Kundorderöverföring

Kundorderöverföring är ett tillval i Monitor ERP som förenklar hantering av kundorder mellan säljbolag och produktionsbolag då säljbolaget tar emot beställningar från slutkunder och produktionsbolaget sköter tillverkningen åt säljbolaget. Du får en automatisk överföring och uppdatering av kundorder mellan dessa bolag.

Kundorderöverföring i Monitor ERP

Kundorderöverföring i Monitor ERP innehåller rutiner för uppkoppling mellan säljbolag och produktionsbolag, uppsättningar av inställningar för kundorderöverföring samt överföringsprofiler mellan bolagen.

Kundorderöverföring innehåller en rutin för att göra inställningar för överföringsnotiser i både sälj- och produktionsbolag, för olika händelser som kundorder skapad, ändrad eller utlevererad.

Det finns också en rutin för att hantera och övervaka de överföringar och händelser som sker mellan säljbolag och produktionsbolag.

En uppkoppling styr till vilket annat företag (produktionsbolaget) i Monitor-systemet som kundorderöverföringar ska göras.

En uppsättning av inställningar styr hur pris, betalningsvillkor, ordernummer, leveranstider osv. ska hanteras på kundorder i säljbolaget respektive produktionsbolaget.

En överföringsprofil knyter ihop en uppkoppling med ett uppsättningsnummer samt knyter ihop produktionsbolaget med säljbolaget.

Synkronisering av artiklar

Det följer även med en rutin för att regelbundet synkronisera artikelurval mellan säljbolag och produktionsbolag. Vid en synkronisering uppdateras olika uppgifter på artiklarna. Strukturer synkroniseras inte.

Flera artikelurval kan via överföringsprofiler kopplas till olika produktionsbolag i artikelsynkroniseringen.

Synkronisering av artiklar ligger till grund för att göra kundorderöverföring mellan säljbolag och produktionsbolag. Det är även möjligt att identifiera artiklar i produktionsbolag via artikelnummer eller annan artikelidentitet.

Rutinen Synkronisera artiklar går även att köpa som ett separat tillval för att enbart synkronisera artiklar mellan företag, för att slippa uppdatera artiklarna manuellt.

Principer

Bilden nedan visar automatisk överföring av kundorder med Kundorderöverföring.

• Beställning (1) kommer in från slutkund till säljbolaget som registrerar kundorder (huvudorder). Kundordern överförs automatiskt till valda produktionsbolag. När kundordern registreras kan också motsvarande inköpsorder automatiskt skapas i säljbolaget.
• Produktionsbolaget får in kundordern och kan göra vissa ändringar på den, exempelvis leveransdatum på en orderrad. Ändringar överförs och uppdaterar automatiskt säljbolagets huvudorder samt eventuell inköpsorder.
• Produktionsbolaget kan även lägga till nya orderrader på kundordern. Om en överföringsprofil väljs på ny orderrad överförs och uppdateras automatiskt säljbolagets huvudorder samt eventuell inköpsorder. Om en överföringsprofil inte väljs på nya orderrader överförs de inte till säljbolaget. Nya orderrader hamnar dock på samma fakturaunderlag.
• Produktionsbolaget utlevererar kundordern och skriver ut följesedel. Det finns två metoder:
  • Utleverans direkt till slutkunden (2). I detta fall behöver inte säljbolaget någon inköpsorder. Fakturaunderlag (3) från produktionsbolaget överförs automatiskt till säljbolaget.
  • Utleverans till säljbolaget som inlevererar inköpsordern och utlevererar huvudordern till slutkunden.
• Faktura (4) skickas från produktionsbolaget till säljbolaget och registreras som leverantörsfaktura i säljbolaget.
• Säljbolaget skickar faktura (5) till slutkunden.

Produktionsbolaget kan skriva ut samlingsfaktura till säljbolaget (exempelvis en gång per vecka), förslagsvis med export av EDI EDI är en förkortning av Electronic Data Interchange. EDI handlar om att utbyta elektroniska affärsdokument med sina affärspartners, t.ex. kunder och leverantörer. Begreppet EDI är ganska brett och diffust och kan många gånger användas om alla typer av dokument som man skickar elektroniskt, även om det kanske är frågan om PDF-filer via e-post eller att publicera affärsdokument på en webbsida. Det vi menar med EDI och vad man traditionellt brukar mena med EDI är strukturerade affärsdokument, som följer givna standarder, som man skickar eller tar emot elektroniskt och som sammanställs och tolkas automatiskt av och integrerat med kundens/leverantörens affärssystem.-faktura eller via Monitor-till-Monitor. Leverantörsfaktura registreras i säljbolaget, förslagsvis med import av EDI-faktura eller via Monitor-till-Monitor.

Det går att ta bort överförda order i säljbolaget, så länge ordern inte har påbörjats på något sätt. Ordern tas även bort i produktionsbolaget.

Läs vidare här för att se hur faktureringsplan ska hanteras tillsammans med kundorderöverföring.