Du skapar kreditfakturor i rutinen Direktregistrera faktura.

1. På en ny faktura markerar du kryssrutan Kredit och i fältet Kreditering av fakturanummer (som då tänds) väljer du den debetfaktura som ska krediteras. Efter att du har valt ett fakturanummer uppkommer en dialogruta.

   
   

   Har du satt ett förvalt betalningsvillkor på kreditfakturor (systeminställning) byts betalningsvillkoret automatiskt.
   

2. I dialogrutan kan du välja eller ange vilket ordernummer* kreditfakturan ska ha. Du markerar med Ta med vilka rader som ska krediteras. Om inga andra inställningar görs, kommer kreditering skapas för hela fakturaraden. Vill du skapa en priskreditering, markerar du Priskreditering på raden och anger Nytt pris. Vid priskreditering påverkas inte kvantiteten. Om fakturaraden har ett ställpris kan du även välja om ställpris ska krediteras i samband med priskrediteringen.

   Notera att du ska ange det nya priset i fältet Nytt pris, inte det belopp som du vill kreditera med. T.ex. om à-pris på en rad ska ändras från 350 till 300, ange då 300 och inte -50. Vid priskreditering skapas automatiskt en minusrad med det ursprungliga priset och det nya priset på en ny rad. Tillgodo på kreditfakturan blir därmed mellanskillnaden mellan det ursprungliga priset och det nya priset.

   

   * Det är lämpligt att låta kreditfakturan ha samma ordernummer som debetfakturan och med prefixet "K". I fakturaloggen och kundreskontran går det sedan söka på ordernumret och få upp alla debet- och kreditfakturor som är fakturerade med detta ordernummer.

3. När du klickar Ok i dialogrutan skapas kreditfakturan och övriga uppgifter fylls i på kreditfakturan i rutinen.

Notera att du via kryssrutan Påverka saldo styr om lagersaldot ska påverkas av krediteringen. Påverka saldo på en fakturarad med radtyp 1 påverkar lagersaldot direkt vid registreringen av fakturaunderlaget. Inställningen kan anges för varje artikelrad under fliken Rader.

Du makulerar fakturaunderlag i rutinen Direktregistrera faktura och godkända fakturor i rutinen Uppdatera kundreskontra.

Du kan makulera ett fakturaunderlag så länge det inte har blivit godkänt (har fått status 8). Har fakturaunderlaget fått en proformafaktura måste du först makulera proforman med knappen Radera proformafaktura i boxen Övrigt, innan du kan makulera fakturaunderlaget.

1. Välj ordernummer och hämta upp fakturaunderlaget.
2. Klicka på Ta bort (Ctrl + F6) i rutinens verktygsmeny.

3. När du klickar på knappen får du två val för makulering i en dialogruta:

   1. Makulera fakturaunderlaget utan saldopåverkan – om det är en utlevererad kundorderrad som ligger till grund för fakturaunderlaget, så ångras inte utleveransen. Detta val är inte tillgängligt om fakturaunderlaget kommer från en faktureringsplan på kundorder.
   2. Makulera och ångra utleverans – även utleveransen ångras.

Har ett fakturaunderlag blivit godkänt (då en faktura skapas) men fakturan är obetald, makulerar du fakturan i rutinen Uppdatera kundreskontra. Om en faktura redan har fått en inbetalning registrerad, går den inte att makulera förrän inbetalningen har makulerats. Det gör du i rutinen Inbetalningar.

Makulerade fakturaunderlag visas inte i systemet, men går att lista i rutinen Fakturaunderlag – Försäljning genom att ta med status 0 i selekteringen.

Om du har valt Spärra för systeminställningen Kontroll mot öppen redovisningsperiod vid orderrapportering kommer utleveransen inte gå att ångra vid makulering av fakturaunderlaget, i de fall datumet hör till en stängd redovisningsperiod.

Det finns några inställningar du behöver göra för att komma igång:

Systeminställningar

Det är ett antal generella systeminställningar för räntefakturering som du behöver se över. Dessa finns under rubriken Räntefaktura, i fliken Försäljning i rutinen Systeminställningar. Vissa av inställningarna har ett förvalt värde. Läs igenom beskrivningen av dessa systeminställningar i online-hjälpen för den rutinen.

Kundregister

En del av ovanstående systeminställningar kan du göra undantag för på kund. Du hittar dem i boxen Undantag, i fliken Inställningar i rutinen Kundregister. Är en inställning här blank (tomt fält), så gäller systeminställningen. Men om du anger/väljer en inställning, så överstyr den motsvarande generella systeminställning vid räntefakturering till den kunden.

Dokumentinställningar

Till räntefakturor finns dokumentmallen Räntefaktura i rutinen Dokumentinställningar. Du behöver se över de inställningar som denna dokumentmall har. Läs mer om dessa inställningar i avsnittet Inställningar.

Här kan du läsa mer om räntefakturering.

Kontantnota använder du vid försäljning där betalning erhålls kontant (fysiskt eller kortbetalning) i samband med att fakturan godkänns och skrivs ut, t.ex. vid butiksförsäljning. Kontantnota kan också väljas då du registrerar kundorder.

Kontantnotan blir automatiskt betald i kundreskontran då den godkänns. Kontering för kontantnotan bokförs i kundfakturajournalen. Det skrivs inte ut någon inbetalningsjournal på denna fakturatyp (även fast den automatiskt blir betald).

På fakturor av typen kontantnota visas inga betalningsvillkor.

Kontantnota har en egen dokumentmall och kan ha en egen nummerserie (valbart).

Internfaktura använder du för internt bruk för att hantera försäljning av interna kundorder, t.ex. vid uttag av varor till en mässa. Du vill då få lageruttag och följesedel för uttaget, men fakturan ska enbart bokföras som intern försäljning och inte skickas till kunden. Här används ofta ett internt kundnummer på ordern (avseende det egna företaget eller ibland avdelningar på företaget). Det kan också handla om internfakturering mellan koncernbolag.

Kontering för internfaktura bokförs i kundfakturajournalen.

Internfaktura har en egen dokumentmall och kan ha en egen fakturanummerserie (valbart).

För att kreditera en leverantörsfaktura av typen orderfaktura gör du på följande sätt:

Om krediteringen avser en kreditering av antalet på raden:

1. Öppna rutinen Registrera leverantörsfaktura och välj Skapa ny i verktygsmenyn. Om du har tillvalet EFH väljer du istället fakturan som du vill registrera ifrån inkorgen.
2. Se till att välja Kredit som Fakturatyp.
3. Ange debetfakturans löpnummer i fältet Löpnummer under fältet Fakturatyp. Om tillvalet EFH är aktiverat i systemet, visas en knapp bredvid fältet Löpnummer för att visa bild på den debetfaktura som ska krediteras.
4. Ett nytt fönster för kreditering av faktura öppnas. Där visas innehållet (orderraderna) från debetfakturan och du markerar vilka orderrader som ska krediteras. Om det är en samlingsfaktura visas dessa rader. Du kan också delkreditera en orderrad genom att ange ett antal samt välja om krediteringen påverkar saldo.
5. Markera Skapa nytt fakturaunderlag om leverantören kommer att skicka en ny faktura för det krediterade antalet.
6. Tryck OK för att skapa en kreditfaktura. Ordernummer på kreditfakturan blir lika som debetfakturans, men med ett delnummer.
7. Skicka fakturan på attestrunda eller definitivboka.
8. Spara.

Om krediteringen avser en kreditering av priset på raden:

1. Öppna rutinen Registrera leverantörsfaktura och välj Skapa ny i verktygsmenyn. Om du har tillvalet EFH väljer du istället fakturan som du vill registrera ifrån inkorgen.
2. Se till att välja Kredit som Fakturatyp.
3. Ange debetfakturans löpnummer i fältet Löpnummer under fältet Fakturatyp. Om tillvalet EFH är aktiverat i systemet, visas en knapp bredvid fältet Löpnummer för att visa bild på den debetfaktura som ska krediteras.
4. Ett nytt fönster för kreditering av faktura öppnas. Där visas innehållet (orderraderna) från debetfakturan och du markerar vilka orderrader som ska krediteras. Om det är en samlingsfaktura visas dessa rader. Markera Priskredit och ange Krediterat pris eller Nytt pris. Monitor ERP räknar fram det pris som du inte har angivit.
5. Tryck OK för att skapa en kreditfaktura. Ordernummer på kreditfakturan blir lika som debetfakturans, men med ett delnummer. Nu skapas en rad med originalpris för att boka bort debetfakturan och en rad med det nya priset.
6. Skicka fakturan på attestrunda eller definitivboka.
7. Spara.

För att kreditera en leverantörsfaktura av typen omkostnad gör du på följande sätt:

1. Öppna rutinen Registrera leverantörsfaktura och välj Skapa ny i verktygsmenyn. Om du har tillvalet EFH väljer du istället fakturan som du vill registrera ifrån inkorgen.
2. Se till att välja Kredit som Fakturatyp.
3. Ange debetfakturans löpnummer i fältet Löpnummer under fältet Fakturatyp. Om tillvalet EFH är aktiverat i systemet, visas en knapp bredvid fältet Löpnummer för att visa bild på den debetfaktura som ska krediteras.
4. Välj om hela debetfakturan ska krediteras eller inte. Om inte hela fakturan krediteras får du manuellt ange fakturabelopp och kontering som ska krediteras.

1. Ange löpnumret på leverantörsfakturan som ska makuleras och klicka sedan på knappen Makulera på verktygsmenyn.
2. I fönstret Kommentar för makuleringen måste du ange orsak till att fakturan makuleras.
3. Klicka OK i fönstret Kommentar för makuleringen.
4. Leverantörsfakturan får status Makulerad.

Om fakturan som makuleras är ankomstregistrerad så skapas ingen motkontering. Om den är preliminärbokad så skapas en motkonterad preliminärbokning. Om den är definitivbokad så skapas en motkonterad definitivbokning.

Om fakturan som makuleras är preliminärbokad och preliminärbokningsdatumet ligger utanför öppen redovisningsperiod, visas ett fönster där du kan ange på vilket datum makuleringen ska bokföras. Det datum som föreslås är då första dagen i den första öppna perioden. Om fakturan som makuleras är definitivbokad och det datumet ligger utanför öppen redovisningsperiod, visas motsvarande fönster. Vid makulering av fakturan försvinner fakturans poster i leverantörsfakturaloggen.

Om fakturan som makuleras har preliminärkopplade eller kopplade orderrader, så kommer fakturaunderlagen att kopplas loss från fakturan och ligger sedan tillgängliga att koppla igen mot nästa faktura.

Notera att du inte kan makulera en leverantörsfaktura som har en utbetalning registrerad. Du måste då först makulera utbetalningen i rutinen Utbetalningar.

Gäller dig som har tillvalet EFH.

Om du har stängt ner fakturavisningsfönstret i någon av rutinerna Registrera-/Attestera leverantörsfaktura, kan du klicka på knappen Visa fakturabild för att öppna fönstret igen.

Om du endast har minimerat fakturavisningsfönstret öppnar du det genom att hovra över Monitor-ikonen i aktivitetsfältet och klicka på fönstret för fakturabilden.

I vissa fall om du växlat mellan olika skärmar, eller mellan t.ex. två skärmar till en laptop, kan datorn tro att fakturavisningsfönstret ska visas på en skärm som inte längre är inkopplad. I detta fall kan du hovra med muspekaren över Monitor-ikonen i aktivitetsfältet och högerklicka och välja Maximera för det fönster som avser fakturabilden.

Tillvalet EFH (Elektronisk fakturahantering)

Grundtillämpningen av EFH ger systemstöd för att scanna in och digitalt hantera företagets leverantörsfakturor. Hela flödet från inscanning, ankomstregistrering, attestrunda, definitivbokning samt sökning effektiviseras med hjälp av denna funktion. Tillvalet EFH möjliggör även för att aktivera ett digitalt fakturaflöde, vilket innebär aktivering av tjänster för fakturatolkning och mottagande av e-fakturor.

När tjänsten för att ta emot e-fakturor är aktiverad, är det öppet för alla leverantörer att börja skicka e-fakturor till dig. Inkommande e-fakturor ankomstregistreras av systemet med automatik (alla uppgifter på fakturahuvudnivå registreras). Om inte automatisk registrering kan ske hamnar fakturan i rutinen Registrera leverantörsfaktura för kontroll/vidare åtgärd. Du kan även låta inkommande e-fakturor från leverantör skickas på attestrunda med automatik. Det sker om det finns en attestansvarig vald på leverantören i rutinen Leverantörsregister.

Genom att skicka leverantörsfakturorna till tolkningstjänsten tolkas uppgifter på fakturahuvudnivå, t.ex. leverantör, fakturatyp (debet/kredit), fakturanummer, fakturadatum och belopp. Informationen importeras sedan tillsammans med fakturabilden in till inkorgen För registrering/verifiering i rutinen Registrera leverantörsfaktura. I inkorgen verifierar du de tolkade uppgifterna och säkerställer att rätt värden hittats.

Tillvalet EFH Workflow

Tillvalet EFH Workflow är en påbyggnad av tillvalet EFH. Om förutsättningarna finns, matchar EFH Workflow automatiskt fakturorna mot inköpsorder. Det enda du behöver göra är den slutgiltiga definitivbokningen, eller om du vill effektivisera flödet ytterligare, låta systemet definitivboka automatiskt vid en komplett matchning. En komplett matchning uppfylls då allt på fakturan stämmer överens med inköpsordern. Notera att det finns inställningar där intervall kan anges för hur exakt en matchning ska var för att anses som komplett.

Tillvalet innehåller samtliga funktioner som finns i EFH men där tolkningsfunktionen måste vara aktiverad för att matchningen av inköpsorder ska kunna göras. Fakturauppgifterna importeras till EFH Workflow i Monitor ERP efter att leverantörsfakturan har tolkats i CrossState. Verifiering av fakturauppgifter sker i CrossState. Matchning mot inköpsordern sker sedan automatiskt, både på huvudnivå och eventuellt på radnivå. Om EFH Workflow upptäcker avvikelser, större än vad du har angivit i systeminställningarna, skickas fakturan på attestrunda. Du har möjlighet att lägga upp undantag från systeminställningarna för specifika leverantörer. Om komplett matchning uppnås, med hänsyn taget till eventuella undantag och beloppsgränser, kan fakturan gå direkt till definitivbokning.

Om avvikelser finns skickar EFH Workflow fakturan i första hand till den attestkod som är angiven i Leverantörsregistret och i andra hand till referensen på inköpsordern. Om inte någon av dessa kopplingar finns, får du manuellt skicka fakturan på en attestrunda via en attestlista i EFH Workflow. Det finns även möjlighet att under arbetets gång ändra attestlistan, genom att lägga till eller ta bort attestanter eller enkelt vidarebefordra en faktura till en annan attestant, direkt från inkorgen eller från fakturan du har öppnat.

De fakturor som saknar inköpsorder (omkostnadsfakturor) skickas automatiskt för kontroll/attest.

När den sista attestanten har behandlat fakturan går den vidare till definitivbokning. De justeringar som har gjorts på fakturan under attestrundan, gällande kontering och pris, blir automatiskt inlästa i definitivbokningen och behöver bara godkännas för att fakturan ska bli färdig för betalning.