Kategorier

I denna rutin sätter du upp regler över vad användare ska kunna ange eller välja i kategorifältet på olika poster i systemet. Syftet är att hjälpa eller styra användarna att fylla i kategorierna på det sätt som företaget tillämpar kategorier.

I Monitor ERP finns det stöd för kategorier på poster av typen artikel, kund, leverantör, referenser på kund och leverantör, projekt, anläggningsobjekt, ärende, personal, offert, kundorder, förfrågan, inköpsorder, konto, tillverkningsorder, valgrupp och produktionsgrupp. De posterna kallas hädanefter för kategorityp.

Ett kategorifält på en kategorityp kan innehålla maximalt 20 tecken, vilket här styrs med fältet Längd som går att sätta från 1 till 20. Kategorifältet kan beskrivas som ett fält med maximalt 20 fasta positioner, där varje position kan ges en innebörd.

Du kan välja att inte alls tillämpa kategorier, välja att endast lägga till en kategori per kategorityp eller välja typen Fritt. Oavsett om du har valt att tillämpa kategorier går det att lämna kategorifältet tomt på poster.

Styrkan med kategorier i Monitor ERP är de regler som du kan sätta upp, med delkategorier innehållande vallistor (valfria eller tvingande) på varje kategorityp. I vallistorna lägger du in de värden du vill ska gå att välja. Användare kan sedan, via knappen Kategorival bredvid kategorifältet, välja av dessa värden för att bygga upp kategorier på poster. Även i selektering på kategorier i listrutiner finns denna knapp.

För varje kategorityp kan du lägga till flera delkategorier innehållande varsin vallista. För kategoritypen Kund kanske du väljer en delkategori med vallista för region/område, en delkategori med vallista för bransch och så vidare. För kategoritypen Artikel kanske du vill ha delkategorier med vallistor för olika utföranden av artiklar som material, ytbehandling, legering, färg och så vidare.

Nedanstående bild visar hur du i denna rutin kan bygga upp kategorityper enligt ovanstående exempel för Artikel. Klicka på bilden för att göra den större.

Kategoritypen Artikel har här fyra delkategorier för material, ytbehandling, legering och färg. Varje delkategori har längden 1.

De tre första delkategorier är av typen Vallista (tvingande). Det betyder att en användare kan ange eller välja ett värde från vallistan i kategorifältet på artikeln. Anges ett värde ska det vara ett värde som finns i vallistan, annars visas en varning i kategorifältet.

Den fjärde delkategorin är av typen Vallista. Det betyder att användaren kan ange ett valfritt värde i kategorifältet, men inte med fler tecken än vad längden för delkategorin anger.

I exemplet används 4 positioner av kategorifältets 20 möjliga. Det finns alltså 16 lediga positioner för framtida ytterligare delkategorier.

Nedanstående bild exemplifierar kategorisering av en artikel, med hjälp av de fyra delkategorierna i ovanstående bild. Kategoriseringen talar om att det är en artikel av aluminium (position 1), eloxerad (position 2), smideslegering (position 3), svart färg (position 4).

En tips är att använda så kort längd som möjligt för varje delkategori. Om du anger längden 1 för varje delkategori (som i exemplet ovan) kan du utnyttja upp till 20 olika delkategorier per kategorityp.