Leverantörsreskontra

Skapa fakturaunderlag vid inleverans av

Styr om leverantörsfakturaunderlag ska skapas då inleveranser av inköpsorder rapporteras. De alternativ som finns är Inköpsorder och/eller Inköpsorder (lego). Är alternativen aktiverade är det möjligt att koppla inköpsorder då leverantörsfakturan registreras.

Systeminställningen påverkar även inköpsstatistiken, som går att ta ut i rutinen Leverantörsfakturalogg i form av detaljerad och summerad statistik per löpnummer, leverantör, verifikationsdatum eller artikel.

Är inte något av alternativen aktiverade i systeminställningen, så försvinner möjligheten att ta ut statistik på artikelnivå i rutinen Leverantörsfakturalogg. Du är då istället hänvisad till rutinen Inleveranslogg. Däremot kan du alltid (oavsett om något alternativ i systeminställningen är aktiverat eller inte) se inköpsstatistik, inleveranslogg och statistikpriser på artikelnivå i rutinen Artikelregister.

Kopplar du inte inköpsorder mot leverantörsfakturan, så är alltså leverantörsfakturaloggen för artikeln tom. Däremot visas alltid i Artikelregister info under knapparna Inköpsstatistik och Inleveranslogg samt olika statistikpriser. Dessa är baserade på priset på inköpsordern.

Kopplar du inköpsorder mot leverantörsfakturan, så uppdateras även då inleveranslogg, inköpsstatistik, statistikpriser i samband med inleverans. Skillnaden är att när du sedan kopplar fakturan mot inköpsorder, så uppdateras även leverantörsfakturalogg samt att systemet efterhandsjusterar inköpsstatistik och statistikpriser utifall priset är nåt annat på fakturan.

Är alternativet Inköpsorder aktiverat i systeminställningen, kan du även per leverantör i rutinen Leverantörsregister göra undantag med inställningen Skapa inte fakturaunderlag. Är alternativet Inköpsorder (lego) aktiverat i systeminställningen, kan du även per produktionsgrupp av typen Lego i rutinen Produktionsgruppsregister göra undantag med samma inställning Skapa inte fakturaunderlag.

Aktiveras undantag per leverantör eller legoproduktionsgrupp, så skapas inget fakturaunderlag då inköpsorder för berörd leverantör inlevereras. Syftet är att kunna undanta de leverantörer vars fakturor inte är specificerade per inköpsorder eller på annat sätt inte genererar bra fakturaunderlag. Du riskerar ju annars att skapa fakturaunderlag som aldrig blir kopplade mot någon leverantörsfaktura, som i sin tur leder till att listan i rutinen Fakturaunderlag – Inköp inte visar rätt uppgifter om "Enbart inlevererad, ej fakturakopplad" samt att inköpsstatistiken blir fel. Då är det bättre att inte skapa fakturaunderlag för dessa leverantör och uppdatera inköpsstatistiken vid inleveransen istället.

Preliminärbokning av leverantörsfakturor

Styr om preliminärbokning av inkommande leverantörsfakturor ska tillämpas. Det innebär att en faktura som registreras i rutinen Registrera leverantörsfaktura konteras på Preliminära leverantörsskulder och motkonto Preliminärkonto. I den rutinen finns då fältet Prel.bokningsdatum samt en kryssrutan Visa preliminärbokning, där det går att se och ändra kontering.

Kontera moms vid

Om preliminärbokning av leverantörsfakturor vid ankomstregistrering tillämpas går det att välja om momsen ska redovisas vid preliminärbokning av fakturan eller vid definitivbokning av fakturan.

Förvalt är vid preliminärbokningstillfället.

Föreslå samma verifikationsdatum som fakturadatum

Styr om Verifikationsdatum alltid ska bli samma datum som det Fakturadatum du väljer i rutinen Registrera leverantörsfaktura. I annat fall blir Verifikationsdatum samma datum som du valde i det fältet på förra fakturan.

Tillämpar du preliminärbokning av leverantörsfakturor (med ovanstående systeminställning), så styr denna systeminställning även att preliminärbokningsdatum blir samma datum som valt fakturadatum.

Föreslagen valutakurs vid registrering

Styr om valutakursen vid leverantörsfakturaregistrering är aktuell kurs eller valutakurs enligt fakturadatum. Följande alternativ finns:

• Aktuell kurs – med detta alternativ används den valutakurs som gäller just nu vid registreringen av leverantörsfakturan. Aktuell kurs är förvald.
• Kurs enligt fakturadatum – med detta alternativ används den valutakurs som gällde vid ingången till det fakturadatum som anges på fakturan.

Använd valutakurs från XML-fil

Styr om valutakurs från XML-fil ska användas. Inställningen gäller importerade e-fakturor, tolkade fakturor (CrossState) och M2M-fakturor. Till exempel om leverantören skickar fakturor i annan valuta som e-faktura (XML-fil), så styr denna inställning att valutakursen i XML-filen ska användas. Systeminställningen överstyr ovanstående systeminställning Föreslagen valutakurs vid registrering. Saknas valutakurs i XML-filen, så blir valutakursen på leverantörsfakturan enligt den ovanstående systeminställningen.

Tillåten valutakursdifferens på importerad faktura

Om inställningen Använd valutakurs från XML-fil ovan är inställd till Ja, ska du i denna inställning ange tillåten differens i procent.

Använd momsbelopp från importerad faktura

Denna inställning styr om moms från fakturan ska användas eller inte vid import av leverantörsfaktura. Inställningen gäller importerade e-fakturor, tolkade fakturor (CrossState) och M2M-fakturor. Om du väljer Nej kommer momskoden från leverantören att användas istället. Rekommenderad inställning när du använder fakturatolkning via CrossState är Ja.

Notera att om du väljer Nej kommer moms beräknas utifrån förvald momskod i Leverantörsregistret. I detta fall beräknas momsen utifrån fakturabeloppet och öresdifferenser kan därför behöva justeras manuellt.

Välj attestant automatiskt baserat på referens i XML-fil

Styr om fakturor som importeras via Monitor-till-Monitor eller från XML-fil ska få en attestkod automatiskt utifrån referens i filen. Systeminställningen gäller inte fakturor som importeras från CrossState, då dessa styrs via rutinen Inställningar för export/import.

Föreslå föregående leverantör vid ankomstregistrering

Styr om föregående leverantör vid ankomstregistrering ska föreslås. Är inställningen Ja står föregående leverantörs uppgifter kvar i rutinen Registrera leverantörsfaktura efter att en ny faktura sparats. Är inställningen Nej töms fältet Leverantör efter varje fakturaregistrering i den rutinen.

Kontroll mot återkommande fakturanummer

Inställningen kontrollerar återkommande fakturanummer i rutinen Registrera leverantörsfaktura. Du kan välja om fakturanummer som redan används på samma leverantör ska spärras (inte vara möjlig att ange) eller om en varning ska visas. Notera att om du väljer Spärra, gäller spärren endast från att fakturan ankomstregistreras t.o.m. att den definitivbokas. Efter att fakturan är definitivbokad uppkommer endast en varning.

Förvalt betalningsvillkor på kreditfakturor

Styr det förvalda betalningsvillkoret på kreditfakturor. Detta betalningsvillkor används även när fakturan importeras automatiskt via CrossState eller EFF Workflow. Betalningsvillkor måste vara upplagda i rutinen Villkor.

Hämta fakturauppgifter från inköpsorder

Styr att vissa uppgifter på inköpsordern, som skiljer sig från uppgifterna på leverantören, hämtas till leverantörsfakturan vid ankomstregistrering. De uppgifterna är: Betalningsvillkor, Valuta, Momsgrupp samt Leverantörsgrupp.

När det gäller betalningsvillkoret så fungerar det så här. Det görs en kontroll mellan antalet dagar enligt den importerade fakturan som jämförs mot antalet dagar enligt betalningsvillkoret på den kopplade inköpsordern. Om antalet dagar mellan dessa skiljer sig åt så visas en varning om detta. Antal dagar enligt fakturan används vid registrering av leverantörsfakturan.

Sätt faktura i "Vänteläge" om order inte är inlevererad

Styr om en leverantörsfaktura (orderfaktura) förvalt ska sättas i vänteläge vid ankomstregistrering om dess inköpsorder inte är inlevererad. Denna systeminställning finns om tillvalet Elektronisk fakturahantering (EFH) är installerat. Systeminställningen är förvalt satt till Ja och varufakturorna hamnar då i inkorgen Vänteläge.

Om tillvalet EFH Workflow är installerat är denna systeminställning borttagen. Vid Workflow hamnar inkommande leverantörsfakturor i inkorgen Inväntar inleverans.

Beloppsgräns för öresavrundning vid koppling av order

Beloppsgräns för öresavrundning, om differens uppstår då inköpsorder kopplas till leverantörsfakturor i rutinen Registrera leverantörsfaktura. Förvalt värde är 1,00. Värdet som är angivet visas även till höger om differens-fältet under fliken Koppling av order i den rutinen. Det belopp du anger avser differens i företagsvalutan. Om fakturan är i extern valuta så räknas differensen om till företagsvalutan för att avgöra om automatisk kontering av avrundning ska ske eller inte.

Bokför prisdifferenser vid fakturaregistrering

Styr om prisdifferenser och valutakursdifferenser ska bokföras vid fakturaregistrering. Följande val finns:

• Nej – ingen bokföring av prisdifferenser görs.
• Ja, enbart total prisdifferens – om fakturapriset avviker från det prisalternativ som prisdifferenser ska mätas mot konteras differensen mot prisdifferenskontot. Om fakturapriset är i extern valuta så multipliceras prisdifferensen med valutakursen enligt fakturan och ingår i totala prisdifferensbokningen.
• Ja, pris- och valutakursdifferens – om en valutakursdifferens uppstår av fakturapriset vid fakturaregistreringen konteras den differensen först mot valutakursdifferenskontot. Resten av fakturapriset konteras sedan mot prisdifferenskontot på samma sätt som vid ovanstående alternativ.

Om inställningen är satt till ett av alternativen Ja öppnas fält för val av prisdifferenskonto till varje varugrupp och leverantörsgrupp på fliken Inköpskonto i rutinen Konteringsmatris. Standardkonton för valutakursvinst respektive valutakursförlust finns med i kontoplanen. På leverantör finns det dock möjlighet att göra undantag från standardkontona för kursvinst och kursförlust vid prisdifferens.

Vid definitivbokning av fakturan i rutinen Registrera leverantörsfaktura konteras prisdifferens per orderrad mot prisdifferenskontot, i de fall fakturapriset avviker från det prisalternativ (i nedanstående systeminställning) som prisdifferenser mäts mot. Om order/faktura är i extern valuta och det uppstår en valutakursdifferens, jämförs fakturans kurs vid inleveranstillfället med den kurstyp som är vald i systeminställningen Valutakursdifferens ska jämföra fakturans kurs mot. Uträkningen av valutakursdifferens sker enligt formeln:

(Valutakurs vid inleveranstillfället - valutakurs på leverantörsfaktura) x pris på faktura i extern valuta

Prisdifferens ska jämföra fakturans pris mot

Om systeminställningen ovan är satt till ett av alternativen Ja ställer du in vilket prisalternativ som prisdifferenser ska mätas mot. Om du använder FIFO FIFO beräknas via de gamla lagerloggsposter som finns i systemet. Alla poster har ett pris som lagras vid en inleverans. En inköpsorder får dock sitt pris uppdaterat när leverantörsfakturan blir kopplad mot inleveransen. FIFO-värdet kan alltså bli förändrat trots att ingen lagertransaktion har skett sedan en lagervärdelista togs ut senast. Inventering och direkt lagerrapportering får standardpriset som värde. Andra transaktioner såsom minusrapportering av material via tillverkningsorder får standardpris och påverkar också FIFO. När FIFO ska beräknas så kontrolleras först artikelns saldo. Sedan letar programmet upp så många plustransaktioner som behövs för att kunna värdera dessa artiklar. De senaste transaktionerna används då först. Exempel: Om du har 100 st. i saldo och det senaste som har hänt är att det först köptes 80 st. à 10 SEK och sedan köptes 20 st. à 20 SEK, så blir FIFO: 80 × 10 SEK + 20 × 20 SEK = 1200 SEK, dvs. 12 SEK/st. som lagervärderingsmetod ska du välja Pris enligt inköpsorder.

Prislista till prisdifferens

Den prislista som ska vara förvald om prisdifferensen ska mätas mot Prislista i ovanstående systeminställning.

Valutakursdifferens ska jämföra fakturans kurs mot

Om systeminställningen Bokför prisdifferenser vid fakturaregistrering är satt till alternativet Ja, pris- och valutakursdifferens ställer du här in mot vilken kurstyp som valutakursdifferenser ska jämföras.

Artikelnummer för [fraktkostnad | emballagekostnad | legeringstillägg] vid inläsning av XML-faktura

I dessa tre fält väljer du de artiklar som ska användas för fraktkostnad, emballagekostnad och legeringstillägg, vid inläsning av XML-faktura som kommit från leverantören. XML-faktura är en funktion bl.a. i Monitor-till-Monitor.

Antal dagar före förfallodatum då varning ska visas

Styr hur många dagar före en fakturas förfallodatum som en varning ska visas. Förvalt värde är 7 dagar. När fakturans förfallodatum är inom angivet antal dagar visas det datumet med röd färg i listor i rutinen Fakturaöversikt - EFH samt i navigationspanelen i rutinerna Registrera leverantörsfaktura och Attestera leverantörsfaktura. Dessa finns när tillvalet Elektronisk fakturahantering (EFH) är installerat.

Tillåten valutakursdifferens på importerad faktura

Styr hur mycket valutakursdifferens i procent som tillåts på importerade e-fakturor (XML-fil) i annan valuta. Förvalt värde är 0,00 procent och då tillåts ingen valutakursdifferens alls. Lämnar du fältet tomt ignoreras systeminställningen. En faktura som har större differens i valutakurs än angivet procentvärde kommer inte att registreras vid importen, den hamnar i inkorgen Misslyckade. Syftet är att skydda dig mot att få in e-fakturor med felaktigt tolkade valutakurser i fakturaflödet och över till leverantörsreskontran.

Inställningen är beroende av att systeminställning Använd valutakurs från XML-fil är satt till Ja.

Använd utökad attest på konteringsrader

Styr om det ska gå att ange vem som ska granska/attestera fakturan på konteringsradsnivå för omkostnadsfakturor. Dessutom styr inställningen chefsattestant för både omkostnads- och orderfakturor. Via inställningar på konton och dimensioner går det styra vem som ska attestera varje konteringsrad beroende på konteringen. Gäller system med EFH och EFH Workflow.

Aktivera EFH Workflow

Här aktiverar du EFH Workflow i system med tillvalet EFH Workflow. När du köper EFH Workflow är systeminställningen förvalt inaktiverad.

"Ordernummer" efter "Leverantör" i tabbordningen

Här kan du välja om du vill att fältet Ordernummer ska markeras efter fältet Leverantör när du använder tabulatortangenten (tabb) i rutinen Registrera leverantörsfaktura. Förvald inställning är Nej och då markeras istället fältet Lev.fakturanummer efter Leverantör i tabbordningen.

Lägg till förkontering på importerad omkostnadsfaktura

Styr om omkostnadsfakturor som importerats från CrossState ska hamna i inkorgen För registrering/verifiering, så att du har möjlighet att förkontera fakturan innan den skickas ut för attestering.

Om du har tillvalet EFH är det huvudsakligen e-fakturorna som påverkas av inställningen, då dessa i annat fall skickas ut på attestrunda direkt (om attestkod finns). Viktigt att notera är att om e-fakturan innehåller ett ordernummer så anses e-fakturan vara en orderfaktura och påverkas därmed inte av inställningen.

Om du har tillvalet EFH Workflow kommer de fakturor som skickas för fakturatolkning till adressen för omkostnadsfakturor hanteras av inställningen. Har du endast en adress för både omkostnads- och orderfakturor är det leverantörsrollen som styr om fakturan anses vara en omkostnadsfaktura. För e-fakturor gäller delvis samma princip som för EFH, dvs. att e-fakturor som innehåller ett ordernummer anses vara av typen orderfaktura. Undantaget är för e-fakturor från leverantörer med rollen Övrigt eller Speditör, dessa anses vara av typen omkostnadsfaktura även om ordernummer finns.