Gör så här för att byta till nytt bokföringsår:

1. Öppna rutin Byt period/bokföringsår. Kontrollera att den aktuella perioden är den sista i räkenskapsåret. I bilden är december aktuell redovisningsperiod (Period 12), det visas en svart pil i kolumnen Aktuell på den rad som är aktuell redovisningsperiod.

2. Klicka på knappen Genomför årsbyte och sedan på Ok (knappen är aktiverad när den aktuella perioden är den sista i räkenskapsåret).

   

3. Du får sedan ange det nya aktiva bokföringsåret. Förvalt är det nästa kalenderår. Klicka på Ok så genererar systemet det nya bokföringsåret.

Obs! Generering av nytt bokföringsår kan ta några minuter, det kan se ut som att programmet inte svarar. Du måste vänta tills programmet har genererat klart bokföringsåret. Du får inte stänga ned programmet i detta läge!

När bytet är genomfört kan det vara bra att kontrollera att:

• Periodindelningarna för det nya året är riktiga. Gå in igen i rutin Byt period/bokföringsår och kontrollera att period 1-3 är öppen för redovisning.
• Resultaträkning är nollställd och Balansräkning bara innehåller preliminära IB i det nya året. Detta kontrolleras i rutin Skriv ut redovisningsrapport.
• Stäm av så att Resultaträkning och Balansräkning i bokslutsåret ser riktiga ut.

Om företaget använder integration mellan reskontror och redovisning är det viktigt att tänka på att journaler som avser det nya bokföringsåret inte kan skrivas ut och nollställas förrän bytet till nytt bokföringsår har genomförts. Detta gäller även då integration till redovisningen används utan journalutskrift.

Notera att en verifikationsnummerserie, som är kopplad till någon journal med integration satt till Direkt per faktura, rullar på och börjar inte om nummerserien. Dessa verifikationsnummerserier har därför fältet Nästa verifikationsnummer inaktiverat. De andra verifikationsnummerserierna börjar automatiskt om från 1 efter ett att du har genomfört bytet till nytt bokföringsår.

När det nya bokföringsåret har skapats kan du växla till bokslutsåret (föregående år) för att lägga till transaktioner och slutföra bokslutet. I sektionen Bokföringsår i skrivbordets backstage växlar du bokföringsår. Det gäller då för alla rutiner.

Växlar du mellan bokföringsår gäller det endast för den inloggade användaren. Olika användare kan alltså jobba i olika bokföringsår parallellt.

Du kan även växla bokföringsår temporärt i vissa rutiner genom att klicka på knappen Byt bokföringsår på verktygsmenyn i rutinen.

Växlar du bokföringsår i en rutin gäller det bara i den rutinen och för det tillfället. Stänger du rutinen och öppnar den igen så står du automatiskt i det ordinarie bokföringsåret (det nya året).

När arbetet med bokslutet är färdigt i bokslutsåret, normalt är det när bokslutsverifikationerna är inlästa i bokslutsåret, då görs en definitiv hämtning av ingående balans (IB) till det nya bokföringsåret. Gör så här:

1. Se till att du står i ordinarie bokföringsår (det nya året).
2. Öppna rutinen Ingående balans.
3. Klicka på knappen Hämta IB från föregående års UB så hämtas alla ingående balanser.

Notera att hämtning av IB kan du göra hur många gånger som helst.

Obs! Glöm inte att stänga den sista perioden i bokslutsåret (föregående år) när alla avstämningar är klara!

Uppbokat resultat i bokslutsåret (föregående år) måste bokas om manuellt i ordinarie bokföringsår (det nya året).

Om det uppstått en differens mellan bokslutsprogram och Monitor ERP, fast du anser att bokslutet är färdigställt, är den vanligaste orsaken att alla bokslutsverifikationer inte är inlästa i Monitor ERP.