Betalningar

Rad

I denna kolumn sätts ett fast radnummer automatiskt. Det kan användas vid sortering av listan.

Betalningstyp

Styr vilken typ av betalning det gäller. Följande betalningstyper går att välja: kundfaktura, leverantörsfaktura eller övrig betalning.

Fakturanummer/Löpnummer

Det fakturanummer/löpnummer som ska registreras som betalt eller delbetalt anges i fältet. Du kan se alla fakturor/löpnummer som har ett restbelopp större eller mindre än noll. Om du anger ett fakturanummer/löpnummer som existerar men som redan är fullt betalt visas ett felmeddelande i valideringsrutan, med information om detta. Du får även ett felmeddelande om du försöker ange samma fakturanummer/löpnummer på flera rader.

Kund/Leverantör/Konto

Här visas Kundnummer/Leverantör för den aktuella fakturan/löpnumret. Om betalningen avser övrig betalning anger du istället konto betalningen ska bokföras på. Om a conto registreras genom att ange tomt i fältet Fakturanummer/löpnummer, anger du vilken kund/leverantör a contobetalningen ska registreras på.

Konteringsdimensioner (Kst och Kb och Projekt)

Du kan ange dimensionskoder för övriga betalningar. Konteringsdimensioner Konteringsdimensioner är något som större företag använder sig av i bokföringen för att dela upp verksamheten och därmed lättare kunna följa det interna resultatet. Konto är en dimension men vanligtvis väljer större företag att använda sig av dimensionerna kostnadsställe (KST), kostnadsbärare KB och projekt. Utöver dessa går det att skapa andra dimensioner i Monitor ERP för att passa er verksamhetsuppföljning. kan anges för övriga betalningar och enbart om det angivna kontot tillåter kontering mot dimensionskoder.

Specifikation

Här kan du ange en specification för aktuell konteringsrad. För att en specifikation ska kunna anges krävs att berörda konton har Specifikation markerad i rutinen Kontoplan.

Betalningsdatum

Förvalt det datum som du har angett som Betalningsdatum för bunten i boxen Inställningar. Betalningsdatumet syftar på det datum som banken anger att summan är betald. Det går att ändra det angivna datumet i fältet, dvs. det går att ha olika betalningsdatum på betalningar som tillhör samma bunt. Det medför att betalningar i samma bunt kan bli bokförda i olika verifikationer. Du får ett felmeddelande om du har angett ett betalningsdatum som ligger före fakturadatumet. Det sker även en kontroll att det angivna datumet tillhör en öppen redovisningsperiod. Om betalningsdatumet tillhör en stängd eller en låst period får du ett felmeddelande. Om datumet däremot "bara" faller utanför aktuell period så får du en varning men det är möjligt att spara ändå.

Förfallodatum

Fakturans/löpnumrets förfallodatum. För övriga betalningar är fältet tomt.

Betalt belopp

Nedanstående gäller bara vid betalningstyperna Kundfaktura och Leverantörsfaktura:

Betalt belopp anges i betalningens valuta (extern valuta). Förvalt visas betalningens restbelopp, men det går att ändra. Det är tillåtet att ange belopp som är större eller mindre än restbeloppet. För Övriga betalningar och A conto A conto är en delbetalning (förskottsbetalning) som du har gjort till en leverantör eller fått ifrån en kund. betalningar går det att ange ett negativt belopp.

Om det betalda beloppet som du anger är lägre än restbeloppet hanteras det förvalt som en delbetalning, såvida du inte väljer en bortskrivningskod i fältet Bortskrivning. I det fallet sätts fakturans restbelopp till noll och fakturan hanteras som fullt betald. Det betalda beloppet räknas automatiskt om till företagsvalutan med hjälp av valutakursen och visas i fältet Belopp.

Om du anger ett betalt belopp som är större än restbeloppet visas en ruta för överbetalning. Där ska du välja hur det överskjutande beloppet ska hanteras, om ska det registreras som ett tillgodohavande för kunden gentemot oss (a conto) eller om det ska skrivas av via en bortskrivning. Klickar du på knappen Bortskrivning låter systemet det angivna betalda beloppet ligga kvar och du måste då välja en bortskrivningskod för det överskjutande beloppet, så att fakturan hanteras som fullt betald med restbelopp noll. Klickar du i stället på knappen A conto ändrar systemet det betalda beloppet till lika som restbeloppet samtidigt som en ny a conto-rad läggs till nedanför på samma kundnummer och det överskjutande beloppet ifyllt.

För en a conto-inbetalning som inte avser en överbetalning så är betalda beloppet förvalt 0,00. Valutan för beloppet hämtas från den valuta som kunden har.

Kreditbelopp och a conto-belopp visas med röd färg.

Detta gäller vid övrig betalning:

Betalning anges med positivt eller negativt belopp. Ett positivt belopp hanteras som inbetalning och negativt belopp som utbetalning.

I fältet kan du ange betalt belopp i företagsvalutan, även fast fakturan är i extern valuta.

K (Kontantnota)

Här kan en kontantnota visas och skrivas ut för kassarapportsbetalningar.

V (Verifikation)

Här kan verifikationen för kassarapportsbetalningen visas.

Valutakurs

Om betalningen är i annan valuta än företagsvalutan anger du valutakursen för betalningen. Valutakursen styr vad det betalda beloppet blir i företagsvalutan och den kursdifferens som kommer att bokas (via standardkonto för kursvinst/-förlust, undantagskonto på kunden i första hand). Du kan använda Sök & ersätt (Ctrl + H) för att byta valutakurs på samtliga poster i kolumnen.

Systeminställningarna Förvald valutakurs vid inbetalningar, samt Förvald valutakurs vid utbetalningar styr vilken valutakurs som föreslås för betalningar av kund-/leverantörsfakturor. Vid övriga betalningar föreslår systemet alltid valutakurs enligt betalningsdagens kurs.

Om ovanstående systeminställning är satt till Aktuell valutakurs och du har flera fakturor efter varandra i samma valuta, så föreslås första fakturaradens valutakurs på efterföljande fakturarader. Om du väljer att ange betalt belopp i företagsvalutan i stället för i fakturans valuta, så sätts valutakursen baserat på detta. Valutakurs är även möjligt att ange på a conto-inbetalningar.

Bortskrivning

Bortskrivningskod är valbar om det betalda beloppet som registreras på betalningen antingen är större eller mindre än restbeloppet. Om du anger ett betalt belopp som är mindre än betalningens belopp och inte väljer en bortskrivningskod kommer systemet att hantera det som en delbetalning. Om du då i stället väljer en bortskrivningskod kommer restbeloppet att bokas bort från betalningen och konteras mot det konto som är kopplat till den valda bortskrivningskoden. Bortskrivningskoder ska först finnas upplagda i rutinen Bankinställningar.

Fältet Bortskrivning är inte tillgängligt på rader med övriga betalningar och a conto-inbetalningar.

Kursdifferens

Om betalningen är i annan valuta kan du se kursdifferensen i företagsvalutan. Denna kursdifferens bokförs automatiskt mot standardkontona för valutakursdifferenser. Kursdifferensen räknas fram som skillnaden mellan den ursprungliga kursen och den kurs som angetts i fältet Valutakurs. Kursdifferens används inte vid övriga betalningar och a conto-inbetalningar.

Nytt restbelopp

Det nya restbeloppet i betalningens valuta efter in- eller utbetalningen. Ett restbelopp visas bara om betalningen inte har betalats i sin helhet, dvs. om det är en delbetalning och om ingen bortskrivningskod har angivits.

Vid a conto-inbetalning är restbeloppet alltid samma som betalt belopp. Restbeloppet visas i röd färg om det är en kreditfaktura. Notera att för övriga betalningar används inte Nytt restbelopp.

Dokument

Med denna knappen Dokument kan du spara ett dokument till en betalning. För att detta ska vara möjligt måste du först ange en egen inkorg för dessa dokument i rutinen Scanna dokument. I dokumentvisningsfönstret kan du även använd dra-och-släpp för att lägga till ett dokument. Formaten som stöds är PDF och TIFF. När du registrerar en betalning med ett dokument sparas dokumentet tillsammans med verifikatet i redovisningen. Det skapas automatiskt en separat verifikation för de betalningar som har dokument kopplade. Dokumenten går att visa i flera olika listor genom knappen Visa dokument.

I sektionen Navigation i rutinen väljer du en inkorg som du vill jobba med. Om det finns flera inscannade dokument i inkorgen (antalet visas med en siffra bredvid inkorgen) bläddrar du med knapparna och längst upp i dokumentvisningsfönstret.

Mer info

Under Mer info finns som standard ytterligare kolumner.

Ursprungskurs

Visar den valutakurs som gällde när fakturan utfärdades, dvs. kursen i kundreskontran.

Fakturadatum

Visar fakturans registreringsdatum.

Fakturatyp

Visar vilken typ av faktura inbetalningen gäller.

Delfakturatyp

Visar vilken delfakturatyp det är om det gäller en betalning för en faktureringsplan.

Kommentar

Kommentar till inbetalningen. Under denna knapp finns en texteditor där det är möjligt att skriva och formatera texter, infoga bilder, signatur och hyperlänkar osv. Då en kommentar/text finns angiven ändras symbolen på knappen från en tom pratbubbla till en fylld pratbubbla .

Kundnamn/Leverantörsnamn

Namnet på kunden/leverantören.

Belopp

Det betalda beloppet omräknat till företagsvalutan, utifrån den angivna valutakursen. Eftersom det är möjligt att välja om det inbetalda beloppet ska anges i fakturans valuta eller företagsvalutan, så är fältet editeringsbart.

Om fakturan har registrerats i en valuta som skiljer sig från företagsvalutan och du ändrar beloppet, så kommer fakturan att anses fullbetald. Betalt belopp på raden sätts då till kvarvarande restbelopp och valutakursen räknas fram genom att ta Belopp dividerat med Betalt belopp. Det innebär att det vanligtvis gällande regelverket för valutakurs sätts ur spel.

Restbelopp

Visar det ursprungliga restbeloppet, dvs. det restbelopp som fanns på fakturan innan någon inbetalning registrerats.

Referensnummer

Visar referensnummer om det finns angivet.

Kassarabattsdatum

Om kassarabatt används visas kassarabattsdatum. Kassarabattsdatum och Kassarabatt % visas med röd text om betalningen gjorts senare än kassarabattsdatumet.

Checknummer

Om det är en checkbetalning visas checknummer.