Faser/Aktiviteter

I denna flik visas projektets faser och aktiviteter. Du kan bland annat se information om ansvariga för aktiviteten, avrapporterade timmar, när aktiviteten är planerad att starta och när den planeras vara färdig. Längst ned i fliken visas summeringar för planerad tid, rapporterad tid och resterande tid.

En fas kan du expandera med knappen till vänster om fasnumret, så att du ser de aktiviteter som hör till fasen. Alla faser kan du expandera med knappen Expandera alla (Shift + F8) på funktionsmenyn.

Via knappen Visa ledtidsgraf kan du öppna ledtidsgrafen i ett separat flyttbart fönster. Se mer om ledtifsgrafen.

För att snabbt och enkelt kunna rapportera tid/kostnad på en aktivitet som ligger i aktivitetslistan i projektet, kan du länka dig till Direkt projektrapportering med posten du har markerat. Du kan även dubbelklicka på raden.

Med de vanliga funktionsknapparna kan du lägga till, infoga och ta bort rader för aktiviteter/faser.

Med knappen Lägg till aktivitetsmall kan du lägga till en aktivitetsmall sist i listan. Med knappen Infoga aktivitetsmall kan du infoga en aktivitetsmall ovanför den rad du står på i listan. När du använder dessa funktioner öppnas en dialog där du anger vilken mall samt start- och slutdatum som ska användas. Aktivitetsmallar hanteras i Grunddata Grunddata är statiska poster i en databas, exempelvis artiklar, kunder, användare, produktionsgrupper. – Projekt.

Det är möjligt att byta aktivitetsmall med knappen bredvid fältet Aktivitetsmall på huvudraden. Det är möjligt att byta mall om projektet är sparat, så länge inget är rapporterat på aktiviteten. När en aktivitet fått något rapporterat kan du inte byta mall.

När du byter mall på ett projekt så ska aktiviteternas start- och sluttider räknas ut med utgångspunkt från projektets startdatum och med mallens kötid, ledtid och projektansvarig. Startdatum sätts per automatik enligt projektets startdatum och räknar enligt mallen ut vilket slutdatum det blir. Du kan dock välja att ändra slutdatum och då räknas startdatumet om. Det framräknade start- och slutdatumet blir projektets nya datum i fliken Huvud.

Tänk på att sätta start- och slutdatum enligt projektets start- och sluttid. Vid infogning/tillägg av aktivitetsmall är dagens datum förvalt startdatum.

Om du har lagt upp mallar (i rutinen Grunddata – Projekt) för projekttypen så kommer de att genereras när du skapar ett nytt projekt. Aktiviteterna får då start- och slutdatum uträknat automatiskt med hjälp av projektets startdatum + ledtid och kötid som du har angett i mallen. Ansvarig för aktiviteten och faserna sätts även enligt mallen.

Läs om start- och slutdatum och hur aktiviteternas datum påverkas vid ändring av dessa i avsnittet om Projekttid.

För nya faser och aktiviteter som läggs till separat utanför en mall hämtas information för aktiviteten/fasen enligt inställningarna i Grunddata – Projekt. Om faserna och aktiviteterna kommer från en mall vid skapandet av ett nytt projekt så får de värden enligt mallen.

För en aktivitetslista är det inte tvingade att ha en fas, utan det går att enbart ha aktiviteter i ett projekt.

Följande fält måste anges på en fas

Fas/Aktivitet

Du kan välja faser från fliken Faser i rutinen Grunddata – Projekt.

Benämning

Du kan ändra benämningen på fasen.

Ansvarig

Ansvarig är förvald enligt hur det är inställt i grunddata. Det går bara att välja användare som har inställningen Kan sättas som ansvarig för aktivitet aktiverad i rutinen Användare.

Följande fält är editeringsbara på en aktivitet

Fas/Aktivitet

Du kan välja aktiviteter från fliken Aktiviteter i rutinen Grunddata – Projekt. Aktiviteter som är undantagna kan inte väljas.

Benämning

Du kan ändra benämningen på aktivitet.

Ansvarig

Ansvarig är förvald enligt hur det är inställt i grunddata. Det går bara att välja användare som har inställningen Kan sättas som ansvarig för aktivitet aktiverad i rutinen Användare.

Föregående aktivitet/fas

Här går det snabbt och enkelt att skapa en länk/relation till föregående aktivitet. Det går att välja en eller flera aktiviteter som föregående aktivitet. En relaterad föregående aktivitet kan även vara en aktivitet i en annan fas. Så fort du skapat någon relation mellan aktiviteter, så släcks möjligheten att ange relationer mellan faser och vice versa. Det är inte möjligt att blanda relationer mellan aktiviteter och faser i samma lista. När en föregående aktivitet/fas anges så påverkas automatiskt aktivitetens/fasens start- och slutdatum, beroende på den relationstyp som anges. En aktivitet/fas som har en föregående aktivitet/fas kan inte rapporteras om föregående aktivitet/fas inte är avslutad/påbörjad (beroende på relationstyp).

Knappen Relation (R)

Knappen Relation aktiveras om du angivit en föregående aktivitet. Här kan du göra lite flera inställningar.

Här visas vilka aktiviteter som är föregående, samt att du kan ange Relationstyp mellan aktiviteterna.

Kommentar

Kommentar hämtas förvalt från grunddata. Du kan editera kommentaren.

Filer

Kopplade filer hämtas förvalt från grunddata. Du kan lägga till och ta bort filer.

Planerad tid

Den planerade tiden hämtas förvalt från grunddata.

Planerat startdatum

Det planerade startdatumet hämtas förvalt från grunddata.

Planerat färdigdatum

Det planerade färdigdatumet sätts enligt startdatum + aktivitetens ledtid.

Status

Följande status kan sättas på en aktivitet.

Ej påbörjad – sätts om ingen av aktiviteterna är påbörjad.
Påbörjad – sätts om någon av aktiviteterna är påbörjad.
Avslutad – sätts manuellt av användaren om alla aktiviteter är avslutade. Väljer du denna status så sätts Verkligt färdigdatum till dagens datum och Utförd av sätts till den inloggade användaren. Dessa fält är möjliga att editera.

Resterande tid

Du kan här uppdatera den resterande tid som är kvar på aktiviteten om du upptäcker att du måste omplanera en aktivitet och senarelägga slutdatumet.

Den resterande tiden sätts per automatik samma som den planerade tiden när du skapar en aktivitet. Den räknas sedan ned för varje rapportering som du gör. Du kan dock ange den resterande tiden på nytt. Den fortsätter då att räkna ned vid varje ny rapportering, från det värde du angav.

Detta påverkar flera rutiner, som t.ex. Direkt projektrapportering, Aktivitetslista – Projekt och Rapportera aktivitet – Projekt.

Dela ut

Denna kolumn finns bara om modulen Tidrapportering är installerad. Under knappen D kan du här dela ut aktiviteten till en eller flera i personalen genom att lägga till dem i tabellen. Med inställningen Endast anställda i listan kan starta utdelat arbete kan du styra så att ingen annan än de personer du delat ut aktiviteten till kan starta aktiviteten. Syftet är att dedikera aktiviteten till en eller vissa personer. Aktiviteten kan sedan startas och avslutas i Stämplingsterminalen.

När aktiviteten är utdelad till en person visas anställningsnumret på knappen. Är aktiviteten utdelad till flera personer visas texten Flera på knappen. En tooltip på knappen visar anställningsnummer och namn i klartext.

Ut

Styr om aktiviteten ska visas på projektrapporten. Förvalt enligt grunddata.

Påminnelse

Styr om aktiviteten ska generera en påminnelse. En påminnelse skickas som ett internt meddelande i Monitor ERP till den som är satt som ansvarig på aktiviteten.

Kalender

Styr om denna aktivitet ska synkroniseras med kalenderprogram. Det skapas då en kalenderpost för aktiviteten i den ansvariga användarens kalenderprogram. När inställningen aktiveras kan du även göra Kalenderinställningar.

När Kalender aktiveras görs också en kontroll att det finns e-postinställningar i systemet och på den användare som står som ansvarig för aktiviteten. Saknas någon uppgift för e-postinställningar i systemet eller på användaren visas en varningssymbol i kolumnen. En tooltip på symbolen talar om i klartext vilka uppgifter som saknas.

Kalenderinställningar

Om inställningen Kalender är aktiverad kan du under knappen göra kalenderinställningar för ett möte som ska kopplas till aktiviteten. I den dialogruta som visas anger du Plats för mötet och Längd i timmar samt lägger till e-postadresser för Mötesdeltagare. Ett e-postmeddelande med en kallelse skickas till de adresserna när du sparar aktiviteten.

Inställningen Ta med referensens kontaktinformation är förvalt aktiverad. Den gör att information om referensen visas i kalenderposten. Inställningen finns på aktiviteter till offerter, kundorder, förfrågan och inköpsorder. Informationen som visas kommer från den registerpost som aktiviteten är kopplad till.