Övriga rutiner i leverantörsreskontra

Skriv ut leverantörsfakturajournal

I denna rutin skriver du ut leverantörsfakturajournal och godkänner den. Journalen kan även godkännas och föras över till redovisningen utan utskrift. Du kan även göra en återutskrift av leverantörsfakturajournaler i rutinen.

Vid direktintegration av leverantörsfakturor med redovisningen hoppar du över detta steg. Observera dock att journalutskrift kan krävas om perioden är stängd.

Utbetalningar

Denna rutin innehåller olika funktioner för att göra utbetalningar till leverantörer.

Betala via en utbetalningsfil:

1. Välj listtyp Utbetalningsförslag, välj ett betalningssätt och selektera de fakturor som ska komma med i filen.
2. Hämta listan och välj bort eventuella fakturor som ska undantas från betalning.

3. Klicka på Spara och välj om betalningsfil ska skapas direkt eller om transaktionslistan ska öppnas, för att du ska kunna skriva ut den innan betalningsfilen skapas. Läs mer om hanteringen av transaktionslistor under rubriken Skriv ut transaktionslista nedan.

   Alternativt kan du klicka på knappen Flytta valda fakturor i stället för Spara så flyttas fakturorna till fliken Betala via bank (beordra). I den fliken kan du också manuellt lägga till fakturor (en och en) för betalning via fil. Exempelvis för att komplettera de fakturor du förde över hit med en manuellt tillagd faktura. Du klickar sen på Spara i den fliken för att skapa betalningsfilen.

Rapportera utbetalning manuellt:

1. Välj fliken Betala manuellt.
2. Välj ett betalningssätt och lägg till de fakturor som betalats i boxen Utbetalningar.
3. Spara i rutinen.

Använd fliken Lista för att rapportera flera utbetalningar i listform. Det är de fakturor som har Ta med markerat i listan som du rapporterar utbetalning för.

Makulera utbetalning:

1. Välj listtyp Makulera utbetalning och selektera de fakturor vars utbetalningar ska makuleras. Du kan välja status på utbetalningar att ta med.
2. Hämta listan och markera de utbetalningar som ska makuleras.
3. Spara listan. När du sparar får du en fråga om du vill makulera valda betalningar.

När en utbetalning är makulerad får du upp fakturan igen i listan Utbetalningsförslag.

Återrapportering av utbetalning:

Återrapportering i Monitor ERP gör du efter att du får bekräftelse från banken att utbetalningar har utförts.

• Använd listtyp Återrapportering för att återrapportera detta manuellt.
• Använd fliken Återrapportera via fil för att läsa in en sådan fil från banken.

Skriv ut utbetalningsjournal

I rutinen kan du skriva ut utbetalningsjournal och godkänner den. Det går bra att godkänna och föra över journalen till redovisningen även utan utskrift. Du kan även skapa en återutskrift av utbetalningsjournal i rutinen.

Vid direktintegration av leverantörsfakturor med redovisningen hoppar du över detta steg.

Skriv ut transaktionslista

I denna rutin kan du separat hämta upp, granska och godkänna samt skriva ut transaktionslistor på utbetalningar. Dessa transaktionslistor ska skickas elektroniskt via fil till banken. Det är när du godkänner en transaktionslista som betalningsfilen skapas. Det normala arbetssättet är dock att transaktionslistor sparas direkt till en fil i samband med att utbetalningar sparas i rutinen Utbetalningar. När du sparar en utbetalning i fliken Betala via bank (beordra) i Utbetalningar kan du dock välja att öppna rutinen Skriv ut transaktionslista.

Vanligtvis behöver du alltså inte använda Skriv ut transaktionslista för att skapa betalningsfiler. Däremot använder du denna rutin för att göra återutskrifter av transaktionslistor eller backa status på transaktionslistor för återsändning av en betalningsfil.

Återutskrift av transaktionslista:

1. Välj listtyp Återutskrift – Transaktionslista.
2. Selektera vid behov de transaktionslistor som ska skrivas ut på nytt och hämta listan.
3. I boxen Resultat ser du alla transaktionslistor som du selekterat. Markera den lista som ska skrivas ut.
4. I boxen Förhandsgranska kan du granska transaktionslistan. Klicka på knappen för att skriva ut listan eller knappen för att skicka den som PDF-bilaga med e-post.

Backa status för återsändning:

1. Välj listtyp Backa status för återsändning.
2. Selektera vid behov de transaktionslistor som du ska backa status på och hämta sedan listan.
3. I listan markerar du kryssrutan Backa status för de transaktionslistor som ska backas.
4. Spara i rutinen.

Transaktionslistan kan nu hämtas upp på nytt och sparas till en ny betalningsfil via listtypen Transaktionslista, alternativt att du gör detta i rutinen Utbetalningar.

Leverantörsreskontralista

Här kan du göra följande:

• Se lista på och stämma av obetalda fakturor.
• Söka reda på olika saker, t.ex. betalningsstatus på fakturor från en viss leverantör.
• Visa åldersfördelad reskontra (åldersanalys).
• Konteringar för fakturor och betalningar.

Fakturaunderlag – Inköp

Denna rutin visar en lista på inlevererade inköpsorder som inte kopplats mot leverantörsfakturor. Används t.ex. i avstämningssyfte vid lagervärdering.