Registrera leverantörsfaktura

I denna rutin ankomstregistrerar du nya leverantörsfakturor, ändrar på befintliga fakturor, krediterar eller makulerar fakturor. Det går att ankomstregistrera debetfakturor, kreditfakturor och räntefakturor. Även definitivbokning av fakturor görs i denna rutin. Flera användare kan samtidigt arbeta med fakturor i rutinen.

Ankomstregistrering

I ett standard MONITOR G5-system görs ankomstregistreringen manuellt. Om både kund och leverantör kör MONITOR kan order och fakturor skickas och tas emot som XML-filer via e-post. Här kan du då importera leverantörsfakturorna och få dem automatiskt ankomstregistrerade. Läs mer om MONITOR-till-MONITOR.

Preliminärbokning

Du kan tillämpa preliminärbokning av fakturor i samband med ankomstregistreringen. Det aktiveras med systeminställningen Preliminärbokning av leverantörsfakturor. Preliminärbokning innebär att fakturorna förvalt konteras på standardkonto för preliminära leverantörsskulder och preliminärkonto samt konto för ingående moms, i väntan på definitivbokning.

Du har möjlighet att ange en preliminär inköpskontering (förkontering). Du kan skapa konteringar för preliminärbokning och definitivbokning, som antingen skrivs ut via en journal eller bokförs direkt in i redovisningen. Du kan även göra kontering i annan valuta. Fakturor som endast är ankomstregistrerade/preliminärbokade går inte att betala.

Redan i samband med ankomstregistrering/preliminärbokning av varufakturor kan du preliminärkoppla inköpsorder till dem.

Kontering

I konteringsboxen konterar du leverantörsfakturor. När en ny faktura registreras kan du påbörja förkontering av leverantörsfakturan, men det är valfritt. Du kan i detta läge spara fakturan även om det finns belopp kvar att kontera. Om det finns ett inköpskonto valt på leverantören kommer kontering på det kontot att hämtas automatiskt efter att du har angivit ett fakturabelopp, men du kan ändra på konteringen.

Om du lägger in konteringar för fakturan innan definitivbokning, och använder tillvalet Elektronisk fakturahantering (se nedan), skickas dessa konteringar med på fakturan då den går ut på attestrunda.

Du har möjlighet att periodisera konteringar på fakturan genom att klicka på Periodisera rad på funktionsmenyn till boxen Kontering. Detta kan även ske med automatik om aktuellt konto är markerat som periodiseringskonto i Kontoplan.

Om tillvalet Anläggningsregister är installerat kan du dessutom registrera anläggningsobjekt via definitivbokning av fakturan. Detta görs via knappen Registrera/komplettera anläggningsobjekt på funktionsmenyn. Detta kan även ske med automatik om aktuellt konto är markerat som anläggningskonto i Kontoplan.

Genom att trycka på knappen Definitivboka i konteringsboxen så görs en definitivbokning av fakturan. Definitivbokning kan även göras via fliken Koppling av order genom att trycka på knappen Definitivboka.

Koppling av inköpsorder

Till varufakturor kopplar du inköpsorder genom att antingen först välja inköpsordernummer på huvudraden eller välja en inköpsorder på fliken Koppling av order. I den övre boxen på den fliken visas de inköpsorder som är inlevererade från den valda leverantören. I boxen under visas orderraderna på den inköpsorder som har markerats att tas med. Du väljer vilka orderrader som ska kopplas till leverantörsfakturan. Priser, rabatt, momskod och kontering kan uppdateras på varje orderrad.

Kopplar du en legoinköpsorder och den tillhörande tillverkningsordern redan har blivit slutrapporterad och fått status 9 (Historik), visas en varning att legokostnaden inte kommer att avrapporteras på tillverkningsordern. I det fallet har du två val. 1) Fortsätta med fakturaregistreringen och ignorera att legokostnaden inte kommer att avrapporteras på tillverkningsordern. 2) Avbryta fakturaregistreringen och backa tillverkningsorderns status till 6 (Levererad). Därefter återuppta fakturaregistreringen och koppla legoinköpsordern och då kommer legokostnaden att avrapporteras på tillverkningsordern. Sedan får du slutrapportera tillverkningsordern på nytt.

Du kan definitivboka en varufaktura när du är klar med kopplingen av inköpsordern. Därför finns även knappen Definitivboka längst ned i denna flik. Du hamnar då i fliken Leverantörsfaktura och kan i boxen Kontering se fakturans kontering, inklusive de konteringar som du har skapat i kopplingar till orderrader.

Det är möjligt att automatiskt få prisdifferenser och även valutakursdifferenser konterade på separat prisdifferenskonto och konton för valutakursvinst/-förlust. Det görs i samband med definitivbokning av leverantörsfaktura efter koppling av orderrader. För att få valutakursdifferenser konterade måste leverantörsfakturan och kopplade orderrader vara i samma valuta. Systeminställningen Bokför prisdifferenser vid fakturaregistrering styr om prisdifferens och valutakursdifferens ska konteras automatiskt.

Definitivbokning

Definitivbokning av fakturor kan du antingen göra direkt vid ankomstregistreringen eller genom att hämta upp redan ankomstregistrerade/preliminärbokade fakturor och definitivboka dem genom att trycka på knappen Definitivboka i konteringsboxen och spara. Om du tillämpar preliminärbokning och definitivbokar en ny faktura direkt innan du sparar vid ankomstregistreringen, så skapas ingen preliminärbokning.

Innan du sparar en varufaktura som definitivbokad kan du fortfarande koppla inköpsorder till den. Men har du sparat fakturan som definitivbokad går det inte att koppla inköpsorder. Om du definitivbokar preliminärbokade fakturor ersätts preliminärbokningens kontering med definitivbokningens kontering, dvs. då fakturorna konteras mot ordinarie konton.

Om du definitivbokar en faktura har du möjlighet att ångra definitivbokningen med knappen Ångra definitivbokning, så länge du inte sparar fakturan som definitivbokad. Fakturorna som har blivit definitivbokade kan sedan betalas.

Använder du tillvalet Elektronisk fakturahantering (EFH) kan du se vilka fakturor som ligger redo för definitivbokning i navigationspanelens inkorg För definitivbokning.

Kreditering eller makulering av leverantörsfaktura

Vid kreditering av leverantörsfaktura kan du välja om hela debetfakturan ska krediteras eller inte. Om inte hela fakturan krediteras får du manuellt ange fakturabelopp och kontering som ska krediteras. Finns kopplad inköpsorder kan du även på orderradnivå välja vad som ska krediteras på debetfakturan.

Använder du tillvalet Elektronisk fakturahantering (EFH) plus tillvalet EFH Workflow hamnar importerade kreditfakturor automatiskt i navigationspanelens inkorg Registrera kreditfaktura. Härifrån hämtar du upp de fakturorna och krediterar dem på vanligt sätt.

Läs om hur du krediterar eller makulerar en leverantörsfaktura i avsnittet Registrera leverantörsfaktura under Tillämpningar -> Leverantörsreskontra på menyn i online-hjälpen.