Export/Import

I denna rutin kan du exportera och importera bokföringsdata.

I Sverige sker detta i form av SIE-filer (typ 4E och 4I). Där SIE-typ 4E – Transaktioner komplett innehåller komplett information om kontoplan, saldon och verifikationsposter. Detta filformat kan användas för export av årets grundbokskonteringar till ett program för transaktionsanalys. SIE-typ 4I – Transaktioner enkel innehåller endast verifikationsposter. Filformatet används när ett försystem, t.ex. ett löneprogram eller ett faktureringsprogram, ska generera bokföringsorder för inläsning i bokföringssystemet.

De fält som visas i rutinen är beroende på vilken typ av operation som valts i fältet Typ.

Bokföringsdata är exempelvis verifikationer, saldon, ingående balanser, kontoplaner, budgetar och prognoser.

För SIE-export använder sig rutinen av förvalda inställningar som gjorts i rutinen Inställningar för export/import.

Export av SAF-T (Standard Audit File - Tax) är ett standardformat för export av olika slags redovisningstransaktioner i XML-format och finns som ett tillval.

Arbetsflöde i rutinen

Se först till att du står i rätt bokföringsår. Välj sedan vilken operation som ska göras av Export eller Import. Du anger sedan olika inställningar för exporten eller importen. Du verkställer med knapparna Export respektive Import på verktygsmenyn i rutinen. Knapparna aktiveras när korrekt filsökväg/filnamn har angivits. När du gör import öppnas fönstret Importregler där du kan styra hur olika saker ska importeras till systemet. Efter att du har slutfört detta steg och klickat på Importera visas en dialog med resultatet av importen.

När du gör en import öppnas fönstret Importregler för att du ska ha möjligheten att styra hur olika saker ska importeras till systemet. Systemet gör ett försök att matcha ihop verifikationsserier och konteringsdimensioner. Om systemet inte lyckas får du göra detta manuellt.

Verifikationsnummerserier

Den övre boxen används enbart om du valde att importera verifikationer. I boxen visas/anges kopplingar mellan verifikationsnummerserie i filen och verifikationsnummerserier i systemet. Det går även att se/ange hur många verifikationer det finns i filen per verifikationsnummerserie. Om samma serie finns i filen som i systemet så föreslås den. Ifall det saknas verifikationsnummerserie helt i importfilen så måste du alltid göra kopplingar manuellt.

För varje serie i filen kan du göra följande val i kolumnen Importera:

  • Ja, ver.nr från fil (förvalt) – om verifikationsnummer för aktuell serie finns i filen skapas det verifikationsnumret vid importen. Detta val kan innebära att importen i ett senare läge kan ge meddelanden om att importen misslyckades, p.g.a. att verifikationsnumret redan finns i systemet.
  • Ja, ver.nr från fil, hoppa över verifikationer vid krock – om verifikationsnummer för aktuell serie finns i filen skapas det verifikationsnumret vid importen. Detta val kan innebära att importen hoppar över verifikationer som redan är bokförda i systemet. Detta val kan vara användbart om du löpande importerar SIE-filer där varje import även innehåller verifikationer som redan tagits in sedan tidigare. I de fallen importeras endast nya verifikationer som tillkommit sedan förra importen.
  • Ja, nästa lediga ver.nr – det här valet (och valet Nej) är de enda valen att välja om filen saknar verifikationsnummer. Även om filen innehåller verifikationsnummer kan du välja att sätta verifikationsnumret från nästa lediga nummer i systemet i stället. Det senare kan vara användbart om du t.ex. erhåller en SIE-fil med bokslutsverifikationer från revisorn där denne har använt samma serie och verifikationsnummer som redan använts. Då kan detta val användas för att importera verifikationerna, som ett alternativ till att lägga in dem på en separat verifikationsnummerserie.
  • Nej – innebär att du helt hoppar över att importera verifikationerna i den aktuella serien.

Det är tillåtet att ange samma verifikationsnummerserie på flera rader. Då riskerar du att vid import få ett felmeddelande om att verifikationsnumret krockar. Längst till höger i boxen finns en kolumn som innehåller en knapp som visar fel/varningar per verifikationsnummerserie. Det kan förekomma flera fel/varningar inom samma serie om:

  • perioden är stängd (varning)
  • perioden är låst (fel)
  • verifikationsserien är låst (fel)
  • det finns verifikationer som tillhör annat bokföringsår (fel)
  • samma verifikationsnummer förekommer flera gånger (fel).

Varingar/fel känner av vad du har angett i kolumnen Importera. Om du väljer Nej så försvinner eventuella varningar/fel. Byter du från Ja, ver.nr från fil till ett annat val så tar varningarna/felen hänsyn till detta.

KonteringsdimensionerStängd Konteringsdimensioner är något som större företag använder sig av i bokföringen för att dela upp verksamheten och därmed lättare kunna följa det interna resultatet. Konto är en dimension men vanligtvis väljer större företag att använda sig av dimensionerna kostnadsställe (KST), kostnadsbärare KB och projekt. Utöver dessa går det att skapa andra dimensioner i Monitor ERP för att passa er verksamhetsuppföljning.

Systemet känner av vilka konteringsdimensioner som finns i filen. Dessa visas och matchas automatiskt mot de dimensioner som existerar i systemet. Om inte dimensionen matchas så får du göra detta manuellt. I kolumnen Importera kan du styra om dimensionen ska importeras. Detta gäller då även för transaktioner/saldon/budgetar på den aktuella dimensionen. Under kolumnen Skapa saknad kod kan du välja om systemet automatiskt ska skapa upp dimensioner som saknas i systemet, dimensionerna registreras då i rutinen Konteringsdimensioner. Om du väljer att inte skapa dimensionen kommer importerade transaktioner som har denna dimensionskod i importfilen att registreras utan dimensionskod i Monitor.

Med hjälp av listtypen Preliminära verifikationer i rutinen Verifikationslista kan du smidigt se alla dina preliminära verifikationer.