Inställningar på kunder

Kundregister

För att kunna skicka e-faktura till dina kunder måste du aktivera följande inställningar på kunderna i kundregistret.

Öppna rutinen Kundregister och välj önskad kund.
I fältet E-faktura ansluten i boxen Fakturering visas om kunden är ansluten till Crediflow. Med knappen Öppna dialog för Crediflow öppnas en dialogruta i vilken det sker en sökning online i ett flertal olika e-fakturaregister hos Crediflow, om kunden föredrar eller tillåter leverantörerna att skicka e-faktura. De e-fakturaregister som sökning sker i är Svenska NEA, Finska TIEKE, Norska ELMA, Danska Nemhandel och PEPPOL.

Om kunden Föredrar e-faktura markerar du kryssrutan Välj, samt trycker på knappen Anslut (se till att välja rätt rad beroende på GLN om du får flera träffar på t.ex. en myndighet/kommun).

Om kunden Tillåter e-faktura skickar du istället ett meddelande med en inbjudan till kunden, där kunden sedan godkänner att ditt företag skickar e-faktura. För att skicka inbjudan använder du knappen Skicka inbjudan. Status ändras till Inbjudan skickad. Inbjudan sköts av operatören och när mottagaren tackat ja till inbjudan ändras Medgivande från Inbjudan skickad till Föredrar.

Kunden kan också ha Tillåter inte och då vill inte kunden ta emot några e-fakturor. I det fallet väljer du inte att ansluta kunden eller skicka något e-postmeddelande med inbjudan.

Tips! Ibland kan du behöva trycka på knappen Sökning flera gånger i dialogrutan innan du får träff.

Knappen Manuell anslutning i dialogrutan använder du i de fall mottagaren inte finns i något av registren men behöver läggas upp för att du ska kunna kommunicera elektroniskt. Ett exempel kan vara om din mottagare finns i utlandet och där kommunikation mellan era operatörer måste sättas upp manuellt för att skicka och ta emot e-faktura. Det är också en klassisk inbjudan och innebär att du skickar ett e-postmeddelande till parten som du vill bjuda in med en förfrågan om de kan skicka/ta emot fakturor elektroniskt. Mottagaren av inbjudan ombeds då svara på om de har möjlighet att kommunicera elektroniskt, hur de önskar skicka/ta emot, vilken operatör trafiken ska gå igenom osv.
Fältet Distributionsmetod sätts automatiskt till E-faktura när kunden är ansluten till Crediflow. OM du vill att operatören ska ansvara för all distribuering av era fakturor, alltså även e-post och pappersfaktura, så kan du manuellt ansluta kunden till operatören genom att markera Distribuera via operatör. Sedan anger du vilket distributionssätt som operatören ska använda för att förmedla fakturan till kund, e-post eller pappersfaktura (utskrift). Observera att pappersfaktura/PDF också medför andra kostnader per faktura. Om du vill skicka med bilagor (kopplade filer) till dina fakturor behöver du aktivera Bifoga inbäddad PDF i XML i dina inställningar för export av e-faktura. Bilagor följer samma distributionsmetod som du valt för fakturor.
Fältet E-fakturaadress (EIA) hämtas automatiskt när kunden är ansluten till Crediflow. Notera att EIA är tvingande att ange trots att distributionssättet ska vara e-post/pappersfaktura. Detta är ett måste på grund av att XML-valideringen är i formatet Peppol. Från Monitor ERP skickas en Peppol-faktura till operatören, och trots att operatören i sin tur distribuerar fakturan via e-post/pappersutskrift måste denna validering uppfyllas för att ens få skapa en Peppol-faktura.
I fältet E-fakturaadress id (EAID) fnns följande alternativ: Organisationsnummer, GLN-nummer eller Momsregistreringsnummer (VAT). Beroende på om kunden har ett GLN väljs det som EIA och EAID i första hand. Om inte väljs Organisationsnummer som standard. Detta hämtas automatiskt om kunden är ansluten till Crediflow.

Momsregistreringsnummer och Organisationsnummer är bra att ha angivet på kunderna. Om E-fakturaadress (EIA) och Operatörskod saknas på kunden använder Crediflow istället kundnamn och momsregistreringsnummer för att distribuera fakturorna.