Attestera leverantörsfaktura

Denna rutin är tillgänglig om tillvalet Elektronisk fakturahantering (EFH) är installerat. Rutinen är också tillgänglig för användare med licenstypen Extern attestering.

I rutinen kan du granska och attestera leverantörsfakturor. Rutinen går bara att använda om du har fakturor att attestera. I namnlisten visas hur många fakturor du har att attestera. Den faktura som har legat längst i väntan på attest hämtas upp automatiskt. Med funktionen Uppgifter under Meddelandecenter på namnlisten kan du öppna rutinen via fakturorna som du har där som uppgifter.

Meddelanden mellan attestanter anges i en textlogg som är separerad från fakturabilden. Om fakturan har kopplats mot inköpsorder öppnas en orderkopplingsflik. Där kan du kontrollera de orderrader som har kopplats mot den aktuella fakturan. Du kan även göra nya orderradskopplingar här. Du som attestant kommer åt orderkopplingsfliken och kan koppla orderrader mot den aktuella fakturan. Du kan även se föregående fakturor från den leverantören på fakturan som du hanterar.

På verktygsmenyn finns knappar för att spara, godkänna, vidarebefordra, underkänna och visa fakturabild.

Om du gör ändringar på fakturan kan du spara dessa med knappen Spara (Ctrl + S). Fakturan ligger kvar i rutinen efter att du har sparat.

Knappen Godkänn (Ctrl + Q) är central i rutinen. Den använder du när du ska godkänna (attestera) en leverantörsfaktura. Du behöver inte spara ändringar först innan du använder denna knapp. Ändringar sparas automatiskt utan kontrollfråga via knappen. När fakturan godkänts går den vidare till nästa attestant i flödet. Om du är den sista attestanten som godkänner fakturan får du en fråga om den ska gå vidare till definitivbokning eller bara godkännas. Efter att ha godkänt en faktura hämtas nästa faktura automatiskt som du har att attestera.

Du kan vidarebefordra fakturor med knappen Vidarebeordra (Ctrl + F). Då öppnas en dialogruta där du väljer om du ska vidarebefordra eller både godkänna och vidarebefordra. I vänster del av fönstret kan du välja vilka attestanter/grupper som fakturan ska vidarebefordras till. När du har vidarebefordrat fakturan flyttas den från dina uppgifter även om du inte har godkänt den.

Om du vill skicka tillbaka fakturan till ekonomiavdelningen, för exempelvis utredning, klickar du på knappen Underkänn . Fakturan lämnar då attestrundan och hamnar i inkorgen Underkända i boxen Navigation i rutinen Registrera leverantörsfaktura.

Om tillvalet EFH Workflow är installerat finns knappen Spara och skicka till Workflow på rutinens verktygsmeny. Knappen använder du för att spara kompletteringar på fakturan och skicka den för attestering till inkorgen För attestering, i de fall den har stannat i flödet i någon av de två första inkorgarna (se nedan).

Med EFH Workflow tillkommer i rutinen en navigationspanel och boxen Navigation. Den fungerar på samma sätt som den navigationspanel som finns i rutinen Registrera leverantörsfaktura. I navigationspanelen finns inkorgar som representerar ett steg i fakturaflödet i denna rutin och är följande:

Sök order/artikel: Här fastnar importerade varufakturor om matchning av fakturarad inte kunde göras mot inköpsorderrad. I denna inkorg får du kontrollera vad som inte matchades på fakturaraderna, korrigera och manuellt koppla orderrad till respektive fakturarad, och skicka fakturorna vidare i flödet för attestering.
Inväntar inleverans: Här fastnar importerade varufakturor om orderrader inte har inlevererats. Dessa fakturor behöver du inte hantera manuellt utan de bevakas av Workflow och tas om hand automatiskt när orderraderna har inlevererats.
För attestering: Här fastnar fakturor bara när de måste attesteras av olika anledningar, vanligen för att en tillåten differens i Inställningar för EFH Workflow är överskriden. När du har attesterat fakturorna skickas de för definitivbokning.