Projektfakturering

I detta avsnitt beskrivs hur projektfakturering fungerar i Monitor ERP och vilka inställningar du behöver göra innan du kan börja tillämpa projektfakturering.

Grunddata – Projekt

I fliken Projekttyper kan du koppla en ordertyp till projektet, som ska användas vid fakturering. Endast ordertyper med grundtypen Nyförsäljning går att välja. Om fältet lämnas tomt föreslås den ordertyp som är förvald för din användare i rutinen Användare. Har du inget förvalt där föreslås den ordertyp du valde på senaste ordern.

Det är även möjligt att välja överstyra inställningarna på projektnivå, detta görs via inställningen Ordertyp vid fakturering i rutinen Projektregister.

I rutinen Ordertyper kan du göra inställningar för dina ordertyper, som bland annat prisstrategi, strategi för kurstyp samt kontering.

Notera att ordertypen behöver ha inställningen Skapa fakturaunderlag aktiverad.

I fliken Kostnader/Intäkter väljer du för vilka kostnader som ska faktureras och vilken artikel som ska användas på fakturaunderlaget. Inställningen i kolumnen Fakturering styr om fakturaunderlag automatiskt ska skapas baserat på rapporteringar för kostnadstypen. Följande alternativ finns:

Nej – fakturaunderlag skapas inte.
Ja, självkostnad – fakturaunderlag kommer automatiskt skapas, priset som föreslås är den rapporterade kostnaden.
Ja, pris enligt artikeln – fakturaunderlag kommer automatiskt skapas, priset som föreslås baseras på den kopplade artikelns prislistor. Artikel väljs under kolumnen Artikel vid fakturering (se nedan).

I kolumnen Artikel vid fakturering väljer du vilken artikel som ska användas på fakturaunderlagen. Endast artiklar av typen Tjänst går att välja. Fakturaunderlagens kontering baseras på artikelns varugrupp.

Det är viktigt att konteringsdimensionen Projekt tillämpas för det försäljningskonto som används, samt att rätt intäktstyp är kopplad för att intäkten ska visas korrekt i projektet. Dessa inställningar hittar du i rutinen Kontoplan.

För att automatiskt skapa fakturaunderlag vid rapportering av aktiviteter behöver aktiviteterna kopplas ihop med kostnadstyper. Notera att kostnadstyperna behöver vara inställda att faktureras.

Personalregister – Allmänt

I rutinen Personalregister - Allmänt kan du göra undantag från de inställningar som är valda i rutinen Grunddata Grunddata är statiska poster i en databas, exempelvis artiklar, kunder, användare, produktionsgrupper. - Projekt för enskilda användare. Med knappen Projektundantag kan du göra undantag per kostnadstyp för den valda användaren. Under kolumnen Artikel vid fakturering kan du ställa in om en annan artikel förvalt ska väljas på fakturaunderlagen. Under kolumnen Timkostnad kan du ange om en annan timkostnad ska användas när användaren gör rapporteringar kopplade till kostnadstypen.

Om du behöver göra undantag för flera användare kan du göra detta med hjälp av listtypen Projektundantag i rutinen Personallista - Allmänt.

Projektregister

Med inställningen Lägg till på befintlig order vid fakturering styr om rader automatiskt ska läggas till på ordernumret när fakturaunderlag frisläpps i rutinen Frisläpp fakturaunderlag – Projekt. Denna inställning är tillgänglig om ett ordernummer är kopplat till projektet.

Direkt projektrapportering

När rapportering registreras i rutinen Direkt projektrapportering finns möjlighet att undanta den aktuella rapporteringen från att faktureras. Detta görs genom att ändra Faktureringsstatus från Redo att frisläppas för fakturering (som är det förvalda alternativet) till Ska ej faktureras.

Om fakturaunderlag redan frisläppts för rapporteringen visas faktureringsstatusen Fakturerad. Du kan även se ordernummer, samt fakturanummer när fakturan blivit godkänd.

Om du har inställningen Ja, självkostnad för Fakturering på vald kostnadstyp, är det värdet i fältet Belopp som kommer vidarefaktureras dvs. samma belopp som också visas som kostnad på projektet. Fältet Belopp går att editera.

Datumet på rapporteringen kommer användas som leveransdatum på fakturaunderlaget.

Frisläpp fakturaunderlag – Projekt

I denna rutin kan du frisläppa fakturaunderlag från projektrapporteringar. Fakturaunderlagen baseras på rapporteringar och tillägg som är registrerade via Direkt projektrapportering, Stämplingsterminalen, eller tillvalet Tidkort.

För att frisläppa fakturaunderlag behöver du aktivera någon av följande användarrättigheter. Med rättigheten Frisläpp fakturaunderlag – Projekt, endast egna rapporteringar kan du frisläppa fakturaunderlag för dina egna rapporteringar. Om du ska kunna frisläppa fakturaunderlag för samtliga anställdas rapporteringar ska du istället ha rättigheten Frisläpp fakturaunderlag – Projekt, för alla anställda. Det går även att välja Frisläpp fakturaunderlag – Projekt, endast projektansvarig du kan då endast frisläppa fakturaunderlag för projekt som du är projektansvarig för.

Listan är uppdateringsbar och du har möjlighet att editera bl.a. artikel, antal, pris och kontering på raderna.

Under kolumnen Frisläpp markerar du vilka rader som du vill frisläppa och klickar sedan på Spara. Du behöver även besvara en kontrollfråga innan fakturaunderlagen frisläpps. I dialogfönstret Frisläppta fakturaunderlag visas en sammanställning över de fakturaunderlag som blivit frisläppta med en länk till respektive fakturaunderlag i rutinen Direktregistrera faktura. Där kan du vid behov editera eller makulera fakturaunderlaget. Vid makulering ändras status på rapporteringarna och du kan frisläppa de på nytt.