som för omkostnadsfakturor, dvs. enligt ansvarig på Konto, Kostnadsställe osv.