Inköpsorder

I denna flik lägger du upp ordertyper för inköpsorder. Från början finns ordertyperna Materialinköp, och Operationslego med de grundtyperna. Har du tillvalet Lagerställe installerat finns även ordertypen Lagerorder. Dessa ordertyper kan du inte ta bort, ändra grundtyp på eller inaktivera.

Prefix

Ett prefix kan anges som är upp till tre tecken och systemet lägger då automatiskt in prefixet i början på numret som kommer från nummerserien. T.ex. vid registrering av en inköpsorder och nästa nummer i nummerserien är 1001 och prefixet är S på ordertypen så sätts S1001 som ordernummer.

Benämning

Benämningstext för ordertypen. Med knappen Översättningar kan texten översättas till de olika aktiva språk som finns registrerade i systemet. Läs mer om språkhantering av översättningsbara texter.

Grundtyp

Grundtyp styr vilken funktionalitet som ordertypen har. I dagsläget finns grundtypen Materialinköp att välja när ny inköpsordertyp skapas.

Det går inte att lägga upp egna ordertyper av typen Operationslego. Inköpsorder av typen operationslego skapas automatiskt av systemet när legooperationer avrapporteras.

Strategi för kurstyp

Strategi för kurstyp styr vilken kurstyp som ska användas för ordertypen. Förvalt är Enligt leverantör. Då blir det kurstypen angiven på leverantören som används i första hand. Till valet Enligt ordertyp får du välja en viss kurstyp. De olika kurstyperna som finns i systemet registreras i rutinen Valutor, fliken Kurstyper.

Konteringsgrupp

Konteringsgrupp för ordertypen (gäller ej grundtyp Lagerorder). Valbara konteringsgrupper är de av typen Inköp i rutinen Konteringsmatris.

Dokumentstruktur

Under knappen Dokumentstruktur definierar du vilka dokument som ska vara förvalda att skrivas ut tillsammans med inköpsorder med denna ordertyp. Dokumenten kan t.ex. vara försättssidor och avtal. De dokument du lägger till här kommer att läggas till automatiskt i fliken Dokumentstruktur i rutinen Registrera inköpsorder, på nya inköpsorder med denna ordertyp.

Du kan lägga till eller infoga dokument till huvuddokumentet i valfri ordning. Klicka på Lägg till ny rad sist för att lägga till själva huvuddokumentet (offerten, ordern). Detta dokument visas som en grå rad (se bilden nedan).

Om du inte använder dokumentstrukturer kommer huvuddokumentet att skrivas ut, även om du inte lagt till huvuddokumentet här (den gråa raden markerad i bilden ovan).

Externa dokumentfiler kan t.ex. vara PDF-filer som du med bläddra-knappen väljer från en sökväg och ger ett namn i tabellen. Notera att det bör helst vara en UNC-sökväg och inte en sökväg till en utdelad enhet eller lokal enhet. Anledningen till det är så att andra användare alltid har access till sökvägen om de ska kunna skriva ut dokumenten. En UNC-sökväg skrivs så här: \\datornamn\utdelningsnamn, t.ex. \\file_server\documents.

Ett exempel på upplägg av dokumentstruktur kan vara att först ha en försättssida, därefter en sida med avtalstext, sedan själva huvuddokumentet och sist en avslutande sida.

En dokumentstruktur kan vara förvald. Det styrs i första hand av ordertypen och språket på mottagarens postadress, men du kan ändra vilka specifika dokumentfiler som ska ingå i just denna dokumentstruktur tillsammans med huvuddokumentet. Förvalda dokumentstrukturer definieras per ordertyp i rutinen Ordertyper.

Du lägger till eller infogar valfritt antal dokumentfiler i tabellen, så att de hamnar i den ordning du vill ha dem. Ändringar som du gör sparas på den aktuella posten i rutinen.

Notera, för att lägga till en extern dokumentfil före huvuddokumentet, måste du markera raden Dokument (så att den får fokus) och sedan klicka på knappen Infoga ny rad (Shift + F5) på funktionsmenyn.

Resultatet blir ett sammansatt dokument bestående av alla dokumentfiler inkl. huvuddokumentet i den ordningen de ligger i dokumentstrukturen. Om du skickar detta som e-post till mottagaren skapas en enda PDF-fil av alla dokumentfiler inkl. huvuddokumentet och bifogas i e-postmeddelandet. Om du skriver ut dokumentstrukturen skrivs alla dokumenten ut i inbördes ordning.

Inköpsstatistik

Styr om inköpsstatistik skapas för order med denna ordertyp.

Prioritet

Prioritet syftar till att prioritera offert, förfrågan, order eller projekt. Förvalt värde är nio. Du kan ange siffrorna 1–9, där 1 är högsta prioritet. Fältet kan inte lämnas tomt.

Denna prioritet på ordertypen kombineras alltid med prioritet på leverantör, när prioriteten på inköpsordern sätts. Högsta prioritet på ordertyp och leverantör blir orderns prioritet.

Aktivitetsmall

Förvald aktivitetsmall att koppla på nya order som skapas med denna ordertyp. Aktivitetsmallar är fördefinierade uppsättningar av aktiviteter för ordern. De hanteras i fliken Aktivitetsmallar i rutinen Grunddata Grunddata är statiska poster i en databas, exempelvis artiklar, kunder, användare, produktionsgrupper. – Inköpsstöd. Aktivitetsmall kan du ändra i efterhand på ordern.

Undanta från EDI

Denna inställning finns om tillvalet EDI EDI är en förkortning av Electronic Data Interchange. EDI handlar om att utbyta elektroniska affärsdokument med sina affärspartners, t.ex. kunder och leverantörer. Begreppet EDI är ganska brett och diffust och kan många gånger användas om alla typer av dokument som man skickar elektroniskt, även om det kanske är frågan om PDF-filer via e-post eller att publicera affärsdokument på en webbsida. Det vi menar med EDI och vad man traditionellt brukar mena med EDI är strukturerade affärsdokument, som följer givna standarder, som man skickar eller tar emot elektroniskt och som sammanställs och tolkas automatiskt av och integrerat med kundens/leverantörens affärssystem. med format för inköpsorder är installerat. Inställningen styr att inköpsorder med denna ordertyp undantas förvalt från EDI. På så sätt går det att hantera order utanför EDI-flödet parallellt med EDI-order, till leverantörer anslutna till EDI. Du får registrera en till ordertyp på grundtyp Materialinköp med denna inställning aktiverad, utöver den ordinarie ordertypen för materialinköp som har inställningen inaktiverad.

Intrastat

För respektive ordertyp går det att göra olika inställningar gällande transaktionstyper och vilket värde som ska redovisas på intrastatrapporten. Vilka fält som går att fylla i och vilka val som går att göra i respektive fält beror på vilken grundtyp ordertypen har.

Aktiv

Styr att ordertypen är aktiv. En inaktiverad ordertyp blir inte längre tillgänglig för användarna i systemet.