Betalningsposter i fil

All information från filen visas i boxen. Från boxen Betalningsposter i fil kan du dra och släppa rader i boxen Kundreskontra respektive Leverantörsreskontra om du vill göra manuella matchningar. För varje rad visas ikonen om den är matchad och ikonen om raden är omatchad. Ikonerna finns även som funktionsknappar. Den förstnämnda kör en automatmatchning av alla raderna i boxen och den andra tar bort markerad matchning. I kolumnen Status kan du se i vilket läge som raden befinner sig i. Exempelvis kan raden vara ok, omatchad eller så hittas inte fakturan.

Eventuell bankavgift visas i boxen Betalningsposter i fil, i den valuta som banken rapporterat. Notera att inställningen Bokför bankavgift separat ska vara aktiverad på betalningssättet i rutinen Bankinställningar för att få kontering av bankavgift i företagsvalutan istället för fakturans valuta.

Det är möjligt att registrera transaktioner från/till kund/leverantör som saknas i reskontran som en a conto-betalning. Transaktionen bokförs då på bankkontot men registreras samtidigt som ett a-conto i reskontran i syfte att kunna reglera transaktionen mot andra fakturor. För att skapa en a conto-betalning markerar du posten och klickar på knappen Skapa a conto-post i funktionsmenyn, du får sedan välja om det ska bokas mot en kund eller leverantör och vilken kund/leverantör det gäller.

Med denna knappen Dokument kan du spara ett dokument till en betalning. För att detta ska vara möjligt måste du först ange en egen inkorg för dessa dokument i rutinen Scanna dokument. I dokumentvisningsfönstret kan du även använd dra-och-släpp för att lägga till ett dokument. Formaten som stöds är PDF och TIFF. När du registrerar en betalning med ett dokument sparas dokumentet tillsammans med verifikatet i redovisningen. Det skapas automatiskt en separat verifikation för de betalningar som har dokument kopplade. Dokumenten går att visa i flera olika listor genom knappen Visa dokument.

I sektionen Navigation i rutinen väljer du en inkorg som du vill jobba med. Om det finns flera inscannade dokument i inkorgen (antalet visas med en siffra bredvid inkorgen) bläddrar du med knapparna och längst upp i dokumentvisningsfönstret.

Dokumentvisningsfönster

Här kan du navigera mellan dokument i den markerade inkorgen. Om ett dokument kommit in felaktigt och inte ska registreras kan du radera dokumentet med knappen Ta bort dokument.

Verktygsmenyn

I verktygsmenyn finns följande knappar:

Behåll överst – styr att detta fönster behålls överst.
Kom ihåg fönstrets storlek och placering – styr om du vill att fönstrets storlek och placering ska sparas till nästa gång fönstret öppnas.

Funktionsmenyn

Följande knappar finns i funktionsmenyn för dokumentbilden:

Markeringsverktyg – markerar ett område på dokumentet.
Flyttverktyg – flyttar dokumentbilden.
Skriv ut – utskrift av dokument.
Föregående/Nästa sida – om dokumentet består av flera sidor kan du använda dessa knappar för att bläddra.
Sök text – används för att söka efter en viss text på dokumentet.
Rotera – roterar bilden.
Lägg till dokument – lägga till dokument/bilagor.
Ta bort dokument – tar bort dokument/bilagor.
Ersätt dokument – ersätter befintligt dokument med ett annat dokument.

Under dokumentbilden kan du se vilket sidnummer som visas, det finns knappar för att anpassa höjd och bredd samt zoom.

Automatmatchningen körs på de poster som ligger i betalningsfilen. Eventuella manuella matchningar tas då bort. Den andra knappen tar bort matchningen för den rad du har markerat.

Om du manuellt ska matcha en inbetalning mot flera betalningar i reskontran, där både debet- och kreditfakturor ska matchas, så måste du börja med att matcha kreditfakturan och sedan debetfakturorna.

Systemet kan automatmatcha samsorterade betalningar (klumpbetalningar av flera fakturor samtidigt). Detta sker genom sökning av fakturanummer i filens betalningspost, både det som redovisas under kolumnen Referens och Information. På så sätt kan flera fakturor matchas automatiskt i en och samma betalningspost. För poster där systemet automatmatchat klumpbetalningar visas ikonen på raden.

Du kan välja att bara visa omatchade rader och du kan förhandsgranska raderna som visas i ett dokument som du kan skriva ut, exportera eller e-posta.

De matchade beloppen visas i grön text och beloppen som finns kvar att matcha visas i röd text.

Med hjälp av kryssrutan Kontera kan du manuellt kontera poster i filen, som t.ex. ränta. Fönstret Redigera kontering öppnas och du kan kontera posten.

Med hjälp av banktransaktionskoden i kontoutdraget kan du automatisera kontering av dessa poster. Koppling av kontering till banktransaktionskod gör du i rutinen Bankinställningar, fliken Banktransaktionsregler. Där kan du även ange om transaktionen ska konteras automatiskt, vilket innebär att systemet konterar transaktionen automatiskt i samband med att filen importeras.

Om en banktransaktionsregel saknas så kan du med hjälp av knappen Lägg till/Uppdatera banktransaktionsregel skapa en ny regel för automatisk matchning. När du lägger upp en ny regel hämtas texten från referensfältet i filen för att underlätta registreringen av en ny regel.

Det finns en "Sök & hämta" funktion på befintliga regler och det går att editera befintliga transaktionsregler.

Vid manuell matchning av leverantörsfakturor går det även att matcha leverantörsfakturor som inte är beordrade (skickad som elektronisk betalning till banken).

I boxen Summering visas en summering över betalningsposterna.