Hantera transaktioner via bankintegration

Om du har aktiverat tillvalet Bankintegration kan du använder du denna flik för att hantera dina banktransaktioner.

Varje morgon sker en schemalagd hämtning av kontoutdraget från banken, dvs alla händelser på bankkontot. Monitor ERP hämtar normalt banktransaktioner från banken är mellan 07:00-09:00. Detta gäller alla banker utom Swedbank (08:00-09:00) och Handelsbanken (07:15-09:00). Innan transaktionerna hämtas så kontrollerar systemet om betalningsdetaljerna finns på plats. Om information saknas (p.g.a. försenad leverans från banken) så avvaktar systemet med att ladda ner transaktionerna och gör ett nytt försök en timme senare. Detta upprepas varje timme tills dess att transaktionerna är redo att hämtas ned. När nedladdningen är försenad ges en notis till de användare som är angivna under Meddela vid fel, för att ge förklaring om varför det saknas poster att återrapportera. Se därför till att lägga till din användare under knappen Meddela vid fel i fliken Bankintegration i rutinen Bankinställningar för att få dessa notiser.

Återrapportering av betalningar görs på liknande sätt som vid återrapportering från fil. Dock så behöver ingen fil importeras, banktransaktionerna finns redo att hämtas in via knappen Hämta transaktioner . Banktransaktionerna hämtas in och matchas med automatik mot både kund- och leverantörsreskontra.

Om inställningen Automatisk återrapportering av betalningar är aktiverad i fliken Betalningssätt i rutinen Bankinställningar, så återrapporterar och bokför systemet händelserna automatiskt varje natt. Denna funktion kan vara lämplig att aktivera efter att du använt bankintegration en period.

Det finns även möjlighet att matcha poster manuellt via dra och släpp. När du sparar i rutinen så återrapporteras och bokförs alla poster som grönmarkerats som matchade. Eventuella kvarvarande poster kommer finnas kvar till nästa gång du läser in kontoutdraget. Alla poster som återrapporteras via denna rutin kommer automatiskt att läsas in som avstämda i rutinen Bankkontoavstämning.

Med kryssrutan Exkludera kan du undanta en post i kontoutdraget från att återrapporteras/bokföras. Det kan vara användbart om du t.ex. avser att bokföra betalningen manuellt (på sidan om denna rutin), eller att den redan har blivit bokförd.

En exkluderad post visas inte på nytt när du läser in kontoutdraget nästa gång.

Under en kort övergångstid kan det visas utbetalningstransaktioner som kan sakna nödvändig referensinformation och därmed inte automatiskt kan matchas mot leverantörsreskontran. Dessa avser utbetalningar som beordrats via ISO-fil innan övergång till bankintegration.

Rutinen har även stöd för att koppla dokument (PDF- och TIFF-filer) till betalningsposter. Använd knappen Dokument på raden för den banktransaktion som du vill koppla dokumentet till.

Poster som avser internationella betalningar som gjorts via Global Pay

Då posterna hämtas från banken bifogas automatiskt ett bokföringsunderlag i form av en PDF som visar mer information om utbetalningen (Proof of payment information). Använd knappen i kolumnen Dokument i Betalningsposter i period för att visa dokumentet. Denna PDF lagras automatiskt ned som ett dokument till den verifikation som skapas då återrapporteringen sparas.

I rutinen Scanna dokument kan du ställa in bilagstyp för Global Pay. Förvalt använder systemet bilagstypen längst ner i listan.

Betalningsposter som ej avser fakturor

Transaktioner som inte avser fakturor, såsom avgifter, räntor eller andra övriga betalningar, kan bokföras i samma moment som återrapportering av betalningar. Detta gör du genom att antingen använd knappen Kontera och ange kontering för betalningen, eller välja en banktransaktionsregel för att få automatisk kontering.

Om det är en återkommande typ av transaktion kan en banktransaktionsregel nyttjas så att den framöver kan matchas och konteras med automatik direkt när posterna hämtas in. Du kan skapa/uppdatera banktransaktionsregler genom att markera transaktionen och klicka på knappen Lägg till/Uppdatera banktransaktionsregeli funktionsmenyn, eller via fliken Banktransaktionsregler i rutinen Bankinställningar.

På banktransaktionsregeln kan du sedan ange vilken Referens som ska stå på transaktionen för att regeln ska användas. Det går även att använda tecknet % som jokertecken i referensen för att matcha med hjälp av del av text, till exempel genom att skriva Bankavgift%.

Det är möjligt att registrera transaktioner från/till kund/leverantör som saknas i reskontran som en a conto-betalning. Transaktionen bokförs då på bankkontot men registreras samtidigt som ett a-conto i reskontran i syfte att kunna reglera transaktionen mot andra fakturor. För att skapa en a conto-betalning markerar du posten och klickar på knappen Skapa a conto-post i funktionsmenyn, du får sedan välja om det ska bokas mot en kund eller leverantör och vilken kund/leverantör det gäller.

Om det saknas information avseende namn, referens, valutakurs, valutakod och transaktionsbeloppet på en betalningspost kan det i vissa lägen finnas möjlighet att uppdatera banktransaktionsdetaljer med att använda knappen Uppdatera info om banktransaktion i funktionsmenyn. Uppdaterar du för en rad som är en total rad ( t.ex. en klumpinsättning från bankgiro) måste du sedan exkludera totalraden då betalningsposterna uppdateras post för post, dvs. nya rader läggs till för posterna.